Как бухгалтеру на аутсорсе не бояться масштабироваться

Ваш бухгалтер может увести ваших клиентов. Вы боитесь передать общение с клиентами на своего сотрудника? Переживаете что наймете бухгалтеров, и они у вас уведут клиентов? Есть решение! 
Как бухгалтеру на аутсорсе не бояться масштабироваться
Иллюстрация: redgreystock/freepik

Один из страхов, мешающих бухгалтеру аутсорсеру масштабироваться, набирать сотрудников и передавать ему клиентов, заключается в том, что его наемный сотрудник уведет его клиентов и будет сам с ними работать. И ваши страхи оправданы, у меня лично были такие ситуации.

Клиент забирал моего бухгалтера в штат, и бухгалтеры уходили вместе с моими клиентами. У моей коллеги, несколько лет назад была ситуация, что ее бухгалтер увела всех клиентов, только представьте вообще всех, на сумму в 300 тысяч рублей месяц. 

Из-за таких опасений бухгалтер или сам ведет клиентов, или нанимает сотрудников, но общение и взаимодействие с клиентами оставляет на себе.  Что приводит к ограничению роста, ведь наше время не резиновое, и собственник из-за этого загоняет себя в ежедневную рутину. 

Мы обратились к юристам с вопросом, есть ли способ юридически защитить себя.

Мы не имеем право запрещать своим сотрудникам открывать бизнес и оказывать услуги кому бы то ни было, но мы имеем право запретить им использовать в личных целях и распространять коммерческую информацию, полученную в процессе работы в нашей компании.

А ведь, чтобы увести нашего клиента, сотруднику как раз нужно использовать информацию, полученную у нас, его контактные данные, стоимость обслуживания, данные о компании и так далее. И юристы составили для нас, собственников бухгалтерских агентств, незаменимый пакет документов

Для начала мы разрабатываем положение о коммерческой тайне нашей компании, и перечисляем в ней все документы, все таблицы, регламенты и программные обеспечения, которые используем в работе. 

Так же подписываем приказ об утверждении положения о коммерческой тайне и памятку об ее защите.

Когда к нам приходит клиент, мы с ним подписываем договор на оказание бухгалтерских услуг. Очень важно к договору приложить:

1. Карточку спецификации тарифа (смету работ) где подробно перечислены наименования и объемы задач, которые вы берете в работу.

Она необходима, чтобы обосновать цену клиенту: ему важно четко понимать, за что он платит, а также чтобы спокойно выставлять дополнительные счета, если клиент просит сделать то, что не включено изначально в договор. Скачать бесплатно можно в моем Telegram-канале.

Например, в договоре указана общая фраза «ведение кадрового учета», клиент просит поставить его компанию на воинский учет, бухгалтер думает, что это не входило в кадровый учет, а клиент думает, что входило. Так же, как и декретные, алименты и так далее. Без карточки спецификации границы обязанностей бухгалтера размыты. 

2. Следующим приложением к договору идет регламент взаимодействия с клиентом, в котором прописаны самые важные условия работы, которые клиент должен знать и помнить.

Понятно, что все условия можно прописать в договоре, но он слишком объёмный и сложный, чтобы помнить все нюансы.

В регламенте мы указываем в какой срок и в каком виде клиент должен предоставить документы и что будет если не предоставит. Сколько времени вы отвечаете на запросы клиентов и так далее. Иначе вы всегда будете «плохими».

Например, у клиента плохое настроение сегодня, и бухгалтер ему ответила на сообщение в чате только через 2 часа, а обычно она отвечала через час. Вот и повод кричать и проявлять недовольство. И клиент будет прав, ведь у вас нет с ним регламента, в котором вы договорились какое время ожидания приемлемо для клиента. 

3. После приема клиента в работу, вам его нужно передать исполнителю и подписать с ним договор.

Исполнитель может быть бухгалтер по трудовому договору у вас в штате, это может быть фрилансер, оформленный как самозанятый, или стороння компания которой вы передаете работы на субподряд. 

