Ведение бизнеса

Шесть советов по документированию процессов

Деятельность любой организации можно разложить на разного рода процессы: процесс продажи товара или услуг клиентам, процесс выезда по обслуживанию, процесс замены некондиционного товара, процесс документооборота и т.д.

Деятельность любой организации можно разложить на разного рода процессы: процесс продажи товара или услуг Клиентам, процесс выезда по обслуживанию, процесс замены некондиционного товара, процесс документооборота и т.д.

В организациях, идущих по пути упорядочивания и стандартизации деятельности, нередко возникает задача по описанию тех или иных сложившихся процессов (как правило, наиболее важные или наиболее устойчивые).

Как правило, такая задача решается путем документирования процесса – написания и утверждения документа (регламента), который описывает сам процесс, ответственных за его выполнение, критерии результативности и т.д.

Советы, которые здесь перечислены, адресованы новичкам, непрофессионалам в области документирования процессов. Моя цель – помочь тем, кому выпала впервые участь автора регламента.

Совет 1. Не бойтесь начать!
Страх, возникающий перед написанием документа, в той или иной мере знаком всем авторам, включая профессионалов. Такой страх нормален, и ваша первая задача – побороть его в себе. Делается это по-разному. Например, можно создать на рабочем компьютере файл (папку) с именем, совпадающим с названием будущего регламента. Файл будет накапливать черновики текста и одновременно играть роль «напоминалки». Еще один способ начать – это сообщить вашим коллегам точную дату презентации документа в его первой редакции (оптимальным сроком я считаю 5 – 15 дней). Таким образом вы излечитесь от «откладывания в долгий ящик» и сможете эффективно мобилизовать свои силы и распределить время.

Совет 2. Держитесь золотой середины!
Иногда вы прекрасно представляете себе процесс от и до, но все же не можете уловить нужный уровень детализации описания. Помните, что ваше изложение не должно быть всеохватным, а сам документ не стоит превращать в «энциклопедию русской жизни». Ваш уровень – это средний уровень, ни слишком краткий, ни слишком подробный. Экономьте время ваших читателей и свое собственное. Сосредоточьтесь на крупных этапах процесса. Если какие-то подпроцессы уже описаны – смело ссылайтесь на них в тексте документа. Не рекомендую вам фиксировать в регламенте моменты, еще не устоявшиеся или необязательные для исполнения.

Совет 3. Подключайте правое полушарие мозга!
Именно оно, как говорят психологи, отвечает за «бессловесное», образное мышление. Используйте графику, блок-схемы и тому подобные «художества» для перевода регламента на язык образов. Это поможет лучше понять и запомнить написанное и вам, и вашим благодарным читателям. Рисунок, блок-схема может быть как основой текста (до его написания), так и более или менее подробной иллюстрацией к нему.

Совет 4. Работайте в группе!
Даже если задача написания документа полностью лежит на вас, в вашем распоряжении есть ресурсы «рабочей группы». Если рабочая группа не была сформирована кем-то «сверху», создайте ее сами - привлеките участников процесса, который должен быть описан. Обсуждайте с ними наброски текста и готовый документ. Используйте знания ваших коллег, подчиненных, руководителя, чтобы получилось «объемное» изображение процесса. Консультации с рабочей группой можно проводить в два этапа: до написания текста (предварительно) и после. Очень хорошо, если результаты консультаций будут зафиксированы в протоколах или электронной почте.

Совет 5. Знакомьте с регламентом!
Очевидно, что утвержденный регламент должен исполняться. И скорее всего, именно на вас как автора ложится приятная обязанность познакомить с документом участников процесса, исполнителей. Лучше это делать коллективно – на собрании группы или отдела (предварительно можно разослать документ по электронной почте, разместить на доступном электронном ресурсе и т.п.). Используйте метод «коллективного чтения»: раздайте всем присутствующим печатную версию документа и проговорите текст пункт за пунктом, подробно разъясняя наиболее важные места. Не делайте из чтения просто официального «ознакомления» - пусть ваше собрание продолжится обсуждением документа, его применимости. Используйте графику (блок-схемы). Если вы не сможете ответить на какой-то вопрос сразу, возьмите тайм-аут на поиск ответа. Результаты собрания неплохо было бы фиксировать в специальном реестре (хотя бы на уровне «документ доведен до участников, обсуждались вопросы такие-то»). Подготовьте вопросы по документу, которые можно будет задать на следующем собрании. И не забывайте информировать участников процесса о коррективах, которые вносите в документ.

