Электронный документ для командировок. Как бизнесу оптимизировать организацию деловой поездки

Какие документы для командировки можно оформить в электронном виде

Документы в формате ЭДО приравниваются к бумажным оригиналам при условии, что они заверены электронной подписью (ЭП). При подготовке командировки можно проводить через ЭДО следующие документы:

• служебные записки о направлении сотрудника в деловую поездку;

• заявление на выплату аванса;

• приказ о командировке;

• авансовый отчет.

Как организовать ЭДО

Чтобы начать использовать ЭДО в компании для оформления документов по командировке, нужно выполнить несколько действий.

1. Провести аудит текущих документов.

Нужно выявить, с какими документами организация работает при организации командировок сейчас, и понять, что хотелось бы автоматизировать. Из аудита будут понятны требования к сервису, который обеспечивает ЭДО.

2. Выбрать систему, через которую компания будет получать все документы по командировке.

Нужно обратить внимание на то, какие возможности предоставляет тот или иной сервис, можно ли автоматизировать работу как с документами от сотрудника (посадочные талоны, билеты, чеки), так и с бухгалтерской отчетной документацией (авансовые отчеты, акты сверки с поставщиками).

Также в системе формируются авансовые отчеты. Табличная часть отчета создается автоматически еще на этапе утверждения командировки — за основу берутся плановые расходы, что позволяет удобно контролировать и анализировать все затраты по поездке.

Файл с информацией по транзакциям и описанием оказанных услуг может быть сформирован автоматически в личном кабинете за нужный период для последующей загрузки его в 1С, чтобы бухгалтер не вносил эту информацию вручную. Это ускоряет процесс работы.

Кроме того, в системе Ostrovok.ru Командировки учитывается оплата корпоративной картой. Если сотрудник использует этот вид оплаты, то сервис формирует полный пакет закрывающих документов на юридическое лицо.

3. Выпустить приказ о переходе на электронное оформление командировок.

По Трудовому кодексу ЭДО вводится на основании локального нормативного акта (ЛНА). В приказе необходимо отразить:

• название системы ЭДО;

• должностное лицо, ответственное за ЭДО, разработку ЛНА и организацию подготовительных мероприятий;

• дату перехода на ЭДО;

• списки электронных документов;

• перечень и сроки организационных мероприятий;

• форму и сроки уведомления персонала.

4. Утвердить изменения в положении о командировках.

Нужно утвердить порядок работы с документами по деловой поездке, указать, что компания получает и хранит документы в электронном виде.

5. Уведомить сотрудников.

Необходимо не только уведомить сотрудников до даты введения ЭДО, но и подтвердить это документально. Поэтому уведомления выдают сотрудникам под личную подпись. 

6. Получить письменные согласия.

Письменное согласие оформить можно несколькими способами:

• получить личное заявление сотрудника о переходе на ЭДО в оформлении командировок;

• дать сотруднику на подпись готовую форму, которую устанавливают согласно ЛНА или приказу.

Уведомления и согласия сотрудников хранятся три года после прекращения срока их действия.

Сэкономьте время и ничего не упустите: самый нужный чек-лист в командировку

Проверьте, все ли вы учли, отправляя сотрудника в командировку

Заполните форму — чек-лист придет на указанный e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Преимущества ЭДО в организации командировок

• Экономия времени.

Подписать документ электронной подписью быстрее, чем ходить по кабинетам или дожидаться сотрудника на рабочем месте. Авансовые отчеты, акты сверки и другие документы создаются автоматически, что тоже ускоряет работу.

• Контроль за документами.

Все документы находятся в единой базе, их легко находить и сортировать. Также их можно архивировать и восстанавливать.

• Сокращение расходов.

Не придется тратить деньги на бумагу, обслуживание принтера и краску для него.

• Доступность.

Сотрудники могут подписать заявление или приказ на любом удобном устройстве и из любого места. 

Также можно просматривать историю платежей, где подробно отображаются все транзакции поступлений и оплат, в том числе учитываются номера платежных поручений.

• Удобный анализ затрат на командировку.

В Ostrovok.ru Командировки удобно формировать отчет по затратам и отчеты в Excel по заданным фильтрам на странице заказов. Все посадочные талоны, подтверждение проживания и билеты на транспорт сотрудника формируются в личном кабинете автоматически и их можно выгружать одним файлом. 

Также на странице «Заказы» можно отсортировать необходимые заказы по фильтрам — по номеру заказа, статусу, датам оплаты, заезда или выезда, городу и т.д. и загрузить получившийся список в Excel.

Есть и расширенные аналитические отчеты по всем основным метрикам: 

• количество бронирований; 

• направления бронирований; 

• популярные отели;

• процент отмен; 

• количество запросов в службу поддержки; 

• средние чеки; 

• окно бронирования.

Отчеты можно генерировать за месяц, квартал и год. Так как вся документация хранится в электронном виде, не придется собирать информацию по отдельным бумажным документам, чтобы проанализировать сводные данные за нужный период времени.

Легкая организация деловых поездок

Упрощаем организацию командировок на всех этапах: от бронирования тревел-услуг по сниженным B2B-тарифам до моментальной выгрузки отчетности. Без абонентской платы

Попробовать

Реклама: ООО «Агентика Тревэл», ИНН 7703403951, erid: LjN8KXEkm