Банки

Безбумажный банк

Передавая на аутсорсинг ведение документооборота, банк не только сокращает расходы, но и снимает с себя операционные

Передавая на аутсорсинг ведение документооборота, банк не только сокращает расходы, но и снимает с себя операционные

Национальная банковская премия «За вклад в развитие системы документооборота в банковской сфере России и стандартизацию бизнес-процессов управления и хранения банковских документов» вручалась в 2009 году впервые. Тем более почетным было ее получение. Лауреатом в этой номинации стала небанковская организация - компания ОСГ. О том, как ей удалось добиться признания на банковском рынке, рассказал президент группы компаний ОСГ Рекордз Менеджмент Центр Кшиштоф БОБРОВСКИ.

НБЖ: Приходилось ли вам получать подобные награды ранее?

К. БОБРОВСКИ: Компания ОСГ работает в Центральной и Восточной Европе более 70 лет. За это время компания была удостоена различных наград за оказание инновационных услуг, внедрение новых решений и технологий и пр. Однако награду такого высокого уровня компания ОСГ получает впервые не только в России, но и в мире. Мы благодарны Ассоциации российских банков за то, что она оценила нашу работу в области внедрения стандартного документооборота и развития банковских технологий. Хочу отметить, что, несмотря на наличие большого опыта работы в зарубежных странах, российское представительство не пошло по пути копирования стандартных решений, а предложило собственные разработки, в которых учло требования и особенности именно российского рынка. Например, нам удалось синхронизировать документооборот в электронных и бумажных архивах, которые, как правило, «живут» отдельно друг от друга. «Обособленное» ведение архивов значительно усложняет работу с документацией. Так, например, в электронной версии документа обычно не содержится никаких ссылок на то, где искать бумажную версию документа, поэтому на ее поиск может уйти не один час.

НБЖ: Система документооборота формируется вместе с банком, а потому у каждого она уникальна и неповторима. Как вам удается внедрять единые стандарты работы?

К. БОБРОВСКИ: Основываясь на опыте работы с несколькими десятками банков, мы научились, с одной стороны, выделять общее, а с другой - сохранять индивидуальное. Таким образом, нам удается совмещать стандартный подход, который придает системе мобильность и гибкость, с персональным, который позволяет сохранить конкурентные преимущества компаний.

НБЖ: Какова эффективность внедрения современных систем документооборота?

К. БОБРОВСКИ: Она напрямую зависит от объема документации. Несколько лет назад мы обрабатывали десятки тысяч документов, и тогда, конечно, себестоимость операций была достаточно высокой. Сейчас речь идет о миллионах документов, и, соответственно, стоимость операций существенно снижается. Кроме того, необходимо понимать, что при больших объемах документации кредитная организация не сможет эффективно выстроить свой бизнес без использования современных технологий, так как в определенный момент наступит хаос. Недавно мы провели специальное исследование, результаты которого показали, что, работая в нашей системе, банки сокращают затраты на организацию и обеспечение документооборота на 40-60%.

НБЖ: К аутсорсингу банки всегда относятся осторожно, так как опасаются риска утечки или потери информации. Существуют ли основания для подобных опасений?

К. Б0БР0ВСКИ: Я могу сказать, что аутсорсинг не только не противоречит нормам безопасности, но и, наоборот, снижает риск утечки или потери информации. Дело в том, что при ведении внутреннего архива всегда существует человеческий фактор: при смене сотрудников меняется система идентификации и систематизации документов. В результате некоторые документы теряются, другие не имеют юридической силы, так как некорректно составлены. В компании ОСГ используется система штрих-кодирования. Согласно этой технологии каждому документу присваивается индивидуальный номер, который вносится в общий реестр. После прохождения этапа проверки на соответствие поступившего документа принятым стандартам он помещается в специальный короб и отправляется в хранилище. При этом с момента поступления документа и до прекращения его жизненного цикла за ним ведется постоянное наблюдение: если документ берется «на руки», специальные сканеры фиксируют его местонахождение (благодаря этому мы можем точно сказать, где находится документ в любой момент), во всех помещениях установлено видеонаблюдение, а существующая система контроля доступа исключает проникновение в архив неавторизованных лиц, и так далее. То есть нами выстроен защитный комплекс, который полностью исключает возможность утечки информации. Реализация подобного проекта потребует от банка значительных инвестиций. Поэтому оптимальным решением в данном случае является передача документооборота на обслуживание аутсорсинговой компании.

НБЖ: Аутсорсинг, наверное, прежде всего интересен для крупных банков?

