ЭДО

Машиночитаемая доверенность, или МЧД: суть, для чего нужна и как с ней работать

Машиночитаемая доверенность — это аналог бумажной доверенности, но используется она исключительно при электронном взаимодействии. 
Машиночитаемая доверенность, или МЧД: суть, для чего нужна и как с ней работать
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Теперь при подписании электронных документов от лица компании сотрудник применяет электронную подпись физического лица, а значит должен как-то подтверждать свои полномочия. Если в бумажном документообороте для этих целей подходит бумажная доверенность, то в цифровой среде лицо подтверждает полномочия МЧД, которая представляет собой файл в формате xml.

Новая схема «цифрового» доверия на первый взгляд кажется понятной и удобной. Однако на деле у доверителей и представителей возникают определенные сложности, о которых и поговорим в данной статье.

Схема работы с МЧД

Основные этапы работы с МЧД выглядят так:

  1. Руководитель компании (доверитель) создает МЧД, указывает в ней полномочия представителя и возможность передоверия.

  2. Доверитель подписывает МЧД своей электронной подписью.

  3. После подписания доверенность отправляется на регистрацию в распределенный реестр ФНС.

  4. После регистрации в реестре ФНС доверитель передает представителю номер или файл с МЧД.

  5. При подписании и отправке документов представитель прикладывает саму МЧД или ее номер для подтверждения своих полномочий.

Казалось бы, все просто. Однако важно сразу правильно организовать работу с МЧД, чтобы оптимизировать процессы, а не затормозить их.

Сложности перехода на МЧД

Когда компании внедряют МЧД в рабочие процессы, сразу возникает несколько важных вопросов:

  • Где создавать и подписывать МЧД?

  • Как отслеживать статус и срок действия доверенностей?

  • Как разгрузить руководителя, чтобы он только подписывал доверенности, но не создавал их?

  • Как быстро отменить МЧД, если сотрудник уволился или возникли другие обстоятельства?

  • Как проверить полномочия представителей при обработке входящей документации?

  • Какой формат МЧД использовать для той или иной электронной площадки?

  • Где хранить МЧД, чтобы они всегда были под рукой?

  • Как наладить работу с МЧД, если у компании есть филиалы?

И это далеко не полный перечень вопросов, которыми задаются компании при переходе на электронные доверенности. Но их можно решить — как именно, расскажем далее.

МЧД и информационные системы

Обмен электронными документами и МЧД осуществляется в информационной системе, будь то ЭДО или торговая площадка.

Любая система должна автоматически «считать» МЧД — проверить статус, полномочия представителя, соответствие данных представителя в МЧД и данных владельца электронной подписи. 

Автоматическая проверка возможна не всегда, потому что:

  • Ряд полномочий приходится прописывать вручную, так как некоторых позиций еще нет в классификаторе полномочий для B2B сферы. Системы не могут считать такие полномочия, а значит их нужно будет проверять в ручном режиме.

  • У каждой системы свои требования к МЧД. Например, где-то необходимо прикладывать номер, а где-то файл доверенности. В некоторых системах нужно указывать только определенные полномочия. Если представитель взаимодействует с разными площадками, то, скорее всего, придется создавать доверенность для каждой.

Если с первым пунктом пока нельзя ничего сделать, то во втором случае можно столкнуться даже с финансовыми потерями. Пока компания разбирается в алгоритмах конкретной площадки, может сорваться выгодный контракт — например, на торгах.

Как начать работать с МЧД

В настоящий момент уже разработано немало сервисов, которые призваны упростить работу с МЧД. Основной функционал таких решений включает создание, подписание, регистрацию, импорт и экспорт электронных доверенностей.

Компания Айтиком также разработала сервис Айтиком.Доверенности и получила статус оператора МЧД (оператора узла распределенного реестра блокчейн ФНС). Мы не стали останавливаться только на базовых функциях, а продолжили совершенствовать сервис, чтобы пользователи могли оперативно закрывать все свои потребности. Хотелось бы отметить, что доработки не «утяжеляют» продукт, а делают его удобнее. Интерфейс сервиса остается простым и интуитивно понятным.

С Айтиком.Доверенности внедрить МЧД в процессы можно уже в день обращения — в том числе и интегрировать решение в информационную систему компании, чтобы работать с доверенностями в привычном интерфейсе.

Возможности Айтиком.Доверенности

В сервисе можно управлять полным жизненным циклом МЧД — от создания и подписания, до скачивания архива и структурированного хранения с доступом к доверенностям в режиме 24/7.

Что еще можно делать в сервисе:

  • формировать МЧД в разных форматах, в том числе и универсальном 003 с возможностью передоверия;

  • экономить время и загружать данные на представителей массово (пакетом);

  • быстро вносить данные в МЧД с функцией автозаполнения;

  • безошибочно создавать доверенности для разных площадок, так как в сервисе есть список информационных систем с описанием полномочий для каждой из них;

  • делегировать мультиадминистратору все процессы управления МЧД по группе компаний.

Оставить заявку на подключение к сервису можно по ссылке.

Компания Айтиком является аккредитованным Удостоверяющим центром и поставляет комплексные цифровые решения для бизнеса любого масштаба.

У нас можно заказать все виды электронных подписей, защищенные носители (токены), подключиться к системе ЭДО, сервису электронной отчетности, а также сервису по работе с электронными перевозочными документами Айтиком.Логистика.

Можно ли обойтись без МЧД?

В заключении хотелось бы добавить, что совсем скоро МЧД станут обязательными для всех без исключения — при условии, что компания участвует в электронном взаимодействии и имеет сотрудников, которые подписывают электронные документы от лица компании.

На данный момент сотрудники вправе работать без МЧД, если они все еще применяют электронную подпись представителя юридического лица. Действующими сертификатами таких подписей разрешено пользоваться до окончания срока их действия, но максимум до 31 августа 2024 года. 

