Банки

Безбумажный банк

Передавая на аутсорсинг ведение документооборота, банк не только сокращает расходы, но и снимает с себя операционные

Передавая на аутсорсинг ведение документооборота, банк не только сокращает расходы, но и снимает с себя операционные

Национальная банковская премия «За вклад в развитие системы документооборота в банковской сфере России и стандартизацию бизнес-процессов управления и хранения банковских документов» вручалась в 2009 году впервые. Тем более почетным было ее получение. Лауреатом в этой номинации стала небанковская организация - компания ОСГ. О том, как ей удалось добиться признания на банковском рынке, рассказал президент группы компаний ОСГ Рекордз Менеджмент Центр Кшиштоф БОБРОВСКИ.

НБЖ: Приходилось ли вам получать подобные награды ранее?

К. БОБРОВСКИ: Компания ОСГ работает в Центральной и Восточной Европе более 70 лет. За это время компания была удостоена различных наград за оказание инновационных услуг, внедрение новых решений и технологий и пр. Однако награду такого высокого уровня компания ОСГ получает впервые не только в России, но и в мире. Мы благодарны Ассоциации российских банков за то, что она оценила нашу работу в области внедрения стандартного документооборота и развития банковских технологий. Хочу отметить, что, несмотря на наличие большого опыта работы в зарубежных странах, российское представительство не пошло по пути копирования стандартных решений, а предложило собственные разработки, в которых учло требования и особенности именно российского рынка. Например, нам удалось синхронизировать документооборот в электронных и бумажных архивах, которые, как правило, «живут» отдельно друг от друга. «Обособленное» ведение архивов значительно усложняет работу с документацией. Так, например, в электронной версии документа обычно не содержится никаких ссылок на то, где искать бумажную версию документа, поэтому на ее поиск может уйти не один час.

НБЖ: Система документооборота формируется вместе с банком, а потому у каждого она уникальна и неповторима. Как вам удается внедрять единые стандарты работы?

К. БОБРОВСКИ: Основываясь на опыте работы с несколькими десятками банков, мы научились, с одной стороны, выделять общее, а с другой - сохранять индивидуальное. Таким образом, нам удается совмещать стандартный подход, который придает системе мобильность и гибкость, с персональным, который позволяет сохранить конкурентные преимущества компаний.

НБЖ: Какова эффективность внедрения современных систем документооборота?

К. БОБРОВСКИ: Она напрямую зависит от объема документации. Несколько лет назад мы обрабатывали десятки тысяч документов, и тогда, конечно, себестоимость операций была достаточно высокой. Сейчас речь идет о миллионах документов, и, соответственно, стоимость операций существенно снижается. Кроме того, необходимо понимать, что при больших объемах документации кредитная организация не сможет эффективно выстроить свой бизнес без использования современных технологий, так как в определенный момент наступит хаос. Недавно мы провели специальное исследование, результаты которого показали, что, работая в нашей системе, банки сокращают затраты на организацию и обеспечение документооборота на 40-60%.

НБЖ: К аутсорсингу банки всегда относятся осторожно, так как опасаются риска утечки или потери информации. Существуют ли основания для подобных опасений?

К. Б0БР0ВСКИ: Я могу сказать, что аутсорсинг не только не противоречит нормам безопасности, но и, наоборот, снижает риск утечки или потери информации. Дело в том, что при ведении внутреннего архива всегда существует человеческий фактор: при смене сотрудников меняется система идентификации и систематизации документов. В результате некоторые документы теряются, другие не имеют юридической силы, так как некорректно составлены. В компании ОСГ используется система штрих-кодирования. Согласно этой технологии каждому документу присваивается индивидуальный номер, который вносится в общий реестр. После прохождения этапа проверки на соответствие поступившего документа принятым стандартам он помещается в специальный короб и отправляется в хранилище. При этом с момента поступления документа и до прекращения его жизненного цикла за ним ведется постоянное наблюдение: если документ берется «на руки», специальные сканеры фиксируют его местонахождение (благодаря этому мы можем точно сказать, где находится документ в любой момент), во всех помещениях установлено видеонаблюдение, а существующая система контроля доступа исключает проникновение в архив неавторизованных лиц, и так далее. То есть нами выстроен защитный комплекс, который полностью исключает возможность утечки информации. Реализация подобного проекта потребует от банка значительных инвестиций. Поэтому оптимальным решением в данном случае является передача документооборота на обслуживание аутсорсинговой компании.

НБЖ: Аутсорсинг, наверное, прежде всего интересен для крупных банков?