И тут важно обратить внимание, чтобы работы с клиентом и работы с исполнителем были в договорах идентичны (слово в слово). Так как вы передаете обязанность их выполнения и ответственность за данные работы. 

4. На каждого переданного клиента мы обязательно подписываем акт приема передачи клиента в работу, в котором указываем в какой информации, являющейся коммерческой тайной мы даем доступ. 

5. Конечно же с исполнителем подписываем договор о полной материальной ответственности и самый важный документ – это соглашение о неразглашении информации и о недопущении незаконной конкуренции.

На основании данного документа, если исполнитель использует полученную информацию, составляющую коммерческую тайну, и начнет работать с нашим клиентом напрямую, то ему грозит штраф.

Мы указали сумму в 1 млн рублей. И указали срок 3 года, в течении которого исполнителю запрещено работать с нашими клиентами, так как он этого клиента получил, работая с нами. 

Уже есть успешная судебная практика, но в других сферах. В бухгалтерском аутсорсинге, на сегодняшний день, после подписания данного пакета документов ни один бухгалтер не рискует увести клиента. Хотя мне очень хочется протестировать документы в суде, но сам факт подписания пакета документов уже защищает нас от воровства. 

Бывают возражение от кандидатов, который говорят что эти документы не несут юридической силы, тогда я спрашиваю «если вы уверены, что вам ничего не грозит, то почему не хотите подписать документы?» А также уточняю: «я правильно понимаю, что вы допускаете ситуацию воровства клиентской базы, раз не хотите подписывать данное соглашение?». И, таким образом, всех непорядочных исполнителей мы отсеиваем на этапе собеседования

Хотите в 2024 году повысить стоимость бухгалтерских услуг, но боитесь, что клиенты уйдут? Дарю урок "Как поднять стоимость обслуживания клиентам", жмите по ССЫЛКЕ и забирайте

БУХГАЛТЕРСКИЙ БИЗНЕС|Екатерина Сидиченко

Рассказываю о том как строю бухгалтерский бизнес сейчас!

Реклама: ИП Филатова Е.С., ИНН 246213815352, erid: LjN8KEQvN

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»

Если вы видите это сообщение, значит продвижение работает.

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»
9

Комментарии

3
  • Бабака Кавайка

    Пусть уходят наемные бухи. Если клиенты к вам вернутся, то тот был плохой бух. Если не вернутся - вы плохой бух.

🚚 Грузоперевозка в страну ЕАЭС может облагаться разным НДС

При сделках с контрагентами из стран ЕАЭС взимание косвенных налогов при работах, услугах идет в стране, территория которой признается местом реализации. При грузоперевозках место реализации – страна исполнителя.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Цены на наушники на маркетплейсах оказались завышенными по сговору

ФАС выявила картель продавцов наушников на маркетплейсах. Продавцы общались в чате мессенджера, писали негативные комментарии конкурентам и заказывали наушники «в никуда».

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки! Ведем запись на первый летний поток обучения

Набираем первый летний поток-2024 на курсы повышения квалификации и переподготовки с максимальными скидками, чтобы вы не ограничивали траты на отпуск и получили полезные знания. Начало обучения 1 июня, присоединяйтесь!

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки! Ведем запись на первый летний поток обучения
2
Лучшие спикеры, новый каждый день

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки! Ведем запись на первый летний поток

Набираем первый летний поток-2024 на профкурсы. Успейте записаться до 3 июня, чтобы за лето повысить квалификацию и выйти на новый уровень знаний!

Итоги 35 месяцев инвестиций. 3,83 млн рублей

1 июня, значит пора защищать детей и подводить итоги мая! Ежемесячно я пишу отчёт о том, что произошло с моими инвестициями. Напоминаю: я начал копить на квартиру в Сочи в июле 2021. 35 месяцев позади. Погнали!

Итоги 35 месяцев инвестиций. 3,83 млн рублей

Горящие глаза, «ген предпринимательства» и Борис Мальцев 

Студенты из акселератора «БизнесКуб» КубГУ, мечтая о собственных стартапах и предпринимательских прорывах, направлялись на встречу с успешными бизнесменами.

