Бизнес-карта: как операции по ней отражаются в учете

Преимущества использования корпоративных карт

Бизнес-карта – это платежный инструмент, привязанный к расчетному счету компании или ИП. Если генеральный директор или работник расплатится такой картой в магазине или любом другом месте, деньги спишутся с расчетного счета организации.

Корпоративную карту также используют для выдачи сотрудникам подотчетных средств на командировочные или хозяйственные расходы, связанные с закупкой товаров или услуг. Но руководитель или предприниматель должен утвердить внутренние правила использования бизнес-карт. Надо создать положение о картах в компании и указать круг лиц, использующих карты, порядок передачи карт и систему отчетности.

Плюсы использования бизнес-карт:

• Не придется заранее переводить деньги с основного расчетного счета на счет карты.

• Деньги с расчетного счета, к которому привязана карта, не зависят от длительности платежного дня и доступны в любое время.

• Директору или бухгалтерии легко контролировать траты сотрудников с расчетного счета.

Кто может пользоваться корпоративной картой

ИП может пользоваться бизнес-картой для оплаты личных нужд, как обычной дебетовой картой. Можно совершать любые покупки. При этом, если ИП применяет налоговый режим УСН 15% «Доходы минус расходы», понесенные на нужды бизнеса затраты снижают налоговую базу.

Юридические лица могут оплачивать бизнес-картой корпоративные покупки: канцелярские расходы, ГСМ, онлайн-сервисы и услуги. Можно снимать или вносить деньги через банкомат.

Бизнес-карты для сотрудников используют, чтобы выдавать подотчетные деньги. Руководитель или ИП могут контролировать расходы по карте в личном кабинете. А при необходимости можно установить лимиты на оплату и снятие наличных.

Проводки по операциям с корпоративными картами

Для учета операций по такой карте обычно используется счет 51. При оплате сотрудником товаров и услуг деньги с 51-го счета направляются напрямую в его подотчет:

Д 71 – К 51.

В дальнейшем работник приносит авансовый отчет по этим тратам с приложением подтверждающих документов. Здесь возникают стандартные проводки по закрытию подотчета:

Д 10, 41, 20, 26 – К 71.

Счет дебета зависит от того, что именно закупал сотрудник.

Часто этот сотрудник – руководитель организации. Он тратит деньги с расчетного счета по своему усмотрению и, вероятно, на собственные нужды. В таких случаях деньги тоже относят на 71 счет в подотчетные средства директора.

Бизнес-карта привязана к отдельному расчетному счету

Существует еще один вид корпоративных банковских карт – когда к карте открыт отдельный счет. При необходимости организация перечисляет деньги со своего расчетного счета на счет карты. Этими деньгами и распоряжается работник, которому выдана карта.

Как правило, для таких карт используется счет 55 «Специальные счета в банках». Тогда проводки по подотчету будут гораздо сложнее.

Корпоративная карта Тинькофф Бизнеса привязана к расчетному счету организации, поэтому учет операций по такой карте происходит в упрощенном варианте – с расчетного счета напрямую подотчет.

В случае, когда к бизнес-карте открывается отдельный расчетный счет, проводки по операциям с картой будут такими.

Сначала деньги перечисляются на карточный счет:

Д 55 – К 51.

Работник может снять эти деньги в банкомате:

Д 71 – К 55.

Если при этом он принес деньги и сдал в кассу организации, то проводка будет такой:

Д 50 – К 71.

Деньгами в своей кассе в дальнейшем распоряжается организация.

Может быть, что наличку работник снял, а до кассы не донес: сразу пошел оплачивать нужные организации товары и услуги. В этом случае проводок по кассе не производится, ведь деньги в кассу не поступали. Снятие денег в банкомате просто отражается проводкой:

Д 71 – К 55.

В дальнейшем работник приносит авансовый отчет и закрывающие документы. Его подотчет закрывается, как описано выше.

За пользование картой, как и по операциям по расчетному счету, банк может выставлять комиссию и списывать ее с карточного счета. В этом случае проводки будут аналогичными проводкам по расчетному счету:

Д 91 – К 55.

Если бизнес-карта кредитная, то будут дополнительные операции по обслуживанию кредитных денег на ней.

Когда перечисление на карту производится за счет средств банка, возникает операция:

Д 55 – К 66.

Начисленные за пользование кредитными деньгами проценты на карте отражаются в составе прочих расходов:

Д 91 – К 55.

Погашение кредитных средств отражается проводкой

Д 66 – К 55.

Чаще всего это происходит в сумме обязательного платежа по карте в рамках кредитных отношений с банком.

Учет выдачи карты

При выдаче карты работнику может возникнуть вопрос, нужно ли эту операцию отражать в учете. Здесь есть две точки зрения.

Первая: поскольку карта – собственность банка, то не нужно. Учету подлежат только деньги, которые на ней находятся, ведь именно они – собственность организации. При этом никто не мешает вести, скажем, журнал учета выдачи карт сотрудникам или другой аналогичный внутренний документ.

Вторая: нужно отражать бизнес-карту на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Стоимостная оценка может быть небольшой и отражать скорее факт пользования картой. Например, в размере 1 ₽. Выбор методики учета остается за организацией.

Бизнес-карты в командировках

Когда работника направляют в командировку, можно оформить и выдать ему корпоративную карту. Однако использование бизнес-карты в организации стоит регламентировать локальным нормативным актом.

Размер суточных будет определяться исходя из количества дней командировки и установленного в организации лимита суточных. Стандартный размер суточных при поездках по России составляет 700 ₽ в день. Организация может увеличить этот лимит по своему усмотрению, но с суммы, превышающей 700 ₽ в день, нужно удерживать с работника НДФЛ.

По потраченным деньгам сотрудник по возвращении из командировки должен отчитаться – предоставить авансовый отчет с документами.

Для заграничной поездки руководителю или сотруднику можно выпустить к валютному счету организации бизнес-карту «Мир». Бизнес-карта выпускается только в валюте счета, к которому она привязана. Стоит учитывать, что карты «Мир» принимают не во всех странах.

^{Реклама: АО «ТИНЬКОФФ БАНК», ИНН: 7710140679}