У вас есть проблемы? У вас есть неразрешимые проблемы? Есть ли у вас что-то, на чем застревает ваше внимание и вы буквально вязнете. Это что-то (или целая пачка этих что-то) не дает развернуться вам во всю мощь, во всю ширь?
Вы как будто придавлены чем-то. Хорошо, а бывает такое, что бьешься, бьешься,... и чем больше сражаешься, ну, например, с непродуктивным, неисполнительным персоналом, тем больше испытываешь разочарование в себе? Начинаешь испытывать слом, и на работу ходить не очень-то хочется. Хочется все к черту бросить и уехать в отпуск, причем, чем дальше, тем лучше.
А так как вы человек ОТВЕТСТВЕННЫЙ, иначе бы вы не были владельцем или руководителем бизнеса, то начинаете обесценивать себя, свои способности ..., и капелька росы больше не блестит на розе ранним летним утром, как это было в детстве. Ладно, как часто, ложась спасть, вы мечтаете как в детстве и не можете уснуть от того, что вас «прет»?!
И вы думаете, что проблема в вас! Да, верно, проблема в вас, но не только. Проблема в ваших помощниках. Покажите мне место, где взять сотрудников, которые бы просто выполняли обязанности на своей должности, не задавали бы лишних вопросов, не сваливали бы на вас свою работу! Я схожу туда и возьму там себе сотрудников.
Мы можем взять от своих сотрудников столько, сколько они в состоянии отдать.
Большинство наших сотрудников ХОТЯТ работать и делают все, что они могут, чтобы сделать свою работу, но…
Решение есть. И прямо сейчас мы поговорим о том, как создать занятому руководителю немного свободного времени.
Я полностью опущу теорию «а почему нужно делать именно так», попробуйте и сами посмотрите, что получится.
1. Выписать в столбик список незавершенных дел. Выписывать все, что приходит в голову, независимо от степени важности. Например: «неделю назад обещал позвонить маме», «давно собирался сходить с сыном на хоккей», «уже три месяца пишу стратегический план развития организации на год» и так далее.
2. Сформулировать письменно свои цели относительно:
- своей организации;
- своей должности (цели должности «директор» и цели возглавляемой им организации – это разные вещи).
- финансов;
- лично себя;
- семьи;
- и так далее.
3. Расставить список незавершенных дел в порядке важности для вас в соответствии с сформулированными вами целями.
4. Ввести для себя правило: «Любое дело, за которое я берусь, я сразу довожу до конца, до конечного результата. Если нет возможности завершить дело сразу, я для этого дела выделяю время в своем графике». Дело считается сделанным, если к нему больше не придется возвращаться вновь. Оно не может быть выполнено на 99%. Помните, самое трудное – завершить последний процент. Есть способ не делать работу дважды – делать ее сразу, как она к вам попала, но соблюдая принцип важности.
5. Ввести для себя еще одно правило: «Я добиваюсь от своих подчиненных, чтобы они делали дела сразу. Я заставляю их доводить дела до конца».
6. У вас может быть склонность забирать работу ваших подчиненных себе, и неважно, как вы это оправдываете. Просмотрите список незавершенных дел пункте три. Напротив каждого дела поставьте пометку, КОМУ из своих сотрудников вы поручите его выполнение, но так, чтобы это относилось к его должностным обязанностям. Тут есть ловушка: склонность руководителя поручать выполнение работы не тому, кто ее должен делать, а тому сотруднику, который ее может делать независимо от того, входит это в его обязанности или нет. И так руководитель образует «замаскированные дыры». Вроде кто-то ЕСТЬ на должности, а толку нет. Составляя список «кому что поручить», вы увидите эти «замаскированные дыры». Сразу по каждой «дыре» примите решение, будете ли вы эту дыру «латать», т.е. обучать того, кто не делает свою работу, или вы его уволите. Ибо лучше никого не иметь на посту, чем того, кто ничего не делает и еще тратит ваше время, деньги, нервы.
7. Возьмите список пункта шесть и на КАЖДУЮ отдельно взятую задачу напишите ПИСЬМЕННЫЙ приказ на выполнение этой задачи. Написав приказ, отмечайте задачу в своем календаре (например, в планировщике задач программы «Оутлук») и ставьте срок ее исполнения. Что ж, у вас на это уйдет масса времени. Но правда также в том, что вы освободите себе массу времени. Ибо единственная ваша задача - отдавать приказы и добиваться их исполнения. А уже одновременно с этим организовывать, наблюдать, контролировать процесс и прочее. Первейшая ваша задача – отдавать приказы, ПИСЬМЕНЫЕ приказы, и неважно, что приказ будет написан на скорую руку на клочке бумаги, он должен быть НАПИСАН.
8. Оставшиеся задачи просмотрите и проверьте, относятся ли они к вашим обязанностям директора, мужа или сына, и если это так, то расставьте эти задачи в порядке важности в соответствие с вашими целями.
9. Возьмите каждую задачу из пункта 8 и для каждой задачи отведите в вашем календаре время для ее исполнения.
10. И, конечно, вам будут мешать. И, конечно, как только вы раздадите письменные приказы вашим подчиненным, они тут же постараются вернуть вам теперь уже их проблемы, и тут же могут создать новые. Что ж, на этом шаге дайте распоряжение своей продуктивной помощнице ходить и проверять, как выполняются ваши приказы, и ежедневно, письменно, докладывать вам об этом.
11. При невыполнении кем-либо вашего приказа не надо ругаться. Письменно повторите приказ. И опять письменно повторите приказ (а помощница пусть делает свое дело). И еще: пусть кто-то из назначенных вами сотрудников обучает других сотрудников тому, «как делать свою работу и доводить дела до конца», но это не делаете вы! Иначе вы станете тренером или кем там еще, но уже точно не директором. И, если после пяти повторений, обучения, вы по-прежнему видите неисполнительность, оправдания, «от того, что, потому что», увольте этого парня. Он здесь, чтобы создавать вам проблемы, он не сотрудничает. Или он просто тупой, или медлительный. Зачем вам такие не сотрудничающие сотрудники!?
12. Возьмите первую задачу (пункт 9) в вашем календаре и сделайте ее до конца. Параллельно добейтесь, чтобы сотрудники не носили к вам свои задачи вместе со своими телами. Пусть пишут все, что им нужно, и кладут в специально отведенную корзину. Никогда не принимайте от сотрудников незавершенную работу. Никогда не решайте их проблем и не принимайте за них решения. Добивайтесь, чтобы каждый сотрудник принимал решения сам и настаивал на том, что оно верное. А от вас потребуется одно: одобрить или не одобрить его решение. Если оно неверное, не скатывайтесь до того, чтобы подсказать ему верное решение, толку — ноль. Пусть идет и найдет его сам. Вы лишь можете (и то это много) подсказать, где и что об этом узнать.
Вот несколько простых правил:
- Делайте работу сразу.
- Отдавайте письменные приказы.
- ЗАСТАВЛЯЙТЕ сотрудников делать их работу.
Знаете, этих работающих правил не меньше двух десятков.
И тогда, специально для вас, капелька росы, вновь будет блестеть на розе, и милый смех ребенка больше не будет вызывать у вас раздражение.
Успехов вам, создатели и лидеры! Вы заслужили немного свободного времени, вы заслужили право дышать!
Начать дискуссию