Расчеты с работниками

Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

Курьер на автомобиле быстрее доставляет пиццу, ремонтник объезжает больше клиентов, а менеджер по продажам скорее возвращается из командировки. Поэтому фирмы доплачивают сотрудникам за использование личного авто и бензин. Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии. В статье разбираем, как не тратить время, деньги и соблюсти закон.
Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

Курьер на автомобиле быстрее доставляет пиццу, ремонтник объезжает больше клиентов, а менеджер по продажам скорее возвращается из командировки. Поэтому фирмы доплачивают сотрудникам за использование личного авто и бензин.

Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии.

В статье разбираем, как не тратить время, деньги и соблюсти закон.

Расходы при разных схемах

Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.

Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.

Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

 

Наличка от дивидендов

Компенсация

Аренда

Аренда с экипажем

Выплаты сотруднику

0

500

500

500

Страховые взносы с услуг экипажа

0

0

0

86

НДФЛ

0

0

75

75

ГСМ (компенсация работнику по чекам)

3 500

3 000

3 000

3 000

Возьмем в расходы

0

1 200

3 575

3 661

Экономия по налогу на прибыль

 

-240

-715

-732

Заплатили государству налоги и СВ

 

-240

-640

-657

Всего затраты*

3 500

3 260

2 935

3 004

*здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.

Способ 1. Черный нал

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов...»

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Способ 2. Компенсация

Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1 200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это прямо разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Соглашение с работником.

По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде Соглашения к Трудовому договору, но и сделать в формате Приказа руководителя.

Минфин формат приказа признает: «основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы)». Письмо Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.

2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.

Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь. Обычно это Путевые листы, но чтобы не тратить время на их оформление применяют Отчеты электронной системы. Минфин такие отчеты признает в письме от 16.06.11 № 03-03-06/1/354: «По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь».

Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте это. Вы пишете адрес клиента и время, сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.

Контроль маршрута сотрудника по геометке

СБИС Курьер проверит, был ли сотрудник у клиента в указанном месте и в нужное время

 

 

Способ 3. Аренда автомобиля

Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.

Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой договор предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто.

2. Акт приема-передачи автомобиля.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.

Подписывайте документы прямо в смартфоне

Выпустите в СБИС электронные подписи для кадрового электронного документооборота

Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем

Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.

Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто с экипажем.

2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

3. Ежемесячный акт оказанных услуг.

Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.

Подведем итог

При любой схеме работы придется считать километраж, чтобы не переплачивать за бензин и подтвердить обоснованность расходов ГСМ при налоговой проверке.

Удобно это делать в СБИС Курьер. Работник включает приложение и едет. Система рассчитает расстояния по GPS, учтет время в пути, сформирует отчет и отправит его на согласование руководителю.

Считайте пробег автомобиля по геометкам

Работник включает мобильное приложение и едет к клиенту. СБИС Курьер проверяет маршрут и километраж.

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 500 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 900 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Начать дискуссию


Похожие материалы

Налог на прибыль

ФНС: налог на прибыль по облигациям вырос с 15% до 20%

Налоговики напомнили, что компании, которые получают проценты по государственным облигациям, должны правильно указывать ставку налога и КБК в декларации.

ЭДО

Утвержденный ФНС формат позволяет сформировать просто счет или счет-оферту

С 20 марта 2025 года счет на оплату можно оформить в электронном виде.

Обучение для бухгалтеров

Сладкие скидки к Масленице! Успейте купить курсы по вкусным ценам

Прямиком с пылу с жару! Новая акция в честь самого сытного праздника февраля. Выбирайте курсы повышения квалификации и профпереподготовки «Клерка» на любой вкус и скорее записывайтесь — пока предложение еще горячее. Обучение начнется 1 марта.

Сладкие скидки к Масленице! Успейте купить курсы по вкусным ценам

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДФЛ

Минфин уточнил нюансы с наличием НДФЛ при перекредитовании жилья

Физические лица, рефинансировавшие ипотечные кредиты через банки или кредитные организации, не платят НДФЛ с материальной выгоды.

Выход на пенсию

На Госуслугах появился сервис, чтобы оформить выход на пенсию

Пенсионеры смогут в личном кабинете получить нужные документы для выхода на пенсию.

Что нужно знать про УСН в 2025 году бухгалтеру. 💡«Ночной бухгалтер» № 1878

Свели вместе важные нюансы работы с УСН в 2025 году. Проверяйте, все ли делаете правильно, а то скоро уже отчетность за первый квартал.

