Но для компаний, использующих в работе «1С:Документооборот», четко отлаженные процессы и документы, знающие свое место, – не мифы из области фантастики, а самая настоящая реальность.
Что это за продукт и кому он будет полезен
«1С:Документооборот» — это современная, гибкая и практичная система управления документами и корпоративным контентом. За счет обширного функционала, который можно гибко настраивать, исходя из потребностей и бюджета, сервис позволяет оптимизировать работу с документами как небольшим компаниям, так и огромным, в том числе государственным, предприятиям.
«1С:Документооборот» обеспечивает удобный и быстрый поиск хранимых файлов, а также согласованную работу бизнес-процессов. Устанавливать, внедрять и обслуживать эту систему предпринимателям по всей стране помогает партнёр «1С» «АРБИС».
Какие задачи хочет решить бизнес, приобретая «1С:Документооборот»:
Оптимизировать и автоматизировать типовые процессы, чтобы сотрудники не тратили на них много времени. Например, если человеку нужно согласовать свой отпуск с несколькими руководителями, а секретарю потом передать заявление в отдел кадров и бухгалтерию. Система позволяет сделать всё это буквально в несколько кликов.
Внедрить электронный документооборот и сократить количество бумаг, которые надо как-то систематизировать и где-то хранить. Раньше компаниям необходимо было содержать отдельное помещение, где хранился полный бумажный архив всех документов. С внедрением электронного документооборота, помещение можно будет освободить от старых бумаг и сделать там новый кабинет или, например, спортзал для сотрудников.
Повысить дисциплину. С помощью статистики и отслеживания процессов, руководитель сможет увидеть, сколько времени уходит у сотрудника, который задействован в сложной цепочке согласования документа, на ту или иную задачу, где происходит задержка или нарушаются внутренние регламенты по срокам. На основе этих данных можно перераспределять нагрузку, принимать управленческие решения.
Арбис
Мы движемся вперед, чтобы освободить Вас от рутины. Чтобы Вы могли наслаждаться жизнью
Как происходит внедрение продукта
Когда клиент получает программу, она полностью пустая. Как показывает опыт, внедрение проходит легче и быстрее, когда в компании все внутренние процессы работы с документами грамотно выстроены, а между сотрудниками есть слаженное взаимодействие.
Если же этого нет, тогда тем более стоит задуматься о внедрении «1С:Документооборот». Перед интеграцией сервиса все процессы так или иначе будут зафиксированы, и в итоге компания получит не только их оптимизацию, но и полный порядок в документах и делах.
Если работа уже отлажена, сервис ляжет на процессы просто идеально. В этом случае специалистам «АРБИС» нужно будет завести в программу всех сотрудников, прописать их должности, отделы, настроить уровни доступа к документам.
Затем необходимо отразить все виды документов, с которыми работает компания и отдельно прописать для каждого свои «реквизиты». Например, в договоре всегда должно быть две стороны, а в служебной записке обязательно есть ответственный.
Далее в ход вступает создание тех самых процессов, которые происходят с документами. Они бывают стандартные, например, утверждение, подписание, согласование и другие. Или сложные, комплексные, которые существуют только в конкретно взятой компании или включают несколько мелких процессов.
Допустим, компании нужно, чтобы каждый входящий документ (кроме счетов, которые уходят в бухгалтерию), сначала попадал к директору, а уже он распределял, в какой отдел пойдет задача: заместителю директора, руководителю первого, второго, третьего звена и следом по цепочке.
Или, например, на предприятие приходит письмо, секретарь или делопроизводитель его обрабатывает, присваивает номер, заносит в электронный журнал, регистрирует и запускает в работу по заранее настроенному комплексному процессу. В компании не хотят, чтобы секретарь тратил время на создание отдельной задачи для отправки письма по внутренним инстанциям и просят «завернуть» этот процесс в отдельно взятую кнопку. Нажимаешь ее и все запускается в работу. Такое тоже возможно.
Также, «1С:Документооборот» позволяет настроить хранение документов по томам, интегрировать почту каждого сотрудника в цепочку документооборота, работать с проектами, внедрить мобильное приложение для удалённого согласования документов, сделать интеграцию со сторонним продуктом, например, «1С:Бухгалтерия» и многое другое.
Плюс в том, что функционал сервиса огромный. Каждая компания может выбрать из него то, что нужно именно в конкретной организации.
Гибкость программы делает ее доступной для абсолютно любой организации, даже очень маленькой. Так, можно начать с решения конкретной проблемы. А дальше, по мере необходимости, продолжать внедрение.
Как устанавливаются цены на внедрение и обслуживание продукта
Чтобы установить «1С:Документооборот», необходимо приобрести сам продукт, клиентские лицензии на рабочие места для тех, кто будет пользоваться системой, и внедрение. Можно, конечно, попробовать внести выше описанное самостоятельно по существующим инструкциям, но, скорее всего на это уйдет очень много времени, сил и нервов.
Более логичный вариант — отдать работу знающим специалистам и воспользоваться услугами «АРБИС». После настройки, кстати, можно уже развивать всё самостоятельно. Либо, сразу заказать широкий спектр услуг, который включает не только прописывание процессов, но и настройку почты, проектов, мероприятий.
Цена и сроки внедрения будут зависеть от нескольких факторов:
того, как хорошо в компании отлажены процессы,
на сколько процентов компания планирует использовать функционал сервиса.
Также есть варианты с облачными сервисами (когда у компании нет собственных серверов). В этом случае стоимость внедрения будет зависеть от количества рабочих мест. Для тарифа «ПРОФ» это 45 рублей в день за рабочее место, для тарифа «КОРП» — 57 рублей в день за рабочее место. Договор заключается на год, а оплата взимается на год вперед.
При этом, надо понимать, что функционал «ПРОФ» более урезанный. В минимум входит работа с входящими и исходящими документами, отправка их на исполнителя и прочее. Однако среди партнеров «АРБИС» есть компании, которым и этого вполне хватает.
Что имеем в сухом остатке? «1С:Документооборот» — это современное решение, которое позволяет значительно облегчить жизнь современным компаниям. Сервис экономит время на оптимизации типовых процессов и задач, позволяет контролировать сотрудников, а также держит как внешние, так и внутренние документы компании под контролем и в строгом порядке.
1С:Документооборот
Выбирайте программный продукт под ваши запросы и цели
Реклама: АО «Арбис», ИНН 2901109550, erid: LjN8JyeRS
Начать дискуссию