В этом материале не будет скучной и нудной теории, желающие могут прочитать её в учебниках. Расскажу в примерах и с практическими советами, для чего нужны регламенты в бизнес-процессах и как их сочинить.
Такую фундаментальную тему, как построение рабочей бизнес системы и формирование регламентов, незаслуженно игнорируют и оставляют на потом многие начинающие и бывалые бизнесмены и не только на рынке бухгалтерских услуг.
Начинающие бухгалтеры-аутсорсеры, увлеченные поиском первых клиентов и захваченные творческим процессом оформления профиля в соцсетях, получив первый заказ, не могут его обработать и грамотно обслужить. Потому что не знают, с какой стороны подойти к решению задачи, что делать в первую очередь, а что в последнюю.
Отсутствие четких регламентов в уже рабочем бизнесе тормозит его развитие, ослабляет и делает неустойчивым.
Для долгосрочного существования бухгалтерского аутсорса необходима система работы, основанная на выполнении прописанных регламентов, правил, инструкций. Так как в этом бизнесе очень много процессов, все они должны быть регламентированы.
Давно уже пора дать определение слову «регламент» — это записанная инструкция с поэтапными шагами для решения конкретной задачи и выполнения бизнес-процессов одним человеком или группой специалистов.
Предлагаем вам воспользоваться нашей инструкцией для формирования регламентов.
Инструкция по составлению регламента
- Выбираем бизнес-процесс или задачу, которую требуется выполнить.
- Определяем исходные данные и конечную цель.
- Какие задачи нужно решить для достижения цели.
- Находим взаимосвязь между задачами и выстраиваем верную хронологическую последовательность.
- Регламент пишется для определенного исполнителя,так что определяем дополнительно, кто будет ответственным за выполнения процесса.
- Объясняем, как должна выполняться каждая задача и с помощью каких инструментов.
- Чтобы проанализировать результат и узнать на каком этапе была допущена ошибка, определяем показатели для оценки.
- Выбранные показатели вы должны контролировать и следить за их достижением.
- Тестируем, мониторим и испытываем на себе полученную инструкцию.
- Исправляем ошибки и недочеты. Знакомим исполнителя с регламентом и запускаем в работу.
Ранее мы назвали процедуру написания регламента «сочинением», но это не совсем верно. Описывая шаги для выполнения процесса, вы описываете свои действия, находите недостатки. И только в исправленном виде применяете на практике. Используя наш алгоритм, вы с легкостью составите инструкции для любого бизнеса. На самом деле, это не сложнее, чем записать рецепт приготовления любимого домашнего пирога.
Регламенты служат на благо бизнеса
Имея готовые инструкции по выполнению бизнес-процессов, вам становится проще обучить новых сотрудников и контролировать работающих. Например, какие действия должен выполнить бухгалтер при получении заказа на формирование и сдачу отчета за клиента:
- запросить необходимые исходные данные;
- сформировать проект отчета;
- уведомить заказчика или его представителя о рассчитанной сумме налогов и об итоговых показателях отчета;
- получить акцепт от заказчика на отправку;
- отправить отчетность с помощью ЭДО и убедиться в получении квитанции о приеме от контролирующего органа;
- подготовить соответствующие платежные поручения или квитанции для оплаты рассчитанного налога.
Подобным образом описываются все процессы и процедуры в бухгалтерском бизнесе. Рекомендуем начинать с простых вопросов, когда набьете руку, переходите к глобальным и фундаментальным целям.
Автоматизация: Битрикс.24
Вы наверное заметили, что процедура составления и написания регламентов довольно трудоемкая и хлопотная. Естественно в 21 веке, в эпоху автоматизации труда и внедрения компьютерных технологий, нет необходимости писать вручную.
Переносите свои бизнес-процессы в онлайн. На курсе Школы Бухгалтерского Бизнеса научат, как работать с помощью Битрикс.24.
Обозначим вкратце, для чего нужен Битрикс.24 и какие процессы он автоматизирует.
- Платформа оборудована всеми необходимыми инструментами для работы: онлайн чат, планировщик задач (календарь), безопасный облачный диск и файловый обменник, интерфейс для просмотра новостей. Переводим переписку и общение сотрудников из различных мессенджеров на одну общую, созданную для работы, платформу.
- Битрикс позволяет назначать и передавать задачи ответственному исполнителю или группе. Созданные справочники CRM позволяют настроить тайм-менеджмент и заложить фундамент будущих бизнес-процессов.
- Универсальность позволяет объединить все каналы коммуникаций, и получить данные о заявках, оставленных на сайте, электронной почте, в чат-ботах, мессенджерах, IP телефонии. В итоге всё самое важное и нужное в одном месте и можно раздавать задачи, расставлять приоритеты, делегировать полномочия.
- Переносите готовые или создавайте с нуля необходимые регламенты по выполнению бизнес-процессов и взаимодействию с клиентами. Определяйте регулярные и шаблонные задачи.
- Все выполненные действия сводятся в отчет и определяется их эффективность ( KPI)
- Битрикс поможет настроить маркетинг и проанализировать продажи. Для этого прописываются сценарии лидогенерации, выбираются лид-магниты и автоворонки (об этих понятиях как-нибудь тоже поговорим). Собранные данные с посадочных страниц попадают в индивидуально настраиваемую CRM-форму. Отсюда рождается правдивая аналитика и мониторинг выполнения заказов.
- Позволяет углубить автоматизацию бизнеса и постоянно совершенствоваться.
Все регламенты нужны для жизнедеятельности и процветания бухгалтерского бизнеса. Автоматизация и регламентация процессов сокращает количество ошибок, освобождает время бизнесмена на масштабирование и увеличение свободного личного времени без страха потерять доход.
Начать дискуссию