Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию 

Сфера строительства — не исключение, более того, именно в этой отрасли компании особенно активно переходят на электронный документооборот и внедряют соответствующие системы. Чем обусловлено такое решение и как именно система электронного документооборота (СЭД) помогает предприятиям работать эффективно, оптимизируя множество расходов? 

Порядок в документах как условие эффективности

Зачем строительной компании нужна СЭД и какие задачи решает эта система? В первую очередь, смысл внедрения заключается в оптимизации ряда важных бизнес-процессов, а также в создании базы, необходимой для развития компании и ее работы в постоянно меняющихся условиях современного рынка. 

Внедрение СЭД может быть целесообразным и в компаниях, которые работают с большим объемом документов — в сфере строительства таких предприятий, безусловно, очень много. Ежедневно сотрудникам приходится взаимодействовать со сметами, чертежами, проектными документами, необходимыми для формирования отчетности и управления активами предприятия.

К работе с такими документами предъявляются достаточнострогие и сложные требования, особенно в том, что касается их учета и хранения. Более того, есть такие документы, которые хранить не просто желательно, но необходимо — этого требует закон. 

Речь идет, в частности, о технических заданиях, о проектах договоров, о коммерческих предложениях, которые уже отправлены.

Требования, касающиеся хранения перечисленных документов, необходимо выполнять. Несоблюдение правил или пренебрежение ими в перспективе может привести к крайне неблагоприятным для строительного предприятия последствиям.

К примеру, если нужного документа не окажется под рукой, невозможно будет подтвердить, что работы по объекту действительно были сданы. Отсутствие документов исключает возможность реализовать учет выполненных работ, поставить на баланс оборудование. В худшем случае погрешности в хранении документов могут привести к нарушению заявленных сроков выполнения запланированных работ и к серьезным проблемам при проведении проверок, как плановых, так и внеплановых.

Первые шаги и возможные препятствия

Как соблюдать все правила и требования к хранению документов и держать их в полном порядке? Решение очевидно — достаточно перевести весь документооборот в электронный вид и в единую систему. В этом случае каждый документ будет подгружаться в систему на том или ином этапе строительства, проектирования, и доступ к нему можно будет получить в любое время. 

Системы такого типа на рынке есть, более того, новые цифровые продукты появляются регулярно, а значит, у строительных компаний есть выбор. Впрочем, как показывает практика, мало выбрать подходящую систему — ее необходимо еще и внедрить, и именно на этом этапе у предприятий возникают опасения и сомнения. В их числе — человеческий фактор, который, по мнению руководителей компаний, может стать препятствием для внедрения системы и ее эффективного использования.

В действительности подобные опасения, как правило, небезосновательны, и здесь стоит учитывать саму специфику строительной отрасли.

В этой сфере далеко не все сотрудники обладают необходимым уровнем цифровой грамотности. В их числе — рабочие, которые не вступают в прямое взаимодействие с электронными системами и не используют такие устройства. Следует упомянуть и о том, что многие из них и вовсе пользуются кнопочными телефонами, принципиально игнорируя смартфоны — речь идет о так называемых людях старой закалки. Много лет они работают по своим собственным схемам, привычными способами, и не готовы отказываться от них.

Кроме того, с непринятием цифровых систем часто приходится сталкиваться и со стороны тех специалистов, которых принято считать более продвинутыми. К примеру, далеко не все бизнес-аналитики обладают достаточными навыками взаимодействия с цифровыми продуктами, поэтому не могут самостоятельно организовать собственную работу в таком формате и создать для нее подходящие алгоритмы.

Есть немало успешных примеров внедрения систем электронного документооборота на строительных предприятиях через «амбассадоров» — то есть, наиболее лояльных к цифровым продуктам сотрудников, способных «заразить» идеей максимальное количество коллег. Их энтузиазм вдохновляет даже наиболее консервативных членов коллектива, и на собственном примере они могут продемонстрировать, насколько удобно и просто работать с СЭД.

Какую СЭД выбрать

Какую СЭД выбрать для внедрения в строительной компании? В качестве примера возьмем продукт LDM.Express. Он выпускается в наиболее удачном и адаптивном формате — в коробочной версии, практически в готовом виде, где уже автоматизировано несколько основных процессов взаимодействия с документами:

• Исходящая и входящая корреспонденция.

• Документы по договорам с опцией согласования.

• Организационно–распорядительная и внутренняя документация.

Иными словами, все эти функции становятся доступны сотрудникам компании сразу после того, как система устанавливается.

Практика показывает, что знакомство сотрудников с СЭД на практике стоит начинать именно с коробочных решений, иLDM.Express может обеспечить действительно успешный и легкий старт. В дальнейшем систему можно адаптировать под различные бизнес-процессы, усовершенствовать, доработать — к примеру, в том случае, если строительная компания активно развивается и ориентирована на масштабирование. Такая СЭД будет «расти» и «развиваться» вместе с предприятием.

Готовые шаблоны ЛНА для перехода на КЭДО бесплатно!

Забирайте готовые шаблоны документов, которые нужно оформить

Не тратьте время на разработку документов «с нуля»

Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Название компании^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8KUXTh