Что нужно знать про УСН в 2025 году бухгалтеру. 💡«Ночной бухгалтер» № 1878
Марина
УСН

Ип на усн с ндс д-р

Здравствуйте, ип на усн д-р ндс 5%, торгует на Вайлдберриз. Как отражать доходы и расходы в кудир? Доход от продажи без ндс? При этом все комиссии и логистики...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

В доходы по УСН выручка идет без НДС. В декларации по НДС указывается налогооблагаемая база и НДС.

доход по кудир будет равен выручке...

Читать полностью
3-НДФЛ

3-НДФЛ нужно заполнять с учетом новой ставки 15%

Продолжается Декларационная кампания-2025. Представить декларацию о доходах, полученных в 2024 году, необходимо до 30 апреля 2025.

Налог на прибыль

На 2025 год сохраняются льготы даже при разрыве налоговых соглашений с недружественными странами

Российские компании смогут применять пониженные ставки или не удерживать налог на прибыль при выплате процентов иностранным банкам и экспортно-кредитным агентствам до конца 2025 года, даже если действие налоговых договоров с их странами приостановлено.

Дробление бизнеса

Дробление бизнеса: ФНС списывает миллионы штрафов за отказ от схем

Ведомство дает предпринимателям уникальный шанс избавиться от многомиллионных штрафов за использование налоговых схем. Те, кто добровольно откажется от дробления бизнеса до конца 2026 года, смогут списать долги за 2022-2024 годы.

Банки

Банк берет повышенную комиссию? Это незаконно

Судебная практика по вопросам банковских комиссий в последнее время складывается не в пользу банков.

Банк берет повышенную комиссию? Это незаконно
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: за заброшенные участки начнут штрафовать, Google откажется от аутентификации по СМС, а через стрим ВК можно продавать товары

Подготовили обзор главных событий дня — 25 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Владельцы Telegram-каналов, которые находятся за границей, могут размещать рекламу без обязательной маркировки

Это значит, что можно легально заказывать рекламу своих Telegram-каналов в зарубежных ТГ-пабликах без всяких рекламных токенов и обязательной регистрации в российской системе операторов рекламных данных (ОРД).

Ипотека

Для Курской области утвердили ипотеку в 2 процента

Жители Курской области смогут оформить льготную ипотеку под 2%.

Маркетплейсы

Минэкономразвития может обязать маркировать товары от иностранцев на маркетплейсах

Чтобы защитить покупателей от опасных и несертифицированных товаров, власти хотят указывать в карточках товаров иностранных продавцов, а также вносить их в систему «Честный ЗНАК».

Пять определений ВС РФ 2024 года по налогам на имущество, которые применяют налоговики

ФНС опубликовала обзор судебной практики за 2024 год, который содержит позицию Верховного суда по отдельным спорам, связанным с налогообложением имущества.

КИК

ФНС РФ выпустила официальное письмо по вопросу применения своих «черных списков»

ФНС официально разъяснила, с какого момента учитывать новые перечни государств, не обеспечивающих обмен налоговой информацией.

Обзоры для бухгалтера

⚡️Главное в феврале – изменения законодательства для бизнеса. Не упустите 23 важных событий месяца

В обзоре изменения законодательства, свежая судебная практика, новые разъяснения чиновников и полезные советы. Обязательно прочтите, чтобы знать, как эти изменения могут повлиять на вашу компанию или личные финансы!

⚡️Главное в феврале – изменения законодательства для бизнеса. Не упустите 23 важных событий месяца
ВЭД

🌴 Российские компании могут подключиться к экономическим и инвестпроектам в ЦАР

Сенаторы готовы содействовать их реализации, отметил председатель комитета Совета Федерации по международным делам Григорий Карасин.

Как проверить данные на утечки и взломы

Как узнать, утекли ли данные в сеть: сервисы для проверки, причины утечек и взломов, как себя обезопасить. Что делать, если данные уже скомпрометированы.

Как проверить данные на утечки и взломы

Интересные материалы

Микропредприятиям и ИП разрешат вести бухучет без двойной записи

Минфин подготовит важные изменения и новшества в бухучет и отчетность. Это следует из Плана мероприятий по реализации основных направлений государственной политики в сфере бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности до 2030 года.

1