К. Б0БР0ВСКИ: Действительно, нашими клиентами являются практически все крупнейшие российские банки. Однако мы работаем и со множеством мелких банков, которые только выходят на рынок и у них даже нет документации. Специально для «новичков» ОСГ предлагает решения, которые позволяют уже на стартовом этапе выстроить современную систему документооборота и, таким образом, создать технологическую базу для будущего развития. У нашей компании есть мечта: перевести банк на безбумажный принцип работы. Кстати, в Польше эта мечта уже стала реальностью. Там один из крупнейших банков мира практически полностью отдал документооборот на аутсорсинг: когда клиент пишет заявление, например, на предоставление кредита, документы поступают на обработку не в операционное отделение банка, а в офис ОСГ. Сотрудники компании, имея прямой доступ в банковскую систему, вносят в программу все данные. Кредитному специалисту информация поступает в виде таблицы, и ему остается только принять решение.

НБЖ: Вы сопровождаете документ всю его «жизнь»?

К. Б0БР0ВСКИ: Да, мы оказываем полный спектр услуг: от внесения данных в систему до уничтожения носителей информации. Замечу, что наше направление бизнеса - организация системы документооборота - прошло эволюцию от аутсорсинга до аутстаффинга. То есть если раньше мы только осуществляли обработку, хранение и уничтожение документации, то сейчас полностью осуществляем внешнее управление оперативной и архивной документацией на протяжении всего ее жизненного цикла. Для банка такая организация работы часто позволяет не только снизить расходы, но и минимизировать риски. У кредитных организаций, порой по объективным причинам, не хватает ресурсов для детальной проверки всей входящей документации. Поэтому во время проведения проверок Центральным банком часто обнаруживаются какие-нибудь нарушения, за которые предусмотрены наказания вплоть до отзыва лицензии. ОСГ осуществляет защиту не только от внешних угроз, но и позволяет исключить подобные риски. Дело в том, что прежде, чем поступить в архив, документация досконально проверяется нашими специалистами на соответствие всем существующим стандартам и нормативам. В случае обнаружения каких-то критичных или некритичных ошибок документ ставится на заметку или отправляется на доработку. Так как мы берем на себя обязанность по ведению документооборота, мы несем и ответственность в случае возникновения подобных казусов.

НБЖ: Как часто банки допускают ошибки?

К. Б0БР0ВСКИ: Ошибки (смеется) существуют приблизительно в 3–5% документов от общего массива. Понятно, что в разных банках эти показатели могут отличаться в разы. Многое зависит от специфики деятельности кредитной организации. Замечу, что мы направляем реестр полученной документации в банк и прикрепляем к нему отчет с информацией о том, в каких отделениях были допущены ошибки при оформлении документации.

Таким образом, при систематизации документооборота банку удается решить не только технические и организационные вопросы, но и управленческие. Внедрение современных технологий компании ОСГ Рекордз Менеджмент Центр будет способствовать повышению эффективности бизнеса и конкурентоспособности банка.

73%

Старт обучения 1 апреля 2025

Финансовый менеджмент

Управление финансами для бухгалтера и руководителя: Освойте за 4 месяца финансовый менеджмент, который нужен сейчас любой компании! Диплом профпереподготовки на 256 ак. часов

Записаться

Начать дискуссию


Похожие материалы

Темпы роста оборотов крупных маркетплейсов замедляются

Это связано с эффектом низкой базы, дефицитом складов и ограничением потребительских кредитов.

Бухгалтеры

Зачем у «Клерка» так много Телеграм-каналов? Полный список с описанием

У «Клерка» девять каналов в Телеграме. Кажется, что много, однако каждый канал решает свои уникальные задачи и отвечает на разнообразные запросы бухгалтеров и предпринимателей.

Зачем у «Клерка» так много Телеграм-каналов? Полный список с описанием
4

Официальный курс доллара упал ниже 85 рублей — впервые с августа

С начала года рубль укрепился уже на 17%

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как я хотел на фронт и почему быстрого мира не будет

Рассуждения на актуальную тему

Минимальный туристический налог не применяется к льготным услугам санаториев

Санаторно-курортные организации при расчете туристического налога должны учитывать статус клиентов и источник финансирования услуг. Если проживание предоставляется льготным категориям граждан или оплачивается за счет бюджетных средств, налоговая база не формируется, а минимальный сбор не применяется.

В декларации по НДС с 1 квартала изменятся четыре раздела. «Ночной бухгалтер» № 1892

Изменения в декларации произойдут из-за появления новых ставок НДС, многие бухгалтеры на упрощенке впервые будут заполнять этот отчет за 1 квартал 2025 года.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Наталья

Декларация по налогу на имущество(УСН)

Добрый день, квартира в Москве в ООО на УСН, состоит на кадастровом учете, в реестре не нашли. ИФНС требует сдать декларацию по налогу на имущество. Законно...

