Штатный персонал или внештатные исполнители. Кого выбрать?

В каких случаях нужно нанимать сотрудников в штат

Оформить человека в штат необходимо, если сотрудничество с ним будет иметь признаки трудовых отношений. К ним относится: 

• Выполнение множества процессов и задач в течение рабочего дня.

• Выполнение задач по распоряжению и под контролем руководства.

• Работа по графику, который установлен в компании.

• Получение фиксированной зарплаты и премий.

• Работа на территории работодателя и использование его оборудования, материалов и инструментов.

• Вовлечение в производственные процессы, доступ к внутренней экосистеме компании.

• Материальная ответственность.

• Служебные командировки.

Важно понимать, что с любым физическим лицом можно заключить как трудовой, так и гражданско-правовой договор. Перечня специальностей, по которым с физлицом можно работать только по трудовому договору, закон не устанавливает. А ст. 37 Конституции подтверждает право человека на свободный труд как в рамках трудовых, так и в рамках гражданско-правовых отношений. 

Основная разница между трудовыми и гражданско-правовыми отношениями в том, что при трудовых правоотношениях важен сам процесс работы сотрудника. А при гражданско-правовых главное — результат, который отдает исполнитель.

Пример: Организация хочет привлечь физлицо для оказания консультационных и юридических услуг. На первый взгляд, это работа на конкретный результат и можно заключить договор ГПХ. Но на деле заказчик хочет, чтобы исполнитель работал весь день в офисе или на удаленке по графику 5/2, под контролем руководителя и собирается платить ему ежемесячно фиксированную сумму. Чтобы избежать споров с налоговой, с таким работником нужно заключить трудовой договор.

А вот, например, врач. В общем случае эта специальность предполагает оформление в штат. Но если такой специалист будет привлекаться для проведения медицинских консультаций или конференций раз в полгода, то с ним можно заключить договор ГПХ.

В каких случаях можно сотрудничать с внештатными исполнителями

Заключить с исполнителем гражданско-правовой договор можно, если нет указанных выше признаков трудовых отношений, и сотрудничество направлено: 

• на выполнение разовых или проектных работ.

• на достижение конкретного результата. 

• на оказание периодических услуг, которые требуют экспертных навыков и специфического опыта.

Подробнее о том, для каких услуг и на какие работы компания вправе привлекать внештатных исполнителей, рассказали в этой статье. Перечислим некоторые из них:

• бухгалтерские и юридические консалтинговые услуги; 

• услуги по уборке помещения;

• ремонтные работы;

• создание цикла статей для сайта заказчика; 

• периодическое техническое обслуживание компьютерной и офисной техники; 

• строительные работы на объекте;

• разработка макета сайта; 

• услуги по перевозке сотрудников компании;

• создание творческого произведения: картины, книги, музыки;

• дизайнерское оформление офисного помещения.

Нюансы сотрудничества с внештатными исполнителями: налоги, вид договора, ограничения

Нюансы сотрудничества с внештатниками зависят от того, какой статус имеет исполнитель: ИП, самозанятый, физлицо.

Исполнитель-ИП

ИП одна из самых «беспроблемных» категорий исполнителей. Если предприниматель утратит право на применение своего налогового режима, как, например, может быть с самозанятым-физлицом, то заказчик от этого не пострадает. Но от переквалификации отношений в трудовые, статус исполнителя-ИП заказчика не защитит.

Налоги и отчетность по исполнителям-ИП

Заказчик не платит налоги и страховые взносы за таких исполнителей, это обязанность самого ИП. Он самостоятельно уплачивают за себя налоги и страховые взносы, которые зависят от его налогового режима. 

Если ИП применяет режим налогообложения НПД, он платит только 4 — 6% налога, а страховые взносы – нет. 

Отчетность по исполнителям-ИП заказчики также не сдают. 

Ограничения при сотрудничестве с исполнителями-ИП

Для заказчика ограничений при сотрудничестве с ИП практически нет. Единственное, что нужно сделать перед заключением договора – проверить коды ОКВЭД, которые указаны в выписке ЕГРИП. 

Если у ИП нет кода ОКВЭД на вид деятельности, к которой планируется его привлечь, налоговая инспекция может посчитать, что доход перечислили не предпринимателю, а физлицу. Тогда у заказчика возникнут обязанности налогового агента.

