Интернет и IT

МФУ и принтеры для СМБ: основы выбора

Как выбрать принтер или МФУ для небольшой компании и избежать при этом наиболее распространенных ошибок.

На фоне других забот руководителя выбор офисной техники для работы с документами кажется не столь серьезной проблемой. Тем не менее ошибки при выборе принтеров могут не только привести к увеличению издержек, но и замедлить развитие всей организации.

Особенно чувствителен к этому малый бизнес, в котором рост операционных расходов может значительно сказаться на показателях компании. Разобраться с критериями выбора принтеров или МФУ для небольшой организации и избежать ошибок поможет обзор iBusiness.

Этап 1: отсекаем лишнее

Дополнительные расходы — больное место практически всех СМБ-компаний. Поэтому некоторые нюансы лучше продумать еще до момента выбора — это позволит не переплачивать за неиспользуемые возможности и при этом не экономить в ущерб работе.

В первую очередь стоит определиться с типом устройства, которое подойдет компании. Это зависит от того, какие функции ему придется выполнять. Так, если основной нагрузкой станет обычная печать документов, вряд ли стоит покупать МФУ. А если многим сотрудникам часто приходится и сканировать, и печатать, возможно, оптимальнее не смешивать процессы, а приобрести два отдельных устройства. Это позволит избежать очереди.

МФУ отлично подойдет небольшим компаниям, которые хотят совместить все в одном устройстве

Следующий пункт — цветной или черно-белый. Если вы печатаете документы в основном для внутреннего использования, можно сэкономить и приобрести черно-белый принтер. Но зачастую цветное печатающее устройство — это совсем не лишние расходы. Цветным презентациям и коммерческим предложениям чаще сопутствует успех. Небольшим компаниям выгоднее самостоятельно готовить промоматериалы, чем заказывать их в промышленных масштабах у сторонних типографий. А цветные листовки и буклеты очевидно гораздо выигрышнее черно-белых.

Этап 2: подгоняем под бизнес

Переходим непосредственно к выбору модели. Рынок принтеров и МФУ в России достаточно большой, многие известные производители предлагают модели на любой вкус и бюджет. Вот несколько параметров, которые стоит учесть небольшой компании.

Первое — это итоговые расходы на устройство. Сумма складывается из стоимости принтера, расходников — картриджей и бумаги, а также стоимости обслуживания. Большая емкость картриджей обычно означает меньшую стоимость печати в расчете на 1 страницу. Кроме того, небольшим компаниям стоит обратить внимание на полезное дополнение — возможность двусторонней печати. Это позволит сократить расходы на бумагу и сделать свой вклад в сохранение экологии.

Следующий момент — физические размеры устройства. Небольшие компании часто ограничены в офисном пространстве, поэтому чем компактнее будет принтер или МФУ, тем удобнее с ним работать. Не забывайте про технологические зазоры и место под выдвигающиеся лотки с бумагой.

Небольшие компании часто ограничены в офисном пространстве, поэтому чем компактнее будет принтер или МФУ, тем удобнее с ним работать

Важный показатель — износостойкость устройства. Каждый принтер имеет определенный лимит страниц, которые можно отправить на печать за месяц работы — более высокая нагрузка может привести к раннему износу механизмов, поломке и, соответственно, дополнительным затратам. Для техники, предназначенной для небольшого бизнеса, своего рода стандартом является показатель в 50 тысяч листов. Это довольно большой объем, до 2,5 тысячи страниц в день (если брать в расчет только будни). Но не стоит ориентироваться на эти цифры как на показатель плановой загрузки принтера — по сути это «запас прочности», который пригодится в случае форс-мажора или резкого роста нагрузки.

Еще одна полезная функция — возможность отправки документов на печать не только из локальной сети. Это будет интересно небольшим компаниям, в которых поощряется удаленная работа или часто случаются выезды к клиенту — за счет допфункции они смогут значительно ускорить процесс документооборота.

