Отвечаем на вопросы об электронных перевозочных документах

Общие вопросы

Что такое электронный перевозочный документ?

Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это документ в формате XML, который используется при отправке грузов от поставщика к покупателю. ЭПД имеют такую же юридическую значимость, как и их бумажные аналоги.

Какие документы входят в категорию ЭПД?

К настоящему моменту правительство утвердило электронные версии следующих документов:

• транспортная накладная;

• сопроводительная ведомость;

• заказ-наряд;

• путевой лист;

• договор фрахтования;

• заказ (заявка).

Что такое «титул»?

Титул — это раздел ЭПД, которую необходимо заполнить при завершении каждой фазы процесса грузоперевозок, например, при окончании погрузки.

Какая польза от использования электронных перевозочных документов?

ЭПД внедряются с целью увеличения прозрачности документооборота в грузоперевозках и снижения затрат грузоотправителей, грузополучателей и перевозчиков.

Как осуществляется обмен электронными перевозочными документами?

Все участники перевозки (грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель) должны подключиться к оператору ГИС ЭПД и получить усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) для подтверждения документов. В общих чертах обмен электронными перевозочными документами выглядит так:

1. Участник создаёт документ на сайте оператора ЭПД и подписывает его.

2. Оператор проверяет документ, пересылает его в базу данных ГИС ЭПД и высылает его другим участникам перевозки.

3. ГИС ЭПД сопоставляет информацию из документа с данными, которые другие участники документооборота предоставили в базу данных ГИС.

4. Участники по очереди подписывают свои титулы в ЭПД.

Что представляет собой ГИС ЭПД?

ГИС ЭПД — это государственная информационная система, созданная для проверки и учёта электронных перевозочных документов. Все участники обмена ЭПД должны подключиться к этой системе и отправлять заполненные формы в базу данных. Для этого компании заключают договор с оператором ЭПД, который передаёт ГИС ЭПД все необходимые данные.

Когда ЭПД станут обязательными?

Перевод транспортных документов в электронный вид является одним из приоритетных направлений транспортной стратегии России. В настоящее время компании могут использовать как электронные перевозочные документы, так и их бумажные аналоги. Однако с 2024 года планируется введение «отраслевого императива», согласно которому для некоторых отраслей обмен ЭПД станет обязательным.

Кто имеет право подписать ЭПД: юридическое лицо или физическое лицо?

Юридические лица подписывают титулы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Физические лица могут использовать электронную подпись физического лица и бумажную или машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководства компании.

Какие виды электронной подписи могут использовать участники грузоперевозок?

Участники-организации подписывают все документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Водитель не обязан подписывать действующие форматы ЭПД. При доставке груза водитель может связаться с диспетчером, который подпишет документ УКЭП от лица компании.

Как на ЭПД смотрят государственные органы? Будут ли у меня проблемы с подачей отчётности?

Переход на электронный документооборот — это инициатива государства. Этот новый формат работы помогает инспекторам быстрее проверять транспортные документы. С 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут просматривать документы в дороге в электронном формате. Налоговая служба тоже получает доступ к электронным формам через ГИС ЭПД и не требует от компаний бумажных копий.

Как работать с партнёрами, которые не подключены к ГИС ЭПД?

Использовать электронные перевозочные документы возможно, только если все участники логистической цепи заключили договор с одним и тем же оператором ГИС ЭПД. Если у ваших партнёров отсутствует идентификатор электронного документооборота, при работе с ними придётся заполнять традиционные бумажные документы.

Какой документооборот стоит дороже: бумажный или электронный?

Расходы на классический документооборот не ограничиваются лишь покупкой бумаги и картриджей для принтера. Компания несёт дополнительные затраты в случае, если она распечатывает несколько экземпляров формы, исправляет ошибки в документах, восстанавливает потерянные бумаги или хранит заполненные формы в архиве. Переход на ЭПД поможет сэкономить как время сотрудников, так и деньги компании.

Интеграция с 1С-ЭПД

Что даёт сервис 1С-ЭПД?

1С-ЭПД — это разработка фирмы «Калуга Астрал», лицензированного оператора ГИС ЭПД. Пользуясь нашим сервисом, вы сможете создавать и подписывать ЭПД и обмениваться ими с партнёрами. 1С-ЭПД автоматически вносит данные из заполненных форм в базу ГИС ЭПД, что поможет вам соблюсти закон об электронном документообороте.

Как реализовать ЭПД в нашей компании?

Если у вас типовая конфигурация 1С, в которую встроен модуль 1С-ЭПД, то вам потребуется просто подключить сервис. Настройки производятся в системе 1С-ЭДО.

1. Откройте раздел «Администрирование». В подразделе «Настройки отправки» нажмите на ссылку «Обмен электронными документами». После перейдите в «Настройки ЭДО».

2. Поставьте галочки рядом с нужными форматами документов.

Для нетиповых конфигураций 1С «Астрал» разработал продукт API ЭПД.

«Астрал» также внедряется в TMS- и WMS-системы. Расскажите нашему менеджеру, с какой системой вы работаете, и мы подскажем, сможете ли вы использовать ЭПД от оператора «Калуга Астрал».

Как подключить различные юридические лица или индивидуальных предпринимателей к 1С-ЭПД?

Если несколько организаций зарегистрированы на портале 1С под одним логином, они смогут подключить один тариф 1С-ЭПД на всех и расходовать трафик совместно. Если же у каждой компании своя учётная запись 1С, им придётся подключать 1С-ЭПД отдельно друг от друга.

Есть ли роуминг у операторов ЭПД?

На данный момент роуминг отсутствует. Мы рекомендуем всем участникам логистического процесса подключаться к одному оператору. 1С-ЭПД подойдёт для документооборота с большим количеством партнёров.

Что делать при возникновении вопросов по работе с сервисом 1С-ЭПД?

Участник транспортировки имеет возможность обратиться в поддержку сервиса в любое время, позвонив нам по телефону +7 (800) 333-93-13 или написав на электронную почту edo@1c.ru.

Работа в системе 1С-ЭПД

Как водителю предъявить электронные документы при остановке на дороге?

С первого сентября 2022 года сотрудники Госавтоинспекции могут проверять документы в электронном формате. Водитель получит все бланки в виде QR-кода, который можно предъявить инспектору. Этот QR-код можно сгенерировать в Telegram-боте. Если водитель не может предъявить QR-код, сотрудник ГИБДД обратится на пост и запросит информацию о документах по номеру автомобиля.

Может ли кладовщик создать накладную и отправить её на подпись ответственному лицу?

Этот сценарий реализуем. Работник создаёт в системе документ «Электронная транспортная накладная» и записывает её. Затем ответственный сотрудник, имеющий доступ к электронной подписи, заходит в раздел «Текущие дела ЭДО», открывает папку «Создать» и нажимает кнопку «Создать, подписать и отправить».

Как взаимодействовать с привлечёнными водителями?

Информацию о водителе следует внести в форму заполнения электронного документа. Контакт с сотрудником можно установить посредством мобильного телефона.

Как заполнять и подписывать ЭПД без подключения к интернету?

Для работы с 1С-ЭПД потребуется интернет. Однако для предъявления документов при проверке подключение к сети не требуется. Перед поездкой водителю необходимо скачать на свой смартфон QR-код, содержащий зашифрованные данные. Автоинспектор сможет прочитать этот код и проверить документы.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K1SJ5