Закончилась жаркая пора деклараций по НДС, сдан расчет 4-ФСС и подготовка РСВ не вызывает особых опасений. Значит бухгалтеры могут сосредоточится на подготовке бухгалтерского баланса. Но прежде чем, «просто нажать кнопку» в 1С:Бухгалтерия и сформировать отчет, нужно проверить, все ли верно внесено в программу, нет ли ошибок и исправить неточности.
Мы разделили наш материал на две части. В этой статье — расскажем об общих принципах проверки, основных настройках, оборотной ведомости и некоторых других параметров. Во второй статье разберем конкретные примеры ошибок и способов их исправления (в т. ч. при закрытии счетов 20, 26, 23, 25, в счетах-фактурах и другие).
Общая проверка
Это советы не только на период подготовки отчетности. Проверять эти параметры нужно регулярно.
Проверьте актуальность обновления программы. Важно, чтобы у вас был установлен последний релиз. Во-первых, это означает, что все последние изменения в законодательстве и формах учтены, во-вторых, что установлены свежие патчи — мелкие правки в самой программе.
Программа всегда подскажет вам, когда пора обновится.
Варианты обновления:
- С помощью специалиста удаленно. Рекомендуем обращаться к профессионалам, если у вас нетиповая, доработанная конфигурация.
- Вручную скачать обновление с сайта 1С.
- Автоматически из программы (следуйте подсказкам из напоминания об обновлении или зайдите в раздел Администрирование → Обслуживание → Обновление программы → Установка обновлений и исправлений → Поиск и установка обновлений).
Важно! Не забудьте сделать резервную копию перед обновлением.
Кстати, вам не придется выискивать ошибки в проводках и чистить базу от дублей документов и номенклатуры, если подключиться к КНАП. Сервис создан специально для бухгалтеров — он облегчает работу с первичными документами. Вы просто отправляете нам фото, сканы или электронные документы, а дальше... магия! И они уже у вас в программе с проводками. Мы обрабатываем документы «под ключ», а не просто распознаем.
Приступим к следующим этапам общей проверки.
1. Убедитесь, что только вы можете вносить исправления и обладаете правами администратора.
Для остальных пользователей нужно ограничить права. Даже для руководителя нужно установить ограничения: он может видеть любую информацию, создавать документы (например, счета и накладные), но не должен вмешиваться в формирование проводок, закрытие периода и другие подобные задачи.
Перечень пользователей и права доступа настраиваются в соответствующем разделе: Администрировании → Настройка пользователей и прав.
Теперь, когда программа обновлена, права настроены и сделано сохранение, можно проверить учетную политику.
2. Учетная политика.
Путь к учетной политике: Главное → Учетная политика. Откройте Историю изменений, так вы сможете посмотреть с какого периода действуют текущие настройки.
На каждый год рекомендуется создавать новую строку. Можно не переписывать настройки, просто скопировать предыдущую строчку и установить новый период.
Как правило, учетная политика не меняется в течение года за исключением ситуаций, когда компания в середине года потеряла право на применение спецрежима или кардинально изменились положения законодательства.
В УП не так много настроек. Обратите внимание, что вы можете задать в ней сразу набор форм бухгалтерской отчетности:
- полный;
- для малых предприятий;
- для НКО.
3. Далее необходимо проверить настройки налогового учета.
Снова выбираем меню «Главное» и переходим в раздел «Налоги и отчеты».
На что здесь нужно обратить внимание:
- Установленный налоговый режим. Должна быть верно указана дата перехода, например, на УСН.
- Проверьте настройку выбранного режима налогообложения. У нас это УСН «доходы»:
Как видите, менять повышенную ставку при перешагивании установленного лимита доходов для УСН вы не сможете, а вот основную ставку можно откорректировать.
Дело в том, что в регионах могут быть установлены более низкие ставки налога. Например, в Республике Коми в 2021 году действовала ставка 3% при применении УСН «доходы», а в Республике Крым закон от 25.01.2021 № 155-ЗРК/2021 установил ставку 2% на 2021–2022 годы по тому же субъекту налогообложения.
Даже если вы весь год платили налог по обычной ставке, и только сейчас обнаружили, что вам положена льгота, можно поменять настройку, перепровести документы, чтобы налог посчитался верно и сдать декларацию с правильной и более выгодной ставкой. Если декларация уже сдана, то можно подать уточненный отчет.
