ЭДО в обязательных форматах: электронные перевозочные документы, формализованные документы

Формализованные документы

Нормативный акт контролирующего органа устанавливает для формализованных документов определенный формат. Такие файлы всегда имеют расширение xml, заполняются по правилам налоговой без изменений, чтобы исключить ошибки при отправке. Формализованные документы обрабатываются ПО ФНС, что позволяет инспекции сэкономить время на их прием и проверку.

Обязательные форматы утверждены для:

• Счета-фактуры и универсального передаточного документа (приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820);

• Корректировочного счета-фактуры и универсального корректировочного документа (приказ ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@).

Форматы разработаны, но не обязательны для:

• Акта приемки работ. Налоговая рекомендует два формата электронных актов: их можно посмотреть в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

• Товарной накладной ТОРГ-12 (приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).

Например, товарную накладную можно передавать в формате, утвержденном приказом ФНС, или в формате, который установила сама компания. Однако по требованию налоговой для подтверждения расходов при расчете налога на прибыль документ необходимо отправлять без изменений рекомендованного формата (как правило, формат XML).

Неформализованные документы имеют разные расширения: doc, pdf, jpg и др. Если такие документы подписать УКЭП, они становятся юридически значимыми. 

Платформа ЭДО

Простой и оперативный обмен документами между организациями

Подключить

Электронные перевозочные документы (ЭПД)

Участники грузоперевозок с 2022 года могут использовать ЭПД. Для этого они подключаются к сервису оператора информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), а те, в свою очередь, отправляют сведения в ГИС ЭПД. Порядок передачи документов в государственную систему определен постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931. 

Преимущества ЭПД:

• Формы документов всегда актуальны и соответствуют законодательству, так как электронные сервисы оперативно обновляются.

• Исключен риск потери документов.

• Можно быстро обмениваться документами с поставщиками и покупателями, а не ждать подписанные бумаги несколько дней.

• Снижаются затраты на документооборот, так как ЭПД, который подписан электронной подписью, — полный аналог бумажного. 

• Можно отслеживать статус транспортных накладных и всех этапов прохождения груза от отправителя до получателя.

Когда документ поступает в ГИС ЭПД, система проверяет его формат и присваивает ему уникальный идентификационный номер. Затем участники перевозки получают файл обмена. 

В электронном формате можно составить:

• транспортные накладные;

• заказы-наряды;

• сопроводительные ведомости;

• путевые листы;

• заказы (заявки);

• договоры фрахтования.

Для подключения ГИС ЭПД и использования ЭДО участники грузоперевозок:

• Заключают договор со включенным в реестр оператором ИС ЭПД. Без этого они не смогут отправлять сведения в систему. Один из таких операторов — «Платформа ОФД» — имеет аккредитацию Минтранса.  

• Оформляют КЭП сотрудникам, которые участвуют в приемке и отгрузке товаров.

• Устанавливают специальное ПО, предоставленное оператором ИС ЭПД, или работают через веб-интерфейс.

«Платформа ЭПД» (сервис от «Платформы ОФД») — простой и надежный сервис для передачи ЭПД в государственную систему мониторинга, который работает со всеми видами документов. Для водителя есть отдельное мобильное приложение, в котором он может посмотреть данные о перевозке, быстро найти и подписать документы простой ЭП, а также сформировать QR-код для просмотра документа ГИБДД.

Платформа ЭПД

Простой и надежный обмен электронными перевозочными документами между участниками грузоперевозок

Подключить

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: LjN8KRUfu