Согласитесь, выжить сегодня в современной экономической обстановке — задача не из легких.
Чтобы уверенно конкурировать на рынке, компании должны обеспечить максимально высокую производительность и эффективность своей работы. В особенности это относится к малым предприятиям, так как проблемы мировой экономики обычно воздействуют на них в первую очередь, и они больше остальных заинтересованы в оптимизации ресурсов. Я хотел бы предложить несколько простых советов, как достичь максимальной производительности работы в небольшом офисе.
Совет 1. Рабочая среда: эффективно планируйте пространство.
Планировка офиса особенно важна в условиях ограниченного пространства. Рабочей среде часто не уделяют должного внимания, хотя она, несомненно, влияет на производительность работы специалистов. Мы проводим в офисе достаточно много времени, и если вы хотите, чтобы ваши сотрудники проявляли свои творческие способности, то важно сделать обстановку в нем максимально приятной и интересной.
Недостаток места для хранения бумаг вынуждает нас переходить на электронное архивирование, которое позволяет сделать пространство менее захламленным. Убедитесь в том, что ваше рабочее пространство хорошо вентилируется и освещается, не жалейте средств на решения, ограничивающие потребление энергии и использующие больше естественного освещения. Регулярно открывайте окна, чтобы впустить в комнату прямые солнечные лучи (если, конечно, это возможно) – ведь они помогают организму восстанавливать жизненные силы. Кроме того, желательно иметь в офисе растения: они являются дополнительным источником кислорода, да и просто радуют глаз.
Экспертами доказано, что здоровая, естественная рабочая среда повышает производительность работы, а у сотрудников не возникает ни единой мысли о том, чтобы вырваться из офиса при первом удобном случае. Планирование и реализация такой среды обойдется не намного дороже традиционной офисной обстановки, а такие идеи, как, например, теплоизоляция пола, способны стать настоящим подарком.
Совет 2. Комфорт: заботьтесь о себе и своих сотрудниках.
Важно найти баланс между удобством и отвлекающими факторами. Нам привычно проводить в офисе от 8 до 10 часов, поэтому необходимо убедиться, что вы сидите удобно, а монитор компьютера находится на правильном расстоянии от ваших глаз. Если в помещении прохладно, не забудьте начать день с хорошего завтрака. Регулярно делайте перерывы, чтобы вытянуть ноги, выбросить из головы все лишнее и вернуться к работе отдохнувшим.
Выбирайте мебель самого лучшего качества, которое вы можете себе позволить. Производительность работы тесно связана с комфортом, и необходимо учесть это при планировке офиса. Внимательно относитесь к покупке элементов оформления и офисной мебели, ищите выгодные предложения. Интересные, полезные и недорогие предметы обстановки можно встретить в магазинах, где торгуют подержанными вещами и не гонятся за сверхприбылью. Оптовая закупка – тоже хороший способ сэкономить деньги, но прежде убедитесь, что у вас есть место для хранения запасов.
Еще один фактор комфортности – это домашние животные. Хорошо известно, что люди, имеющие домашних животных, живут дольше, и они определенно могут способствовать созданию более дружественного рабочего пространства.
Совет 3. Оборудование: приобретайте вещи с длительным сроком службы.
Думайте о будущем и приобретайте необходимые вам устройства и оборудование, способные выдержать проверку временем. Проведите собственное исследование перед тем, как планировать офисное пространство, и подходите к выбору с умом. Ненадежное программное обеспечение, мебель и офисную технику придется чаще менять, что негативно отразится на ваших расходах.
Отвлекающие факторы, причиной которых является неисправное оборудование, могут сильно раздражать сотрудников, препятствуя повышению производительности. Руководству необходимо выявить источники таких факторов и учесть их при планировании офисной обстановки, чтобы создать эффективное рабочее пространство.
Совет 4. Расходуйте энергию с умом: действуйте экологически рационально и избегайте ненужных затрат.
Энергоэффективность и снижение расходов часто неразрывно связаны друг с другом. Используйте таблички, мотивирующие ваших сотрудников выключать свет и офисное оборудование, а также установите систему автоматического отключения оборудования, работающего в режиме ожидания. Рассмотрите возможность использования системы управления зданием (Building Management System — BMS), которая автоматически отключает питание на ночь и в выходные дни, позволяя экономить значительные суммы в счетах за электроэнергию.
Если ваш бюджет ограничен, убедитесь, что вы не покупаете ненужные вам вещи. Используйте решения, которые позволяют существенно снизить расходы. Например, зачем тратить деньги на дорогой цветной принтер, когда печатать внутренние документы, чертежи и тому подобное можно и на черно-белом? Посоветуйтесь, как оптимизировать ваши затраты, с представителями организаций, торгующих оборудованием. Ведь у малого бизнеса, который не закупает оборудование крупными партиями, больше возможностей подобрать наиболее подходящую модель.
Начать дискуссию