Для бухотчетности налог также важен. Он отражается в строке 2410 Отчета о финансовых результатах. На ОСНО там показан налог на прибыль, а при УСН — единый налог за год.
- В настройке НДФЛ нужно обратить внимание на отметку о расчете НДФЛ по прогрессивной шкале. Если у вас были выплаты доходов физлицам более 5 млн рублей, то галочку ставить обязательно. А вот если доходы ваших сотрудников и иных физлиц, которым вы производите выплаты, значительно меньше, то ставить галочку не обязательно.
- Страховые взносы. Очень важно еще в начале года правильно установить ставку взносов от несчастных случаев (т. к. она указывается вручную) и верно выбрать тариф взносов в зависимости от категории компании.
Это может быть основной тариф, где ставка взносов на пенсионное страхование составляет 22% или тариф для субъектов МСП, где ставка уже значительно ниже — 15% (на доходы свыше МРОТ в месяц). Или тариф для ИТ-организаций, участников проекта «Сколково», НКО и т. д.
Анализ оборотной ведомости и в целом ведения учета
Начать проверку можно с формирования оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ), она находится в разделе «Отчеты». При настройке отметьте, что ее нужно «разложить» по субсчетам, также отметьте, что нужно показать постоянные и временные разницы, если применяете ПБУ 18/02.
На закладке «Развернутое сальдо» можно отметить счета, которые нужно «развернуть», например, это могут быть счета 62, 60, 68 и т. д.
Сформируйте ведомость и теперь ищите «красные флаги» — т. е. какие-то несоответствия, которые говорят о неполадках в учете.
- Если у вас есть основные средства, по ним должна начисляться амортизация: смотрим счет 02 — есть ли по нему обороты. Если дважды кликнуть на строку, то программа предложит открыть ОСВ к данному счету, карточку и т. д. Можно открыть ОСВ и посмотреть, например, по каким именно объектам начислялась амортизация.
- Проверяем обороты и остатки по 10 счету. Если у вас материалы закупаются, сразу уходят в работу и нет никаких остатков, то счет 10.01 должен закрыться полностью и не иметь остатка на конец года. Если у вас есть какой-то инвентарь, инструменты, учитываемые на счете 10.09, и они никому еще не выдавались, а новенькие хранятся на складе — посмотрите, они должны числиться на этом счете. Если же их уже передали рабочим, но срок службы инструмента долгий и его надо продолжать учитывать — убедитесь, что он отражен на счете за балансом.
- Аналогично проверяем счета 43, 41 — есть ли остатки и правильно ли это. К примеру, если вы работаете под заказ и все товары сразу уезжают к покупателям, а на 41 счете внезапно висят «гвозди 10 мм 100 шт. уп.», то, возможно, где-то закралась ошибка. Наши гвозди не были включены в накладную покупателя, хотя по факту отгружены. Или поставщик прислал не тот товар, но у нас его приняли и оставили, а нужный товар приехал с другой партией, или что-то еще пошло не так.
- Смотрим, закрылись ли «производственные» счета — 20, 23, 25, а также 26 счет и 44.
- По счетам 91 и 90 остатка быть не должно.
- Вспомогательный счет 000 (используется при переносе остатков, например) не должен иметь остатка.
- Красное сальдо — признак ошибки.
Сервис КНАП не просто распознает документы. С помощью роботов и наших специалистов в вашей 1С: загружаются документы, формируются верные проводки, не допускаются дубли. Создается электронный архив. Ваш учет перестает быть постоянным объектом проверки и контроля. Главбух может сосредоточится не на решении проблем с ошибками, он спокойно закрывает период и формирует отчетность.
Попробовать КНАП бесплатно (регистрация в пару кликов)
По счетам, которые вызвали подозрение или неверно закрылись, нужно открывать ОСВ и изучать детально (к этому мы вернемся во второй статье).
Рекомендуем проверить обороты счета 51. Даже, если никаких явных ошибок программа не показываем, вы могли ошибиться при внесении вручную выписки и указать, например, неверную сумму поступления. Также при загрузке выписки нередкая ошибка — пропуск дней.