К. Б0БР0ВСКИ: Действительно, нашими клиентами являются практически все крупнейшие российские банки. Однако мы работаем и со множеством мелких банков, которые только выходят на рынок и у них даже нет документации. Специально для «новичков» ОСГ предлагает решения, которые позволяют уже на стартовом этапе выстроить современную систему документооборота и, таким образом, создать технологическую базу для будущего развития. У нашей компании есть мечта: перевести банк на безбумажный принцип работы. Кстати, в Польше эта мечта уже стала реальностью. Там один из крупнейших банков мира практически полностью отдал документооборот на аутсорсинг: когда клиент пишет заявление, например, на предоставление кредита, документы поступают на обработку не в операционное отделение банка, а в офис ОСГ. Сотрудники компании, имея прямой доступ в банковскую систему, вносят в программу все данные. Кредитному специалисту информация поступает в виде таблицы, и ему остается только принять решение.

НБЖ: Вы сопровождаете документ всю его «жизнь»?

К. Б0БР0ВСКИ: Да, мы оказываем полный спектр услуг: от внесения данных в систему до уничтожения носителей информации. Замечу, что наше направление бизнеса - организация системы документооборота - прошло эволюцию от аутсорсинга до аутстаффинга. То есть если раньше мы только осуществляли обработку, хранение и уничтожение документации, то сейчас полностью осуществляем внешнее управление оперативной и архивной документацией на протяжении всего ее жизненного цикла. Для банка такая организация работы часто позволяет не только снизить расходы, но и минимизировать риски. У кредитных организаций, порой по объективным причинам, не хватает ресурсов для детальной проверки всей входящей документации. Поэтому во время проведения проверок Центральным банком часто обнаруживаются какие-нибудь нарушения, за которые предусмотрены наказания вплоть до отзыва лицензии. ОСГ осуществляет защиту не только от внешних угроз, но и позволяет исключить подобные риски. Дело в том, что прежде, чем поступить в архив, документация досконально проверяется нашими специалистами на соответствие всем существующим стандартам и нормативам. В случае обнаружения каких-то критичных или некритичных ошибок документ ставится на заметку или отправляется на доработку. Так как мы берем на себя обязанность по ведению документооборота, мы несем и ответственность в случае возникновения подобных казусов.

НБЖ: Как часто банки допускают ошибки?

К. Б0БР0ВСКИ: Ошибки (смеется) существуют приблизительно в 3–5% документов от общего массива. Понятно, что в разных банках эти показатели могут отличаться в разы. Многое зависит от специфики деятельности кредитной организации. Замечу, что мы направляем реестр полученной документации в банк и прикрепляем к нему отчет с информацией о том, в каких отделениях были допущены ошибки при оформлении документации.

Таким образом, при систематизации документооборота банку удается решить не только технические и организационные вопросы, но и управленческие. Внедрение современных технологий компании ОСГ Рекордз Менеджмент Центр будет способствовать повышению эффективности бизнеса и конкурентоспособности банка.

73%

Старт обучения 1 апреля 2025

Финансовый менеджмент

Управление финансами для бухгалтера и руководителя: Освойте за 4 месяца финансовый менеджмент, который нужен сейчас любой компании! Диплом профпереподготовки на 256 ак. часов

Записаться

Начать дискуссию


Похожие материалы

Иностранцами, попавшим на контроль, запретили создавать юрлица и ИП

С 5 февраля 2025 года иностранные граждане и лица без гражданства, внесенные в реестр контролируемых лиц, не могут зарегистрировать ИП или стать учредителями юридических лиц.

Для налоговых льгот по имуществу участники СВО и члены их семей не обязаны подавать заявление

Налоговики детализировали механизм предоставления налоговых льгот участникам СВО и их близким. Освобождение распространяется на имущество, транспорт и землю.

❌ Росреестр опроверг введение нового налога на хозпостройки

Недавно в ряде СМИ появились сообщения о том, что с 1 марта 2025 года в России якобы ввели обязательный налог на отдельные капитальные строения, расположенные на территории дачных участков (дома, бани, гаражи и т. д.).

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Кредитование

Лимиты микрозаймов для ИП и самозанятых остаются в силе

МФО обязаны придерживаться установленных законом ограничений при выдаче микрозаймов ИП и самозанятым. Для ИП максимальная сумма основного долга не может превышать 5 млн руб., для физических лиц, включая самозанятых, — 500 тыс. рублей.

ИП на спецрежимах могут получить льготу по имущественному налогу, но есть нюанс

Освобождение от налога на имущество физических лиц для ИП возможно при соблюдении требования к использованию объектов недвижимости. Заявления налоговики принимают до начала мая года, следующего за отчетным периодом.

На Сахалине, Курилах и в Магаданской области продлят срок действия особых экономических зон

Инвесторы ОЭЗ смогут пользоваться льготами до 31 декабря 2046 года, но в Магаданской области их отменят из-за того, что создадут территорию опережающего развития.