Совет 6. Изменения – это хорошо!
Всё в нашей жизни меняется, и процесс, который вы описали, не является исключением. Если ваша компания развивается, то когда-нибудь настанет время и для его пересмотра. Будьте готовы к этому. Не относитесь к вашему творению как к догме, умейте вовремя уловить необходимость корректив. Время от времени возвращайтесь к написанному, сверяйте с реальностью, узнавайте мнение участников процесса (тех, кто работает по этому документу). Очень хорошей практикой является аудит по документированному процессу (аудитам посвящен отдельный стандарт семейства ISO – 19011:2002).

Не забудьте, что изменение в регламенте – это, по сути, создание его новой редакции. После того как вы внесли изменения в текст документа, их нужно согласовать с рабочей группой. Высылая участникам обсуждения измененный текст, отметьте правки другим шрифтом (или цветом), чтобы читатели смогли сфокусироваться на главном. В сопутствующем письме отметьте дату, до которой принимаются возражения и … ждите. Если ваши изменения не принимают – стоит обсудить с оппонентом лично или, в крайнем случае, по почте причины возражений и найти компромиссное решение. Возражений больше нет? Тогда представляйте измененный документ на утверждение!

Надеюсь, что мои советы помогут вам справиться с созданием регламентов. Удачи!

📈 Бухгалтер на аутсорсе: полный мануал для выхода из найма

✔ Научитесь искать клиентов и увеличивать доход

✔ Поднимите свой чек и грамотно проводите переговоры

✔ Оформите договоры для безопасной работы

✔ Получите удостоверение на 72 ак. часа, внесем в госреестр Рособрнадзора

Скидка до 54%! Только сегодня!

14 900 ₽ 32 500 ₽

Запишитесь сейчас и начните зарабатывать от 150 000 ₽ в месяц!

🚀 Записаться на курс

Начать дискуссию


Похожие материалы

Инвестиции

27% на коксе. Свежие облигации: ПАО Кокс на размещении

Тут могла бы быть очередная несмешная шутка про кокс. Смотрим новый флоатер от коксохимического завода Кокс. И заодно смотрим новый фикс от него же. Да, всё верно, коксовый дубль из двух выпусков. Фикс для всех, а флоатер только для квалов.

27% на коксе. Свежие облигации: ПАО Кокс на размещении

Как оформить налоговый вычет по ПДС: Сбер поделился инструкцией для возврата денег

Программа долгосрочных сбережений (ПДС) позволяет не только формировать накопления на будущее, но и получать налоговый вычет со взносов. Это хороший способ снизить налоговую нагрузку и вернуть часть внесенных средств.

Кадры

80% компаний следят за работой сотрудников

Почти половина работодателей требует от сотрудников регулярных отчетов, а еще 43% ведут видеонаблюдение в офисе.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
IT-компании

Какие изменения коснутся IT-компаний в 2025 году

Налоговая реформа не обошла вниманием IT-компании. Некоторые изменения уже вступили в силу, например, применение 5% ставки налога на прибыль. Другие изменения заработают совсем скоро — например, с 3 марта 2025 года отменяется мораторий на выездные проверки в IT-компании. Рассказываем, что ждет айтишников и как адаптироваться к новым реалиям.

Какие изменения коснутся IT-компаний в 2025 году

Чем бизнес в Саудовской Аравии привлекателен для российских предпринимателей

Все больше российских компаний открывают для себя рынок Саудовской Аравии. Основными сферами вложения средств являются агропромышленный комплекс, строительство и инфраструктура, энергетика. Отечественных предпринимателей привлекает устойчивая бизнес-среда, стабильная политическая обстановка и, что особенно важно, система налоговых льгот.

Новости ФНС

Уведомления об изменениях в личном кабинете можно получать на свою электронку

Для получения сообщений из ФНС об обновлении данных в личном кабинете в разделе «Профиль» необходимо подтвердить свой электронный адрес.

OlgaB.