Читать полностью

Эксперты:

Надежда Камышева и еще 1

Надежда Камышева
Эксперт

Если у вашей организации есть в собственности жилые помещения, то они облагаются налогом от кадастровой стоимости, а значит организация на УСН...

Читать полностью

Как я выбрал идеальные кроссовки для бега и победил пяточную шпору

Пока был в Таиланде, успел купить новые кроссовки. Конечно, это мои любимые Hoka Bondi 9. Почему именно эти? Сейчас объясню подробнее.

Как я выбрал идеальные кроссовки для бега и победил пяточную шпору
3
Отчетность

С марта учителям сократили отчетность

Не только учителя школ, но и преподаватели вузов и колледжей стали заполнять меньше отчетности.

Общество

Следственный комитет дал предложения по регулированию электросамокатов и других СИМ

Председатель Госдумы Вячеслав Володин напомнил, что начинается сезон проката электросамокатов, и средства индивидуальной мобильности (СИМ) завоевывают все большую популярность, особенно у молодежи.

Рынок в ожидании звонка. Итоги 17 марта на Московской бирже

Рынок в ожидании звонка. Итоги 17 марта на Московской бирже
Кредитование

Сельхозэкспортерам помогут с льготными кредитами

Правительство направит более 7,7 млрд рублей на субсидирование программы льготного кредитования сельхозэкспортеров.

НДПИ

Ключевые показатели для расчета нефтяных налогов за февраль 2025 опубликованы ФНС

Стали доступны данные для расчета налога на добычу полезных ископаемых (НДПИ) для нефти и газового конденсата, налога на дополнительный доход (НДД) от добычи углеводородного сырья, а также акциза на нефтяное сырье за февраль 2025 года.

Фьючерсы

Правительству предложили новые стандарты для срочного рынка нефтепродуктов

Крупные участники топливного рынка хотят перейти на торговлю поставочными фьючерсами с 2025 года. Соответствующая инициатива направлена вице-премьеру Александру Новаку.

Кабмин переходит к полномасштабной разработке законопроектов в цифре

Зампредседателя Правительства – руководитель аппарата кабмина Дмитрий Григоренко принял участие в стратегической сессии для статс-секретарей федеральных органов исполнительной власти, в рамках которой обсуждались дальнейшие шаги по цифровизации законотворческого процесса.

Обучение для бухгалтеров

Чем заменить 1С? Три программы для ведения учета на маркетплейсах

Большинство бухгалтеров привыкли вести учет в 1С, однако это не всегда оправдано. Например, для маленького бизнеса проще выбрать другой более дешевый и понятный сервис, чтобы лишний раз не разбираться в функциях, к которым они никогда не притронутся. Рассказываем, какие аналоги 1С подойдут для работы на маркетплейсах.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДФЛ

Сколько НДФЛ платить за продажу авто в 2024 году и что изменилось с 2025 года: примеры

При продаже авто у автовладельца не будет облагаемого НДФЛ дохода, если этот автомобиль принадлежал ему как минимум 3 года. В противном случае доход от продажи облагается НДФЛ. За доход с продажи авто в таком случае нужно отчитаться и уплатить налог.

Сколько НДФЛ платить за продажу авто в 2024 году и что изменилось с 2025 года: примеры

Учет НДС при УСН, коды статистики и последствия несдачи отчетности в Росстат, исполнительная надпись нотариуса и взносы IT-компаний: экспертные разборы за неделю

Смотрите дайджест разборов, который подготовили наши эксперты за неделю.

Мошенничество

Киберполиция МВД предупредила: обещания мгновенного обогащения и искусственная срочность — маркеры мошеннических схем

МВД рассказало о наиболее распространенных психологических и маркетинговых уловках мошенников, которые используют схемы с «инвестициями». Чаще всего они стараются «отключить логику» у своих жертв.

Уведомление по ЕНП

Как исправить ошибку в уведомлении по ЕНП

Если вы ошиблись в реквизитах при сдаче ЕНП-уведомления, необходимо представить новое уведомление с верными реквизитами только в отношении той обязанности, по которой допущена ошибка.

Интересные материалы

Электронные подписи

Электронная подпись в повседневной жизни: где мы ее встречаем, но иногда не замечаем

От подтверждения покупки в интернет-магазине до подписания ипотечного договора – электронная подпись стала нашим постоянным спутником. Разберемся, почему мы всё чаще её используем.