Конечно, можно обойтись исключительно чеками — закон это разрешает. Но если компания часто взаимодействует с внушительным количеством исполнителей, безопаснее будет иметь акты и договоры. Важный момент: договор лучше формировать под каждое задание отдельно.
Сегодня все это можно и нужно делать электронно. Все уже привыкли к ЭДО с усиленными цифровыми подписями при взаимодействии с контрагентами.
Блок по работе с физлицами принято называть КЭДО (кадровый электронный документооборот) — для него подойдет и простая электронная подпись. Принцип её работы можно сравнить с проверкой при входе или осуществлении какой-то операции в онлайн банке, когда на мобильный клиента автоматически отправляется уникальный постоянно меняющийся четырехзначный код.
Для работы с самозанятыми существуют специализированные инструменты для кадровиков и бухгалтеров. У них есть две чёткие цели: автоматизировать часть или весь процесс работы с исполнителями и предоставить дополнительные гарантии и функционал.
В свою очередь эти инструменты делятся на два типа:
- кредитные организации;
- операторы электронных площадок.
На официальном сайте налоговой перечислены те организации, которые прошли проверку и получили одобрение ФНС на такого рода услуги.
Как выбрать надежного партнера
- Проверьте статус компании на сайте налоговой, одобрен ли он ФНС.
- Необходимый минимум, который вы вправе требовать от партнера — КЭДО, выплаты самозанятым, включая проверку статуса плательщика налога на профессиональный доход и возможность автоматически формировать необходимые документы с гарантией соблюдения всех требований закона.
- Изучите предложения на рынке: большинство подобных компаний оказывают услуги за комиссию от 0,5% до 5% от оборота.
Кроме основных функций некоторые компании предлагают дополнительные инструменты — их можно выбрать под себя. Это максимально облегчит документооборот и снимет нагрузку с кадровиков, юристов и бухгалтерии.
Набор дополнительных инструментов для бизнеса у разных компаний будет отличаться, но если постараться консолидировать возможные варианты, он будет выглядеть так:
1. Уведомление в МВД.
По самозанятым, которые не являются гражданами России, необходимо готовить уведомление в МВД. В нем необходимо описать суть ваших договорных отношений.
Платформа заполняет уведомления автоматически — остается скачать и отправить в соответствующий территориальный орган.
2. Онбординг и техническая поддержка.
В компании Qugo клиентский сервис работает круглосуточно, говорит на нескольких языках и снимает с вас все вопросы самозанятых исполнителей.
3. Работа напрямую или по API.
Исполнитель получает сервис, автоматизирующий отчетность перед налоговой. Работать с платформой можно как отдельно, так и интегрировать по API с 1C, например. В таком случае вы сможете работать в комфортной для вас среде, в которую будут подгружаться документы с платформы.
4. Консалтинг.
Этот пункт незаслуженно игнорируют сами клиенты, хотя это крайне важный элемент работы. Специалисты компании-партнера помогают правильно оформлять документы, всегда в курсе всех нововведений и готовящихся поправок в законе. Это позволяет свести риски к минимуму.
5. Маркетплейс.
Маркетплейс не только позволяет осуществлять поиск исполнителей, но и гарантирует ФНС открытость и прозрачность взаимодействия с самозанятыми. При наличии у платформы маркетплейса не придется доказывать налоговикам, почему был выбран тот или иной специалист на выполнение конкретной задачи.
Риски переквалификации сведены к минимуму.
6. Операции с любыми контрагентами.
Вне зависимости от того, какую форму налогообложения выбрали ваши контрагенты, с помощью платформы можно работать и с самозанятыми, и с физическими лицами без специального налогового статуса, и с индивидуальными предпринимателями.
Object not found: 4426
Начать дискуссию