НДС в чеке ККМ при 100% предоплате

Коллеги. Подскажите в чеке ККМ , когда идет предоплата (за товар/услугу), то НДС как нужно указывать 5% или 5/105?

Эксперт:

Ирина Лапшина

Ирина Лапшина
Эксперт

Добрый день ! В чеках ККТ обычно указывается продажа по ставкам НДС 5% или 7%, либо по расчетной ставке НДС 5/105 или 7/107.Применение расчётной...

Читать полностью
Инвестиции

Большинство россиян планируют инвестиции на срок не более пяти лет

Горизонт инвестирования опрошенных женщин и мужчин часто не превышает пяти лет.

Ошибки в счетах-фактурах: из-за каких откажут в вычете НДС, а какие не помешают этому 

Счет-фактура — основание для принятия продавцом сумм НДС к вычету. Правила применения вычетов установлены статьей 172 НК. Но в процессе хозяйственной деятельности налогоплательщики допускают в счетах-фактурах ошибки. Они могут быть как существенными и приводить в дальнейшем к отказу в вычете НДС, так и несущественными. 

Ошибки в счетах-фактурах: из-за каких откажут в вычете НДС, а какие не помешают этому 

На отдельные помещения в элитном здании повышенная ставка налога не действует. Но это могут изменить

Бизнес-недвижимость облагается налогом по ставке 2%, но если кадастровая стоимость выше 300 млн рублей, будет повышенная ставка 2,5%. Если кадастровая стоимость помещения ниже 300 млн, повышенной ставки не будет, даже если это помещение находится в здании, кадастровая стоимость которого превышает 300 млн рублей.

Инвестиции

Итоги 44 месяцев инвестиций. 6,333 млн рублей

1 марта, значит пора жарить блины, лопать их с икрой и подводить итоги февраля. Ежемесячно я пишу отчёт о том, что произошло с моими инвестициями. Напоминаю: я начал копить на квартиру в Сочи в июле 2021. 44 месяца позади. Погнали!

Итоги 44 месяцев инвестиций. 6,333 млн рублей

ФНС: закрытие ИП никак не влияет на статус самозанятого

Многие самозанятые одновременно имеют статус ИП.

📢 Для ПВЗ введут налог на имущество, старших по дому освободили от взносов, с процентов по вкладам отменили вычеты. Топ новостей за неделю

Собрали для вас самые важные бухгалтерские новости недели, которые вы могли пропустить.

Майнинг

В реестр ФНС включили 518 майнеров

Легально добывать криптовалюту могут 518 майнеров и 91 оператор.

Банки

Сбер запустил MultiQR для отплаты покупок клиентами любых банков

У покупателей появится больше вариантов оплаты, а банковские приложения смогут считывать QR-коды других кредитных организаций и проводить транзакции по СБП.

С 1 марта будут новые правила эскроу-счетов для частного строительства

Расчеты через эскроу-счета при строительстве частного жилья теперь будут регулироваться строже. С марта подрядчики смогут получить оплату только после регистрации права собственности заказчика, а банки — обязаны соответствовать повышенным требованиям.

Инвестиции

24,5% на лизинге. Свежие облигации: Дельта Лизинг на размещении

И снова лизинг с высоким кредитным рейтингом и крепким купоном. Эмитент хоть и не новый, но первый выпуск купить не получится. Теперь есть шанс купить второй, посмотрим, что там.

24,5% на лизинге. Свежие облигации: Дельта Лизинг на размещении
Кадры

Женщины начали чаще подрабатывать на складах, в строительстве и грузоперевозках

Для подработки все больше женщин стали выбирать «мужские» занятия, которые требуют физической выносливости и силы.

Зарплата

Зарплату больше 100 тысяч рублей стали получать в 11 регионах

Больше 100 тысяч рублей в 2024 году стали получать жители Мурманской области и Санкт-Петербурга.

Чтобы подписывать чужие электронные отчеты, нужна МЧД

ЭЦП предпринимателя должна находится у него самого, а не у стороннего лица, который сдает его отчеты.

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: на лечение питомцев уходит до 50 млрд рублей, Московский зоопарк выбирает имя для альпаки, а для писателей создадут реалити-шоу

Подготовили обзор главных событий дня — 28 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.