Горящие глаза, 
«ген предпринимательства» и 
Борис Мальцев 
1
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Бесплатно с УСН

Как в 2024 году уменьшать налоги по УСН и ПСН на страховые взносы: таблица для ИП и ООО

При расчете налога на УСН «доходы» для фиксированных взносов факт уплаты не имеет значение, для взносов за работников — важен факт уплаты. На доходно-расходной упрощенке факт уплаты имеет решающее значение. Для подтверждения этого факта может понадобиться заявление о зачете. Смотрите в нашей таблице, когда и как можно учитывать взносы при УСН и ПСН.

Как в 2024 году уменьшать налоги по УСН и ПСН на страховые взносы: таблица для ИП и ООО

О чем говорят бухгалтеры — топ 5 обсуждаемых тем на этой неделе. 👂«Ночной бухгалтер» № 1694

Говорили не только о реформах, обычные рабочие проблемы никуда не делись. Кто-то в Китай не может перевести деньги, у кого-то налог на УСН — выпади глаза, а у кого-то вообще счета заблокировали. Но всегда есть коллеги-спасители, которые и словом утешат, и делом помогут.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Валюта

Стартовал сезон скупки долларов

Интерес к валюте вырос в преддверии сезона отпусков, на спрос также повлияло укрепление рубля.

3

Иван Никитенко: «Я точно не готов продавать душу и работать с клиентами-говнюками»

Это второй сезон проекта «ТоТ еще разговор». Хочется говорить с предпринимателями об их бизнесе. Мы пригласили краснодарского предпринимателя Ивана Никитенко.

Иван Никитенко: «Я точно не готов продавать душу и работать с клиентами-говнюками»
3
Банки

Доля просроченных микрозаймов сократилась до 32%

80% клиентов МФО получают займы дистанционно.

УСН

Изменения по УСН: НДС и новые лимиты

К каким переменам ИП и организациям на УСН надо приготовиться в 2024-2025 гг.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Зарплата

Большинство компаний МСП повысили зарплаты: каким именно специалистам

В основном бизнес повысил оклады линейным специалистам и руководителям отделов. Доходы выросли, в том числе и у бухгалтеров.

При назначении налоговых выплат будут учитывать детей до 23 лет

Семьи могут претендовать на налоговые вычеты, если дети до 23 лет получают очное образование.

Отпускные

Топ-4 трудностей с отпусками: с чем столкнулись бухгалтеры в 2024 году

Собрали ответы Роструда на частые вопросы об отпусках без сохранения зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

В поездах можно перевозить животных без их владельцев

Оформить документы и забронировать билет владельцы питомцев смогут на сайте РЖД, в информации нужно указать особенности ухода за домашним животным.

Какой будет налоговая система с 2025 года: реальность и предложения экспертов

30 мая 2024 года в рамках Ильинского клуба предпринимателей при ТПП прошли общественные обсуждения налоговых реформ и изменений в НК, в том числе предложенных Минфином с 2025 года.

Какой будет налоговая система с 2025 года:  реальность и предложения экспертов
НДС

Медицинские товары облагаются НДС 10%, если на них есть регудостоверение

По медицинским изделиям может быть ставка НДС 10%, если они входят в перечень, не быть вообще НДС, если они входят в другой перечень или НДС 20%, если ни в один перечень этот товар не входит.

Теперь рассчитывать дни станет проще, на «Клерке» появился удобный калькулятор

Калькулятор вам поможет быстро найти ответ на вопрос «сколько дней между датами». Если вам нужно быстро что-то рассчитать, воспользуйтесь бесплатным калькулятором на Клерке». Задайте начальную дату, конечную дату — и получите результат.

Теперь рассчитывать дни станет проще, на «Клерке» появился удобный калькулятор
3

Интересные материалы

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»

Если вы видите это сообщение, значит продвижение работает.

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»
9