Почему важно оформлять товарно-транспортную накладную
ТТН заполняется при перемещении товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от одной организации к другой. С ее помощью участники процесса подтверждают наличие договорённости о перевозке груза, обеспечивая юридические основания для его перемещения.
Но стоит заметить, что ТТН не может служить первичным учетным документом в бухгалтерии. Для этих целей используется транспортная накладная (ТН).
Кто должен оформлять ТТН
Оформление ТТН не является обязательным, если грузоотправитель осуществляет доставку своими силами, а стоимость доставки уже включена в итоговую стоимость груза. Для списания и оприходования товарных позиций в этом случае может быть использована накладная ТОРГ-12.
Если услуги по доставке предоставляет компания-превозчик, то товарно-транспортную накладную должна оформить сторона, заказавшая услуги перевозчика. Это может быть как отправитель, так и получатель груза.
Кроме того, у отправителя есть право выбора между транспортной и товарно-транспортной накладной, поскольку для исчисления налога на прибыль и подтверждения затрат по перевозке ТТН и ТН признаются равнозначными документами (письмо ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@).
Когда оформление ТТН не требуется
ТТН не нужна:
если отправитель выбрал транспортную накладную (ТН) и ТОРГ-12, оформив эти документы при отгрузке;
если получатель сам забирает товар на своем транспортном средстве прямо со склада продавца (достаточно оформить путевой лист).
Бланк товарно-транспортной накладной
Стандартная форма товарно-транспортной накладной — бланк 1-Т, разработанный и утвержденный постановлением Госкомстата от 1 декабря 1997 года № 78. Правила не запрещают использовать бланки ТТН в свободной форме, главное — это наличие всех необходимых реквизитов. Однако форма 1-Т остается наиболее распространенной. Ниже представлен образец ТТН, составленный на этом бланке.
Правильнее начинать заполнение ТТН с шапки документа: здесь указывается номер накладной и дата ее составления. В строку «Грузоотправитель» вносятся данные об организации-отправителе: наименование, фактический адрес, телефон. В строку «Грузополучатель» заносятся аналогичные данные о компании, получающей груз. Рядом с названием каждой компании в специальном поле указывается ее код по ОКПО.
Скачать пустой бланк 1-Т в формате Exel.
Как правильно заполнить первый раздел ТТН
Первый раздел товарно-транспортной накладной в основном заполняется отправителем груза. Вначале в таблицу вносятся детализированные сведения о товаре: учётный номер (если он используется в компании), номер прейскуранта и артикул при наличии, количество перевозимых единиц каждой товарной позиции.
В последующие столбцы вписываются:
стоимость единицы товара;
его наименование;
единица измерения (килограммы, метры, кубы и т.д.);
тип упаковки (коробки, бочки, мешки и т.п.).
Также отмечают количество упаковок, вес (в тоннах) и общую стоимость для каждого товара. Если применяется надбавка за объем или складские/транспортные затраты, это нужно отразить в таблице. Затем вводится общая стоимость товара по всем позициям, и в финальную графу записывается номер товара в соответствии со складской классификацией грузоотправителя, после чего записывается масса груза.
На левом нижнем углу товарного раздела должны стоять подписи с именами представителей грузоотправителя: ответственный за выдачу сотрудник, главный бухгалтер, и кладовщик. Справа фиксируются данные водителя.
Позднее в этом разделе грузополучатель тоже оставит свою подпись, подтвердив тем самым факт получения товара в должном состоянии.
Как заполнить второй раздел ТТН
Второй раздел товарно-транспортной накладной содержит информацию о процессе перевозки. В нем фиксируются:
продолжительность перевозки;
сведения о компании, которая отвечает за транспортировку;
информация об автомобиле (например, бренд и государственный номер);
номера накладной и путевого листа.
В поле «Плательщик» включается информация о компании, которая заказывает транспортные услуги, ФИО водителя и номер его удостоверения.
Затем вносятся данные о погрузке и разгрузке товаров (включая фактические адреса) и другая дополнительная информация (например, изменение адреса доставки, маршруты, прицепы — если это необходимо).