Пример: вы выгружали выписку с 1 декабря по 15 декабря 2021 года. Следующую выписку сформировали в онлайн-банке и загрузили за период с 17 по 31 декабря Пропустили 16 число. А в этот день клиент прислал оплату. Расхождения вы обнаружите при сверке с контрагентом и когда станете сверять остатки по выпискам по каждому дню.
Для проверки счета сформируйте ОСВ по счету 51 с периодичностью «по дням».
Обратите внимание! Некоторые операции могут отражаются как документами по кассе, так и по расчетному счету, например — внесение наличных средств. Вы вводите расходный кассовый ордер, формируются проводки Дт 51 Кт 50. При этом при загрузке выписки также будут сформированы те же самые проводки. Операция задвоится. Поэтому какой-то из документов нужно оставить непроведенным. Обычно, это операция по выписке.
Экспресс-проверка учета
Можно быстро проверить, как поживает ваш учет, с помощью встроенной в программу проверки: Отчеты → Экспресс-проверка ведения учета.
Ставим все галочки и стартуем.
Если проверка обнаружит ошибки — она о них сообщит.
Вот наш экспресс-анализ показал, что не закрыты счета 90 и 91.
Причем вы видите не просто результат, но и пояснение, возможные причины и рекомендации.
Проверка кассовых операций
Эта информация также отражена в экспресс-анализе. Если, например, в какой-то день остаток у вас в кассе был 0 рублей, вы внесли в кассу 1000 рублей, а расходный ордер позднее выписали на 2000 рублей, то отчет это покажет. Он также найдет нарушения в нумерации ордеров или другие неточности.
Еще один способ разобраться, откуда у ошибок «ноги растут» — «Анализ субконто». С его помощью удобно анализировать кредиторскую или дебиторскую задолженность.
В чем суть анализа? Субконто позволяет увидеть по каким счетам проходил, например, один и тот же контрагент.
Меню Отчеты → Анализ субконто. Выбираем настройки → Вид субконто → Контрагенты.
Отмечаем галочкой во вкладке Группировка «по субсчетам» и формируем отчет.
Можно добавить к настройкам Договоры и тогда к развертке добавиться еще и информация по договорам.
Аналогично можно развертывать анализ по номенклатуре, товарам и т. д.
Не все бухгалтеры пользуются Анализом субконто, хотя он помогает просто найти некоторые элементарные ошибки. К примеру, вы вместо счета 62, поставили какому-то покупателю счет 76 при выписке документов и не понимаете, почему не сходятся по нему данные. Анализ субконто покажет все счета, по которым прошел ваш клиент, а значит и счет 62, и счет 76. И вы сразу поймете, где ошиблись.
Ручные операции
Иногда некоторые операции в программу бухгалтер вводит вручную. Обычно это происходит, когда в 1С не находится типовая, готовая форма.
К примеру, через операции вручную можно сделать сторно или проводки по забалансовым счетам.
Выполненные вручную операции необходимо тщательно проверить, убедиться, что счета в них установлены правильные, все проводки формируются корректно. Для удобства, если ручные операции вы выполняете часто и они однотипные, можно создать шаблон.
Переходим в меню: Операции → Операции, введенные вручную → кнопка «Создать» → Типовую операцию.
Теперь можно ввести шаблон и сохранить его.
Напоследок хотим напомнить — типовую конфигурацию 1С самостоятельно менять не стоит. Лучше обратиться к специалистам. Обновлять нетиповую конфигурацию нужно тоже только с их помощью, иначе вы рискуете потерять всю базу, без возможности отката или восстановления.
Расширить возможности программы можно с помощью специальных приложений — обработок, внешних отчетов, печатных форм и т. д.
Партнер КНАП 42Cloud не только дает возможность использовать в работе облачную 1С, где вам не нужно задумываться об обновлении, но и предоставляет доступ к целому магазину приложений, которые вы можете очень просто подключить самостоятельно. Мы также с удовольствием интегрируем наш сервис с любой 1С на основе «Бухгалтерии предприятия» и на любом хостинге.
Освободитесь от первички!
Решайте важные задачи вместо рутины. Сотни бухгалтеров и аутсорсеров уже доверяют нам свой учет
Попробуйте сервис бесплатно!
Оставьте нам ваши контакты ниже, мы расскажем как получить бесплатный доступ:
Начать дискуссию