Как работать с путевыми листами: нововведения 2023
Напомним, что путевой лист нужно оформлять всем компаниям и предпринимателям, которые перевозят людей и грузы, а также предоставляют транспорт по договору аренды с экипажем. Если другая компания берет в аренду только машину, то ответственность за оформление путевого листа лежит на арендаторе.
В этом году произошло несколько изменений в порядке составления этого документа:
С 1 марта 2023 года:
В соответствии с приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 в путевом листе теперь не требуют указывать название и номер. Однако, если с помощью документа компания подтверждает расходы, название все же нужно добавить.
Не обязательно вести журнал учета путевых листов.
Вместо информации о собственнике транспортного средства вносят данные о компании или ИП, которые выдали документ.
С 11 марта 2023 года:
Налоговая утвердила формат электронного путевого листа (приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Сформированный путевой лист передается контрагентам с помощью оператора электронного документооборота. Также оператор ЭДО передает данные в ГИС ЭПД. Электронный путевой лист подписывают усиленной ЭП — квалифицированной или неквалифицированной.
Оформление перевозочных документов в электронном формате поможет компании сэкономить на документообороте и ускорить его. «Астрал» предоставляет сервисы, которые позволяют обмениваться электронными перевозочными документами (ЭПД).
1С-ЭПД — это решение, которое специально создано для работы с ЭПД в 1С. Работает во многих популярных конфигурациях и помогает пользователям оформлять электронные путевые листы в привычной программе. Продукт поддерживает все установленные налоговой форматы ЭПД.
Платформа ЭПД — интеграционное решение, с помощью которого можно обмениваться с контрагентами ЭПД, а также отправлять документы в ГИС ЭПД. Работает на базе оператора ЭДО «Астрал». Продукт можно встроить в свою учетную систему.
С 1 сентября 2023 года:
По приказу Минтранса от 05.05.2023 № 159 в данных о водителе нужно указывать СНИЛС и номер водительского удостоверения.
Один путевой лист можно оформить на многодневный рейс или если у водителя несколько рейсов в течение одного дня.
Часто предприниматели задают вопрос: законно ли оформить один путевой лист на месяц? В этом случае можно руководствоваться ответом Минтранса в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ.
Ведомство считает, что компании могут оформлять путевой лист на месяц вне зависимости от количества рейсов. При этом в таком путевом листе нужно проставить все обязательные отметки, что и в ежедневном листе: даты рейса, показания одометра, отметки о медосмотре, контроль техсостояния автомобиля.
Также можно оформить путевой лист на срок более месяца — п. 3 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 этот момент не ограничивает.
Теперь можно изменять данные о водителях, моделях и марках прицепов или полуприцепов и их регномерах в электронном путевом листе.
При заполнении электронного путевого листа компания может использовать сведения о предрейсовом и послерейсовом осмотре водителей, который проводили дистанционно с применением телемедицинских технологий.
Нужно помнить, что формы первичных документов, в том числе и форму путевого листа, нужно закрепить в учетной политике компании.
Еще один важный момент — расходы на ГСМ, зарплату водителей и т.д. можно подтвердить только путевым листом, который составили в соответствии с приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.
Нюансы учета, если автомобилем пользуется только директор
Часто у предпринимателей возникает вопрос — нужен ли медосмотр и отметка о техническом осмотре, если автомобилем пользуется только директор, а наемные сотрудники — нет.
Техосмотр нужно проводить тем, кто перевозит пассажиров и грузы. А вот отметка о медосмотре в этом случае важна для ГИБДД.
Организация вправе учесть в налоговых расходах ГСМ, если руководитель использовал автомобиль в предпринимательских целях при отсутствии отметки о прохождении предрейсового медицинского контроля. Но на практике налоговые инспекторы рекомендуют доработать форму путевого листа и включить в него реквизит — «маршрут следования». При этом приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 таких требований не содержит.
Если компания оплачивает ГСМ для поездок директора, но при этом не включает затраты в расходы и не оформляет путевые листы, при проверке ФНС может посчитать, что физическое лицо пользуется бензином в личных целях. А значит, нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.
Часто компании приобретают корпоративные авто в лизинг — по факту, для директора, который пользуется ТС как своим личным. При этом организация включает в расходы лизинговые платежи и списывает амортизацию.
Чтобы доказать, что автомобиль используют в предпринимательской деятельности (для целей 171 и 252 ст. НК), нужно оформлять хотя бы разовые путевые листы.
Какую ответственность несет компания за нарушение работы с путевыми листами
Если компания, которая должна оформлять путевой лист, этого не делает, то ее могут привлечь к административной ответственности по ст. 12.3 КоАП — штраф для водителя — до 500 рублей, по ст. 15.11 КоАП — штраф для ответственного лица 5–10 тысяч рублей.
Кроме того компанию накажут за отсутствие отметок о предрейсовом осмотре: для ответственных лиц и предпринимателей предусмотрен штраф 15–25 тысяч рублей, а для юрлиц — 110–130 тысяч рублей.
Если нет данных о ТО, водитель может получить штраф в 3 тысячи рублей, должностных лиц могут оштрафовать на 5 тысяч, а компанию или ИП — на 30 тысяч рублей.
Есть еще штрафы по ст. 120 НК. Их применяют к тем организациям, которые используют путевой лист в качестве первичного документа, чтобы подтвердить расходы на ГСМ или зарплату водителей и уменьшить налогооблагаемую базу. Если не все такие расходы компания подтверждает документально, то налоговая может оштрафовать организацию на сумму 10–30 тысяч рублей. В случае занижения налоговой базы штраф равен 20% недоимки, но не менее 40 000 рублей.
Упростите документооборот и оформление путевых листов с сервисами от «Астрал» — 1С-ЭПД и Платформа ЭПД. Чтобы начать обмениваться документами в электронном виде, компании понадобится:
Подписать договор с оператором ЭДО.
Оформить медикам, техспециалистам и диспетчеру (или лицу, которое изначально оформляет ПЛ) ЭП.
Подготовить учетную систему для работы с электронными путевыми листами. Редактировать и подписывать листы можно на компьютере или мобильном устройстве.
Начните оформлять путевые листы — электронно
1С-ЭПД — сервис для работы с электронными путевыми документами
Оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KETjq
Начать дискуссию