С 1 сентября 2024 года электронные подписи сотрудника полностью исчезнут как понятие, а подписывать документы от лица компании можно будет только электронной подписью физического лица в связке с машиночитаемой доверенностью.

Айтиком.Доверенности – сервис вашего доверия

Поддержка форматов 002/003 с возможностью передоверия

Реклама: ООО «АйтиКом», ИНН 7714407563, erid: LjN8Jvgfe

Начать дискуссию

Спецификация к договору поставки в 2024 году

Заключая договор поставки, контрагенты нередко согласовывают лишь общие моменты. Конкретные условия поставки прописывают позже в отдельном документе — спецификации. Как правильно составить такой документ, на какие нюансы обратить внимание, расскажем в нашей статье, а также приведем образец, доступный для скачивания.

Иллюстрация: freepik/freepik

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как перенести отпуск сотрудника, если он утвержден графиком отпусков

График отпусков обязателен как для сотрудника, так и для работодателя. При этом сотрудник может перенести отпуск на другой срок с согласия руководителя.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Присылать уведомления о судебных процессах будут в автоматическом режиме

На Госуслугах оповещения о ходе судебных разбирательств начнут присылать всем участникам процесса, а не только тем, кто заранее подключил эту опцию на портале.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Дополнительная работа по своей инициативе — не основание для доплаты сверхурочных. Судебная практика

Еще одно интересное судебное решение нашла. Работник потребовал у работодателя доплату за сверхурочную работу, работодатель отказался, разбираться пошли в суд.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Мониторинг самозанятых с 1 марта 2024 года

С этой даты налоговики объявили крестовый поход против нелегальной занятости и уклонения от уплаты налогов с сумм, которые платят физическим лицам. В зону особого внимания попадут заказчики, которые привлекают для выполнения работ, оказания услуг плательщиков НПД. Рассказываем о том, какие риски учесть, если вы относитесь к этим лицам.

Мониторинг самозанятых с 1 марта 2024 года

Три новости на Клерке: Ашан, Эвотор и популярность за еду

В создании любого продукта должны участвовать люди, которые считают юнит-экономику и отвечают за продукт. Это продакт-менеджеры. Мы это поняли, и поэтому у меня важные продуктовые новости.

Три новости на Клерке: Ашан, Эвотор и популярность за еду
1
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УСН

Нужен ли кассовый чек при закупке товаров у физлица для перепродажи на УСН

НК напрямую не регулирует, какие документы нужны для обоснования расходов по УСН при покупке товаров у физического лица для последующей перепродажи.

Зарплата

Можно ли маленькую зарплату выдавать 1 раз в месяц и не делить на части

Роструд разъяснил, можно ли при работе на неполной ставке от МРОТ получать зарплату 1 раз в месяц без разделения на аванс и основную часть.

Ипотека

Минфин: в июле ипотека под 8% закончится

Власти пришли к консенсусу и не будут продлевать программу льготного кредитования для тех, кто хочет приобрести жилье в новостройках под 8% годовых.

НДФЛ

Часть подарка от работодателя не облагается НДФЛ

Если работодатель подарил подарок за 12 700 рублей, то НДФЛ он должен удержать с суммы 8 700 руб.

Российские бренды заняли все свободные торговые площади

После того как иностранные компании ушли из страны, отечественные бренды заняли их места в торговых центрах.

Чем финансовая аренда отличается от операционной

Арендодатель обязан классифицировать аренду как финансовую или операционную — так предписывает великий и ужасный ФСБУ 25/2018. Объясняю, в чем разница и почему нельзя считать любую аренду операционной. Даже если очень хочется.

Чем финансовая аренда отличается от операционной
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Из-за маркировки будет новая форма декларации по акцизам на табак и вейпы

Налоговая будет определять базу по акцизам на табачные изделия и жидкости для вейпов через систему маркировки.

🔥 Акция «Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей до 17 мая

Сегодня последний день, когда вы можете купить онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, УСН, ВЭД, финмоделированию, ФСБУ и бухгалтерии с нуля за 4 290 рублей. Получите знания для работы на новом участке, станьте более уверенным и высокооплачиваемым специалистом!

☀️ Акция —«Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей до 17 мая

Сегодня последний день, когда вы можете купить онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, УСН, ВЭД, финмоделированию, ФСБУ и бухгалтерии с нуля за 4 290 рублей. Получите знания для работы на новом участке, станьте более уверенным и высокооплачиваемым специалистом!

☀️ Акция —«Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей до 17 мая
2

💥Обзор новостей: «Силе Сибири 2» быть, всплески заражения оспой обезьян и гемолитическим стрептококком, отели Сочи самые дорогие

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

Безвизовый режим могут открыть с еще одной страной

Туристы смогут проводить в Малайзии без визы до 30 дней.

Помогли клиенту отбиться от необычного иска

Несколько месяцев назад клиент, которому ранее уже помогал по проблемным вопросам, в том числе отбиться от субсидиарки на немыслимую сумму в 13 млрд руб., обратился ко мне с просьбой помочь в ещё одном деле.

Теневые IT: как неконтролируемые технологии влияют на безопасность компании

Каждая десятая компания в мире сталкивалась с киберинцидентами из-за теневых ИТ. Рассказываем, что это такое, какие риски несет и как их снизить.

Теневые IT: как неконтролируемые технологии влияют на безопасность компании

Интересные материалы

Банки

Центробанк запустил новый сервис, приоткрыв доступ к 49 статистическим показателям

Уже сейчас пользователи сервиса могут ознакомиться с процентными ставками, денежно-кредитной политикой и статистикой по внешнему сектору экономики. Перечень доступной информации будет расширяться.