Вести книги учета доходов и расходов должны несколько категорий налогоплательщиков. Мы разберемся в том, какие книги существуют и расскажем подробнее о самой востребованной КУДиР — для упрощенной системы. Почему ФНС может ей заинтересоваться и как избежать критических ошибок.
Кто ведет КУДиР, надо ли их заверять
Книги учета доходов и расходов ведут:
- ИП и организации на УСН;
- Индивидуальные предприниматели на общей системе;
- ИП на патенте (в данном случае речь о Книге учета доходов);
- ИП, исчисляющие единый сельхозналог.
Как видите, преимущественно книгу ведут предприниматели, т. к. вести бухучет им не обязательно, а фиксировать данные для налогового учета нужно.
Книга открывается на 1 год (один налоговый период). Вести ее можно двумя способами — в бумажном виде или в электронном.
Тут нужно отметить, что КУДиР для УСН и ПСН не нужно заверять в налоговой инспекции, а вот с книгами для ОСНО и ЕСХН все не так просто.
Если эти книги ведутся в бумажном виде, то их необходимо пронумеровать, прошить, указать количество страниц на последнем листе и заверить надпись в ИФНС до начала ведения.
Если книга предпринимателя на ОСНО или ЕСХН велась в электронном виде, то по окончании года нужно ее распечатать и проделать те же манипуляции.
Правда налогоплательщики признаются, что в налоговых инспекциях не всегда понимают, зачем им что-то заверять. Вот, например, что пишут некоторые пользователи Клерк.ру:
И тем не менее законодательно обязанность заверять книгу есть. Для ОСНО она прописана в п. 8 Приказа Минфина РФ № 86Н, МНС РФ N БГ-3-04/430 от 13.08.2002. Заверить ее в инспекции необходимо до 30 апреля.
А для ЕСХН в п. п. 1.5 Приказа Минфина России от 11.12.2006 № 169н. Книгу по сельхозналогу, которая велась в электронном виде, нужно заверить в прошитом распечатанном виде до 31 марта года, следующего за годом, за который книга составлена.
Какой бы режим вы не применяли, а отчетность сдавать нужно всем. Платформа Госотчёт — это актуальный сервис электронной отчётности, содержит правильные формы отчетов, сделает проверку перед отправкой, обеспечит работу в web-интерфейсе без привязки к рабочему компьютеру.
Узнайте, как получить 40% скидки на ЭДО и электронную отчетность
Теперь перейдем к более интересной книге — КУДиР на упрощенке.
Особенности книги учета доходов и расходов на УСН
КУДиР состоит из титульного листа и нескольких разделов, заполняются они в зависимости от того, какой именно объект налогообложения выбран налогоплательщиком.
Для тех, кто выбрал УСН «доходы» — 1 (только в части доходов), 4 и 5 разделы.
Для УСН «доходы минус расходы» — 1 и 3 разделы. При наличии в организации или у ИП основных средств заполняется еще второй раздел книги.
Операции в регистре отражаются с учетом нескольких правил:
- записи ведутся в хронологическом порядке;
- суммы записываются в рублях и копейках;
- каждая операция подтверждается первичным документом.
Раздел 1
Здесь показывают доходы и расходы по кассовому методу.
Обычно для отражения доходов необходимы такие документы, как выписки банка, приходные кассовые ордера, но в отдельных случаях доход может быть и другим.
Например, доход также возникает при получении имущества безвозмездно, списании кредиторской задолженности, выявлении излишков товаров на складе и в других случаях.
Обратите внимание, авансы в счет будущих поставок или другого исполнения обязательств тоже являются доходом.
Что касается расходов, то они также отражаются по факту совершения затрат, но с некоторыми особенностями.
- расходы по авансовым отчетам отражаются на дату отчета, а не по датам чеков, которые к нему приложены;
- списание себестоимости товаров в книге производится тогда, когда товары реализованы покупателю и оплачены поставщику, для списания надо применять один из методов — по стоимости первых по времени приобретения (ФИФО), средней стоимости, стоимости единицы товара;
- материалы в налоговом учете и соответственно в КУДиР указываем после того, как отразили их в своем учете (приняли) и оплатили поставщику, момент их фактического списания в производство, например, не имеет значения;
- НДС отражайте в расходах отдельно. Например, если сумма покупки материалов — 12 000 рублей, в т. ч. НДС 2 000 рублей. В КУДиР вы внесете две строки: Покупка материалов — 10 000 и НДС — 2 000 рублей.
