Не так давно к нам обратилась одна компания с очень важным и волнующим вопросом: Как загрузить производственные площади и повысить продажу оборудования? Еще несколько лет назад компания столкнулась с проблемой учета деталей и товаров на складах, которые к тому же были территориально удалены от головного офиса. Бизнес-процессы непосредственно на производстве также нуждались в автоматизации: необходимо было в какой-то системе / программе планировать выпуск продукции на основании заявок покупателей. Менеджеры по продажам фиксировали договоренности с клиентом в таблицах Еxcel или в личных блокнотах, а заявки на производство передавались в бумажном виде.
Итак, с чего мы начали
Компания — Заказчик занимается производством и продажей оборудования. До знакомства с 1С:Апрель Софт у Заказчика была только программа 1С:Бухгалтерия 8, которая помогала вести бухгалтерский учет, упрощенный расчет зарплаты, отражать первичные операции прихода деталей и отгрузки изготовленного товара.
Еще несколько лет назад компания столкнулась с проблемой учета деталей и товаров на складах, которые к тому же были территориально удалены от головного офиса. Обозначим ее, как первую проблему.
Вторая проблема заключалась в том, что бизнес-процессы непосредственно на производстве также нуждались в автоматизации: необходимо было в какой-то системе / программе планировать выпуск продукции на основании заявок покупателей. Менеджеры по продажам фиксировали договоренности с клиентом в таблицах Еxcel или в личных блокнотах, а заявки на производство передавались в бумажном виде.
В связи с этим у клиента назрел ряд проблем, которые необходимо было решить:
- Руководство компании не владеет централизованной информацией обо всех своих текущих и потенциальных клиентах.
- Менеджеры по продажам не могут оперативно получить информацию о сроках выполнения заказов на производство, поэтому приходится устно узнавать подробности у коллег.
- Материалы хранятся разрознено на разных складах, у кладовщика нет четкого понимания, в какой момент и какие материалы нужно будет отгружать и с какого склада.
- Отслеживание выполнения графика платежей клиентов менеджеры ведут самостоятельно, вручную, а информацию об оплатах получают в бухгалтерии также самостоятельно.
- Не существует инструмента проведения аналитики продаж (по регионам, по покупателям, по менеджерам).
- Невозможно провести стратегическое планирование остатков.
- Нет аналитики по закупкам.
В части производственных задач и складского учета типовой функционал 1С:Бухгалтерия 8 не закрывал всех потребностей Заказчика.
С необходимостью автоматизировать склады и производство компания обратилась к специалистам 1С:Апрель Софт
Мы встретились с представителями фирмы, провели экспресс-обследование бизнес-процессов компании для более детального обсуждения потребностей и понимания реальной ситуации на производстве и на складе.
Далее подобрали решение, основываясь на результатах экспресс-обследования, и провели демонстрацию прикладного решения 1С:Управление нашей фирмой со сквозными примерами для большей наглядности. Мы показывали, что есть в программе, а Заказчик задавал свои вопросы. Так сложилось понимание и видение, какие именно возможности есть у данного программного продукта в типовом функционале и как это помогает решить реальные проблемы на данном, конкретном предприятии.
Основа, от чего можно было оттолкнуться для автоматизации деятельности, к нашей общей радости, Заказчику в итоге понравилась. Далее специалисты отдела автоматизации совместно с клиентом наметили ряд доработок в программе, прописали техническое задание, а также спланировали даты выполнения каждого этапа работ.
В результате была собрана единая база клиентов Заказчика, часть информации была выгружена из таблиц Еxcel, часть пришлось занести вручную.
После необходимых доработок мы сделали так, что заявки клиентов теперь оформляются с помощью документа «Заказ покупателя». На основании Заказа покупателя, формируются заказы на производство, в которые автоматически попадают материалы, необходимые для изготовления продукции. Добавили возможность заведения одного заказа на производство на основании нескольких заказов покупателей, что значительно облегчило работу менеджеров и они сказали нам «большое спасибо»).
В функционале, касательно материалов, списываемых в Заказе на производство, сделали так, что они теперь могли браться / списываться сразу с нескольких складов. Для этого мы добавили возможность указывать склад списания в табличной части документа.
Итоги внедрения программы 1С:Управление нашей фирмой
Итоги понравились всем.
Благодаря внедрению 1С:УНФ руководству компании больше не нужно опасаться, что недобросовестные сотрудники могут «увести» за собой клиентов. Вся клиентская база хранится централизованно. Договоренности с покупателями фиксируются в базе 1С. Продавцы могут в любой момент сориентировать клиента, на какой стадии находится его заказ, когда он будет готов, и если сроки меняются — оперативно об этом уведомить.
Все это экономит время и нервы менеджеров и положительным образом влияет на лояльность клиентов. График платежей заносится на этапе формирования заказа и в дальнейшем оперативно контролируется в программе.
Оптимизирована работа кладовщика. Введено понятие минимального и максимального остатка на складе. За счет использования инструмента «Анализ потребности запасов на складе», сотрудник может оперативно понять какими именно материалами необходимо обеспечить склад — если раньше он тратил по пол дня на анализ заказов из производства вручную, теперь программа сама собирает все потребности в одном отчете и, опираясь на рекомендованные минимальные остатки, дает «совет» специалисту.
Организовано перемещение материалов между складами. Ведется учет товаров и материалов по характеристикам. Организован удаленный доступ складов к основной базе.
В результате значительно снижены трудозатраты специалиста отдела логистики, площадь складских помещений можно сократить вдвое — за счет того, что материал на складе практически «не простаивает».
Помимо оперативных задач программа позволила Заказчику автоматизировать и управленческий учет. Руководителю теперь не обязательно собирать со всех сотрудников отчеты по оперативной деятельности. У него есть свои инструменты в программе, где автоматически выводятся все финансовые показатели по фирме за любой период и на любую дату.
Специалистами отдела автоматизации 1С:Апрель Софт было проведено индивидуальное обучение сотрудников по должностям, выполнены первоначальные настройки в программе и доработан функционал. Ну и, конечно, же продолжаем консультировать в рамках сопровождения по возникающим вопросам пользователей всех участков функционала решения 1С:УНФ.
Также настроена синхронизация между программами 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Бухгалтерия 8, что позволяет сократить рутинные операции сотрудников компании и работать в единой информационной системе 1С.
Наше сотрудничество продолжается и мы желаем нашим клиентам бурного роста и успешного развития! А все инструменты у них теперь для этого есть.
Начать дискуссию