Следующая таблица заполняется по той же схеме, что и товарный раздел. В колонке «Способ определения массы» указываются весы — автоматические, ручные или торговые (если взвешивание производится на весах), если взвешивание не проводится, то делают пометку «нормативный» или «согласно маркировке».
В правой части под таблицей перечисляют документы, прилагающиеся к грузу, а слева — подписи всех участников процесса погрузки-доставки-отгрузки.
Раздел «Погрузочно-разгрузочные операции» в товарно-транспортной накладной также содержит таблицу. Сюда вписываются детали погрузки и разгрузки (например, от кого и кому товар, способ действия, даты отбытия и прибытия товара, а также подпись ответственного).
В следующую таблицу водитель записывает такие данные, как: пробег, стоимость поездки, штрафы за неправильно оформленные документы, время простоя и т.д. Информацию в строках «Расчёт стоимости» и «Таксировка» обычно заполняет бухгалтер перевозчика.
Приложения к накладной
Если к основной информации бланка 1-Т нужно приложить дополнительные документы (путевые листы, сертификаты или разрешения) необходимо это отметить в специальном поле: в товарном разделе это строка «Приложение (паспорта, сертификаты и т.д.)», в транспортной части — графа «С грузом следуют документы».
Если дополнительные документы для транспортировки груза не нужны, в этих разделах ставятся черточки.
Скачать пример заполнения бланка 1-Т.
Можно ли использовать один бланк для нескольких перевозок
Необходимо оформлять отдельную ТТН на каждую перевозку. Использование одного бланка на несколько перевозок недопустимо. Если требуется доставить одинаковый груз разным компаниям, то оформление товарно-транспортной накладной обязательно для каждого маршрута.
Сколько экземпляров ТТН нужно оформить
Вид груза оказывает прямое влияние на количество экземпляров ТТН. Например, грузы товарного характера требуют оформления четырех экземпляров: для отправителя, для получателя и для перевозчика (один экземпляр прилагается к счёту за перевозку, а второй — к путевому листу).
Для грузов нетоварного характера нужно три экземпляра ТТН: первый и второй для перевозчика, третий — для грузоотправителя.
Можно ли вносить исправления в ТТН
Хотя правила допускают внесение изменений в ТТН, это все же не рекомендуется. Лучше распечатать новый бланк 1-Т и заполнить его заново.
Если невозможно заменить бланк, то можно аккуратно зачеркнуть неверные данные и рядом указать верные. Сторона, вносящая исправления, должна подтвердить их подписью с расшифровкой.
Переадресация доставки не относится к ситуациям, которые требуют исправлений, так как для этого предусмотрено отдельное поле в транспортном разделе документа.
Как отличить товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН)
Ранее мы уже рассказывали, в чем разница между ТТН и ТН. Основное отличие состоит в том, что в ТТН предусмотрено два раздела — товарный и транспортный, здесь отражается информацию о грузе и этапах его перемещения. А вот ТН содержит только данные о сторонах, участвующих в перевозке. Для учета товаров к ТН требуется прилагать еще одну накладную в виде формы ТОРГ-12.
С сентября 2022 года транспортные и товарно-транспортные накладные могут быть оформлены в электронном формате. Законодательная база для использования электронных документов уже существует: утверждена форма электронной транспортной накладной (ЭТрН), а обмен электронными перевозочными документами (ЭПД) регулируется постановлением Правительства от 21 мая 2022 года № 931. По данным Минтранса, уже в 2024 году применение ЭТрН станет обязательным для некоторых отраслей.
На текущий момент формат электронной ТТН не установлен. Для обмена соответствующей информацией можно использовать универсальный передаточный документ (УПД).
Компания «Калуга Астрал» предлагает готовые решения для перехода на электронный документооборот в области логистики. Эти решения не только облегчают обмен ЭПД между участниками, но также позволяют взаимодействовать с контрагентами без использования сторонних сервисов.
Сервис «1С-ЭПД» прекрасно функционирует во всех популярных конфигурациях системы 1С, а «Платформа ЭПД» интегрируется в учётные системы клиентов для бесшовного обмена электронными документами.
Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8K24yi
Начать дискуссию