Есть и другие особенности, но это тема для отдельной статьи.
В КУДиР отражаем только доходы и расходы, которые учитываются для целей налогового учета. Например, выплата дивидендов учредителю — это не расход, поэтому в книге не показываются.
Раздел 2
Здесь отражаются данные по ОС: дата приобретения, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость, срок полезного использования и др. Они также необходимы для отражения расходов в КУДиР.
Основные средства при УСН списываются в налоговом учете в течение календарного года, в котором объект был приобретен, равными частями по кварталам.
Например, объект был куплен и введен в эксплуатацию в августе 2021 года. Его стоимость — 200 000 рублей. Списываем его стоимость в 3 и 4 квартале равными долями: 200 000 / 2 = 100 000.
- в 3 квартале списываем — 100 000 рублей 30.09.2021 г.;
- в 4 квартале списываем — 100 000 рублей 31.12.2021 г.
Раздел 3
Этот раздел также предназначен для тех, кто выбрал УСН 15%. Он предназначен для отражения убытков прошлых лет, которые уменьшают налоговую базу в текущем налоговом периоде.
Внимание! Данные Раздела 3 нужно также отразить в справке к Разделу 1.
Раздел 4
А вот этот раздел уже для тех, кто на «доходах». Здесь указываются расходы,которые уменьшают начисленный налог:
- страховые взносы за ИП и работников;
- больничные пособия, которые были выплачены работодателем.
Раздел 5
С 2018 года в книге появился новый раздел — «Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога». Торговый сбор действует только на территориях Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя.
Работайте с контрагентами из любого региона — подключайтесь к Платформа ЭДО и обменивайтесь документами: быстро, безопасно, экономно.
Не забудьте про акцию — 40% скидки на подключение к ЭДО и электронной отчетности в честь пятилетия компании.
Типичные ошибки в КУДиР
Есть ошибки, связанные непосредственно с оформлением книги — распечатаны не все листы, нумерация страниц нарушена, не указаны первичные документы-основания операции и т.п.
Но большая часть ошибок все же допускается при отражении доходов и расходов. Например:
Указание операции, не подтвержденной первичным документом
Обычно это происходит от того, что бухгалтер получает неполную информацию об операции.
Пример: выплачен аванс за материалы поставщику, бухгалтеру пересылают скан накладной со склада и он отражает списание затрат в налоговом учете. Чуть позже сделку отменяют, деньги поставщику возвращают наличными, товары также возвращаются владельцу, а бухгалтеру об этом не сообщают. Аналогичная ситуация может возникнуть с выполнением работ или оказанием услуг — заказчик оказывается недоволен, ему возвращают деньги наличными, а у бухгалтера никаких сведений нет.
В доходах не отражена операция по списанию кредиторки
Также распространенная ошибка. Производится списание задолженности, невостребованной кредитором, по окончании 3-х летнего срока исковой давности или при ликвидации контрагента, перед которым имеется долг. В бухгалтерском учете операция проводится, а в налоговом — нет. В результате происходит занижение налоговой базы по единому налогу.
В доходы включены лишние расходы
Если предыдущие ошибки негативно сказывались на бюджете, т.к. искажали налогооблагаемую базу ему в минус, то включая лишние расходы в КУДиР, налогоплательщик вредит уже себе.
Чаще неверно всего включают в книгу — возврат переплаты по налогам или взносам, поступления взносов учредителя (безвозмездных, при условии, что у учредителя доля более 50%в уставном капитале), займы, поступления от других видов деятельности, по которым применяется иной режим налогообложения (например, если ИП применяет УСН и патент).
Задвоение операций
Когда покупатель в магазине рассчитывается картой, средства с нее поступают на расчетный счет организации или ИП. При невнимательности, бухгалтер отражает данные по отчетам кассы о продажах в КУДИР, а затем еще и поступление оплат от покупателей по картам на основании выписки.