Учет профсоюзных взносов

Добрый вечер! Профсоюзная организация на УСН получает профсоюзные взносы. Вопрос! Нужно ли отражать поступление профсоюзных взносов в Разделе 3 Декларации по УСН...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Этот код не имеет отношения к членским взносам. Он для поступлений денег от работодателей.

Обучение для бухгалтеров

Три весомых аргумента: как убедить работодателя повысить вас до главбуха

Если в компании освободилось вакантное место главного бухгалтера, то работодатель встанет перед непростым выбором — кто из штата смог бы справиться с обязанностями главного специалиста. Претендентов может быть несколько, рассказываем, какие навыки станут вашим преимуществом и помогут в карьерном росте.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Интернет и IT

Число заявок на регистрацию отечественного ПО выросло на 13%

На регистрацию российских программ создатели софта подали свыше 40 тысяч заявок.

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: домохозяйкам хотят платить зарплату, iPhone 15 рекордно подешевел, а больше тысячи россиян выиграли в лотерею миллион

Подготовили обзор главных событий дня — 14 марта 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Арбитражный суд встал на сторону компании в споре об уточненке по налогу на имущество с ошибкой в ОКТМО

Арбитражный суд отменил решение УФНС, отказавшего компании в приеме уточненных деклараций по налогу на имущество из-за ошибки в коде ОКТМО. Поводом для спора стали изменения в структуре УФНС после реорганизации региональных налоговых органов.

Районные коэффициенты в составе отпускных будут без НДФЛ-особенностей. ❄«Ночной бухгалтер» № 1891

Бухгалтеры сетуют, что им приходится выделять из отпускных учтенные при расчете районные коэффициенты, чтобы потом высчитать НДФЛ с этой части. Есть надежда, что Минфин упростит этот процесс.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДФЛ

Новый налоговый тренд. Индивидуальный предприниматель доплати НДФЛ

О неправомерных требованиях налоговиков.

Статформу ОО-2 дополнили новыми критериями. Срок сдачи сохранился

В ежегодную статистическую отчетность школ внесены правки: теперь каждое здание необходимо указывать отдельно, а данные о питании учеников детализированы.

Суды подтвердили право работодателей на свободный выбор кандидатов при повышении в должности

Три судебные инстанции отказали специалисту, который оспаривал отказ в переводе на вышестоящую позицию, подчеркнув свободу кадровых решений компаний.

Бумажный закат: как Влад Бумага сложил миллиарды в оригами банкротства

Пожалуйста, если вас коробит моя «зависть» к успешным блогерам – пролистайте этот текст. Автор, как истинный злопыхатель, разбирает чужой крах с таким сладострастием, что даже налоговые инспекторы запьют отчеты шампанским. Остальных приглашаем в мир, где снеки превращаются в долги, а YouTube-слава — в семь исков от немцев.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
УСН

❓ ИП зарегистрировался на двух режимах без ведома бухгалтера: как решить проблему

Бухгалтер, которая ведет индивидуального предпринимателя на УСН, вдруг обнаружила в личном кабинете ИП одновременное отображение двух налоговых режимов. Он случайной зарегистрировался в приложении «Мой налог».

👀 Сложности сдачи 3-НДФЛ, введение контроля за расчетами самозанятых, сдача декларации, которой нет, махинации с самозапретом на кредиты. Топ новостей за неделю

Собрали для вас самые важные бухгалтерские новости недели, которые вы могли пропустить.

НДС

Российские посредники стали налоговыми агентами по НДС для белорусских продавцов

С 1 января 2025 года российские посредники, работающие с белорусскими компаниями, обязаны уплачивать НДС при реализации в РФ товаров физическим лицам через электронные площадки. Это касается договоров комиссии, агентских соглашений и других посреднических схем.

Маркетинг

ТОП-13 статей в блогах за неделю: как стать лидером по количеству просмотров

Каждую неделю «Клерк» рассказывает о статьях в блогах, которые собирают максимум просмотров. Внимательные читатели заметили, что в топ часто попадают блоги одних и тех же компаний. Мы уверены: ваши статьи тоже могут оказаться на вершине рейтинга! «Клерк» подготовил советы, которые помогут приблизиться к заветной цели. 

ТОП-13 статей в блогах за неделю: как стать лидером по количеству просмотров

Интересные материалы

Бегаю в 5 утра, проверяю контрагентов каждый день – что ещё вам нужно для уверенности?

Сервис «Проверка контрагентов» теперь обновляется каждый день. Доступна бухгалтерская отчётность, лицензии и другие важные данные. Бесплатно, удобно и актуально.

Бегаю в 5 утра, проверяю контрагентов каждый день – что ещё вам нужно для уверенности?
31