Все остальные ограничения, например, лимит по доходам исполнителя или количество наемных работников, для заказчика не важны. Если предприниматель превысит установленное ограничение по доходу или будет вести деятельность не в том регионе, в котором он купил патент, он может потерять право работать на действующем налоговом режиме и обязан перейти на ОСНО. В этом случае он должен пересчитать доход и доплатить налоги, а также сдать соответствующую отчетность. Заказчик при этом никак не пострадает.

Исполнитель-самозанятый 

Если самозанятый без статуса ИП нарушит условия применения НПД, у заказчика могут возникнуть проблемы. В этом случае заказчик становится налоговым агентом исполнителя и должен уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы, а также отчитаться в налоговую и Социальный фонд России.

Подробнее о рисках сотрудничества с самозанятыми рассказали в этой статье.

Налоги и отчетность по самозанятым 

Заказчик не платит налоги за самозанятых и не сдает по ним отчетность. Исполнитель самостоятельно платит налог на профессиональный доход.

Ограничения при сотрудничестве с самозанятыми

Ограничения на сотрудничество с самозанятыми прописаны в законе от 27.11.2018 № 422-ФЗ. К ним относится:

• Исполнитель может получить не более 2,4 млн руб. в год.

• Самозанятый не может нанимать работников по трудовому договору.

• Самозанятый не может вести определенные виды деятельности, которые указаны в ст. 4 и 6 закона № 422-ФЗ.

• Заказчик не может сотрудничать с самозанятым исполнителем, если ранее он числился в штате и с момента увольнения прошло менее 2 лет.

Чтобы обезопасить себя от этих рисков, перед началом сотрудничества заказчик должен проверить самозанятого: актуальность его статуса, как плательщика НПД, и наличие с ним трудовых отношений в последние два года.

Подробнее о том, что нельзя делегировать самозанятым, рассказали здесь.

Исполнитель-физлицо без статуса ИП и самозанятого

По отношению к исполнителю-физическому лицу, который не зарегистрирован как ИП или самозанятый, заказчик выступает налоговым агентом. Это значит, что заказчик должен:

• Платить налоги – НДФЛ по ставке 13%, 15% или 30%.

• Перечислять в бюджет страховые взносы – по ставке 30%, если заказчик не относится к субъектам МСП.

• Сдавать отчетность – в налоговую и СФР.

• Оплачивать больничные – с 2024 года.

Какой договор заключить с внештатным исполнителем

После того как определились с формой сотрудничества и поняли, что с исполнителем можно заключить договор ГПХ, нужно выбрать его вид.

С внештатным исполнителем можно заключить один из следующих видов договоров ГПХ:

• Возмездного оказания услуг.

Подойдет для услуг по созданию дизайнерских макетов, бухгалтерских, консультационных и клининговых услуг. 

• Подряда.

Подойдет для строительных и ремонтных работ.  

• Авторского заказа.

Можно использовать в сотрудничестве с творческими специалистами для создания текстов, картин и музыки. 

Подробнее о других видах договоров, которые можно заключить с внештатными исполнителями, а также об особенностях их оформления, рассказали в этой статье.

Подведем итоги

Чтобы понять, в каком формате сотрудничать с физическим лицом, нужно определиться с рядом вопросов.

На какие работы или услуги нужно подключить исполнителя: 

• С постоянной занятостью для выполнения множества задач – только трудовой договор.

• На разовые либо проектные задачи — можно гражданско-правовой договор.

Важен ли контроль над таким специалистом и определенный график работы:

• Да – только трудовой договор.

• Нет, он может трудиться в удобное для себя время из любого места – можно гражданско-правовой договор.

Требует ли характер задачи вовлечения в производственный процесс и командировок:

• Да – только трудовой договор.

• Нет – можно гражданско-правовой договор.

Как будет происходить оплата труда: 

• Ежемесячно в фиксированной сумме – только трудовой договор.

• По факту оказанных работ или услуг – можно гражданско-правовой договор.

Стоп-слова: что нельзя писать при сотрудничестве с внештатными исполнителями

Поможем избежать возможных рисков с неправильной терминологией

Узнайте, что нельзя писать при сотрудничестве с внештатниками

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8JzQBJ