Традиционный способ обработки бумажных документов теряет свою актуальность в условиях удаленной работы. Долгие сроки доставки, риски, связанные с упущенными сроками, затруднения в оперативной отправке и печати документов — все это может снижать эффективность работы компании. В связи с этим перевод делопроизводства в электронный формат становится необходимой составляющей успешного бизнеса.
Проблемы бумажного документооборота
Традиционный бумажный документооборот при взаимодействии с работниками на удаленке, особенно теми, которые живут в других городах, становится ограничивающим фактором. В этом контексте особенно актуальны следующие недостатки обмена бумажными документами:
Бумажные документы требуют времени на отправку и доставку, что может вызвать задержки и снизить оперативность процессов.
Отслеживание и согласование документов на бумаге может потребовать множества электронных писем, звонков и времени.
Ручная обработка бумажных документов увеличивает вероятность ошибок при переписывании, передаче или хранении.
Бумажные документы могут быть утеряны, повреждены или уничтожены, что приводит к потере ценной информации.
Расходы на печать, доставку и хранение бумажных документов могут значительно увеличить издержки компании.
Как ускорить документооборот с помощью внедрения КЭДО
Решение проблемы документооборота с дистанционными работниками мы рассмотрим на примере опыта ООО «Первая онлайн бухгалтерия».
Основной проблемой, с которой столкнулась компания, было неудобство сбора документов.
Долгие сроки доставки бумаг по почте, риск пропуска сроков из-за забывчивости и невозможность оперативной отправки и печати документации создавали значительные трудности для кадровой службы.
Руководство компании приняло решение о внедрении сервиса КЭДО. Ключевыми критериями были цена и готовность к доработкам продукта. Выбрали модуль Астрал iКЭДО, доступный для подключения в магазине расширений 1С:ФРЕШ.
Простота использования сервиса, возможность интеграции в среду 1С и удобный интерфейс позволили сотрудникам легко адаптироваться к новому способу работы с кадровыми документами.
В итоге кадровикам удалось добиться оперативности подписания документов, сократить время на отслеживание документов и значительно уменьшить почтовые расходы.
«Для нашей компании модуль Астрал iКЭДО — это оперативность, экономия времени и средств. С его помощью мы смогли решить проблему с получением подписанных документов», — Шкалаберда Анна, бухгалтер ООО «Первая онлайн бухгалтерия».
Пример «Первой онлайн бухгалтерии» показывает, что правильный выбор технологического решения может существенно оптимизировать рабочие процессы и повысить эффективность компании даже в условиях удалённой работы.
Как перевести кадровое делопроизводство в электронный формат
Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) может стать ключевым шагом в оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы компании.
Но как правильно перейти на КЭДО? Рассказываем.
1. Разработка внутренних правил перехода и регулирования КЭДО.
Перед тем как начать внедрение КЭДО, компания должна разработать внутренние положения, которые урегулируют все аспекты перехода на электронный кадровый документооборот.
В этих положениях следует определить порядок перехода, уточнить виды электронных подписей и принципы их использования, а также установить процедуры обработки персональных данных.
2. Оповещение и получение согласия сотрудников.
Необходимо оповестить всех сотрудников о грядущих изменениях в документообороте и переходе на электронный формат. Кроме того, от сотрудников нужно получить письменное согласие на переход. Для этого сотрудник должен подать соответствующее заявление. Для удобства ведения учёта рекомендуется составить список сотрудников, перешедших на электронный документооборот.
3. Внесение изменений в коллективные договоры (при необходимости).
Если ваша компания действует на основе коллективных договоров, то следует рассмотреть возможность внести изменения, связанные с переходом на электронный документооборот. Новые пункты в коллективных договорах могут охватывать аспекты, связанные с использованием электронных документов и электронных подписей.
4. Выбор подходящего сервиса КЭДО.
Ориентируйтесь на цену и функциональный набор сервиса. Еще необходимо учесть, что для заверения электронных документов сотрудникам потребуются электронные подписи.
Один из наиболее простых способов перейти на кадровый электронный документооборот — воспользоваться Астрал iКЭДО. Наш сервис предоставляет удобную возможность обеспечить ваш штат сотрудников электронными подписями, а также создать все необходимые условия для эффективной работы с электронными кадровыми документами и их надёжного хранения.
Подключите эффективный кадровый документооборот с сотрудниками
Создайте условия для эффективной работы с электронными кадровыми документами
Оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KFWYF
Начать дискуссию