Это приводит к тому, что по одной и той же операции дважды показывается доход, а значит и налог задваивается.
Организуйте учет платежей покупателей правильно — с Платформой ОФД вы сможете не только передавать чеки онлайн-кассы в ФНС, но и пользоваться аналитикой в личном кабинете, корректно выгружать данные в 1С.
Невключение в расходы НДС
Ошибочно некоторые бухгалтеры или предприниматели считают, что включать НДС в расходы при УСН нельзя. Но это неверно. Выше мы уже писали, что налог отражается, просто отдельной от основной суммы строкой.
Заблуждения по НДС часто возникают на УСН, т.к. налогоплательщики считают, что налог на добавленную стоимость при упрощенке вообще никак не учитывается — ни в доходах, ни в расходах, и не уплачивается, хотя бывает и то, и другое, и третье.
Отметим, что нередко ошибки связаны и с автоматизированным заполнением книги. Достаточно не поставить галочку в выписке или неверно настроить учетную политику, и учет расходов и доходов будет нарушен.
Для чего нужна КУДиР и может ли ее запросить налоговая?
Как вы уже догадались, на основании книги учета доходов и расходов заполняется налоговая декларация и рассчитывается налог к уплате за каждый отчетный период: 1 квартал, полугодие, 9 месяцев и за налоговый — год. Т. е. это регистр налогового учета.
Хотя сдавать книгу в налоговую инспекцию не нужно, но запросить ее ФНС вправе. Когда обычно это происходит:
- Если уровень доходов упрощенца приближается к лимиту (в 2021 году это 200 млн. рублей). В этом случае проверяется, полностью ли отражены в книге доходы и не пересекли ли налогоплательщики «красную линию». Причина: в целях сохранения права на применение спецрежима, предприниматели нередко пытаются часть доходов утаивать и не отражать их в налоговом учете.
- При проведении выездной налоговой проверки. Это естественно — инспекторы должны проверить правильность ведения налогового учета, соблюдение лимитов, полноту отражения доходов, сверить первичные документы с книгой и т.д.
- При высоком уровне расходов, когда организация или ИП постоянно приближается к сумме налога, примерно равной минимальному, или регулярно уплачивает минимальный налог (1% от суммы доходов).
- Если налогоплательщик (ИП) претендует на применение налоговых каникул. Т.к. для предпринимателей, которые имеют право на нулевую ставку налога по УСН на время каникул, могут быть установлены ограничения, в т.ч. по сумме дохода, то для проверки соответствия критериям ФНС вправе потребовать предоставить КУДиР.
- При камеральной проверке декларации. Обычно книгу не запрашивают, если вопросов по данным отчета у инспекторов не возникает. Но если обнаружены несовпадения (например, сумма поступлений на расчетный счет больше, чем указано доходов в декларации), то КУДиР также придется передать в налоговую.
Не пренебрегайте составлением КУДиР — формировать книгу, когда от ИФНС уже поступил запрос, будет сложнее. Используйте автоматизацию, чтобы упростить составление КУДиР. Например, при помощи Платформы ОФД электронная книга учета доходов и расходов формируется по данным личного кабинета.
Несоблюдение правил ведения КУДиР влечет получение организацией или ИП довольно высоких штрафов.
- Если книга не велась совсем или отсутствуют первичные документы, подтверждающие внесенные в нее сведения — штраф 200 рублей для ИП и 10 000 рублей для организации (статья 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП);
- Если не вести книгу не один год, а дольше, то штраф утроится и составит — 30 000 рублей;
- Если из-за ошибок, допущенных в книге (а значит налоговом учете), был недоплачен налог по УСН — штраф 20% от неуплаченной суммы налога, минимум — 40 000 рублей.
Электронная отчетность и ЭДО
Подключите со скидкой 40% прямо сейчас
Комментарии
2Никак не могу разобраться, если у меня ИП на УСН «Доходы», и есть бухгалтер и 1С фреш, нужно ли ещё вести КУДиР?