Сама же технология печати не столь критична для предприятий СМБ. И струйные, и лазерные модели обеспечивают приемлемое качество цветных и черно-белых отпечатков, чего вполне достаточно для компаний подобного масштаба. Но здесь мы видим палку о двух концах. Струйный принтер априори стоит меньше лазерного, дешевле в обслуживании, но обычно проигрывает ему по скорости печати и стоимости отпечатка. А оба показателя — и цена, и скорость — важны для небольшого бизнеса.

Однако несколько последних технологий струйной печати позволяют уйти от выбора между быстрым и недорогим. Для примера рассмотрим попавшие к нам на тестирование принтер и МФУ из линейки HP Officejet Pro X.

Этап 3: конкретные примеры 

Два компактных устройства — цветной струйный принтер Officejet Pro X451 и МФУ Officejet Pro X476 специально предназначены для использования в малом бизнесе и при невысокой стоимости обладают огромной скоростью печати. В самой компании рекомендуют эти модели для рабочих коллективов от трех до десяти человек.

МФУ HP Officejet Pro X476 обладает высокой скоростью печати и допускает двухстороннее сканирование документов в полностью автоматическом режиме

Эти модели снабжены неподвижной печатающей головкой, способной печатать сразу во всю ширину страницы. И в черно-белом, и в цветном режиме скорость может достигать 55 страниц в минуту, а время выхода первой страницы составляет 9,5 секунды.

Важный плюс этих моделей — низкие расходы на обслуживание и эксплуатацию. Например, черный картридж HP повышенной емкости с ресурсом на 9200 страниц сейчас продается в российских магазинах по цене около 8,3 тысячи рублей, что вместе со стоимостью бумаги дает цену одного отпечатка приблизительно в 1,3 рубля. Сами устройства также обладают весьма доступной ценой: стоимость принтера HP Officejet Pro X451 составляет от 15,5 тысячи рублей, а МФУ HP Officejet Pro X476 — от 26 тысяч рублей.

Cтруйный принтер Officejet Pro X451 специально предназначен для использования в малом бизнесе

Рекомендованный производителем ежемесячный объем печати у обоих устройств составляет до четырех тысяч страниц. Даже при точном соблюдении таких требований в день на принтере можно распечатывать до 200 страниц. При этом максимальная нагрузка в месяц может достигать 50 тысяч листов формата А4. Такого объема более чем достаточно для небольшой организации или отдельной рабочей группы.

Помимо функции печати, МФУ HP Officejet Pro X476 позволяет оперативно сканировать и копировать документы, а также отправлять их по факсу. Модель допускает двухстороннее сканирование документов в полностью автоматическом режиме. Неплохими характеристиками обладает и факс: он позволяет пересылать цветные документы и может хранить в памяти до 100 черно-белых или 8 цветных страниц.

Наконец, HP Officejet Pro X451 и X476 поддерживают функцию HP ePrint, позволяющую отправлять документы на принтер через интернет из любого места и с любого устройства, включая смартфоны и планшеты на Android и iOS. При этом в обе модели встроены Wi-Fi-модули, так что для их подключения к сети не нужно задумываться о прокладке проводов.

Оттестированные модели наводят на мысль, что струйные принтеры с неподвижной головкой — это достойный выбор для тех, кто не хочет отказываться от цветной печати, но и не готов переплачивать за цветные лазерные принтеры и МФУ.

💖 Love is... когда обучение — не обязанность, а удовольствие!

🔥 Главбух на УСН
Освойте УСН с любовью и минимизируйте риски. Эксклюзивная программа с учётом налоговой реформы-2025! 💰 Рассрочка: 3 725 ₽ × 4 месяца

🔥 Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С
Начните с нуля и обретите профессию с открытым сердцем. Всё, что нужно для успешного старта, за 4 месяца! 💰 Рассрочка: 2 725 ₽ × 4 месяца

🔥 Бухгалтер на ОСНО
Освойте отчетность на ОСНО с заботой о каждой детали. Избегайте ошибок и штрафов с помощью уникальной практики от экспертов! 💰 Рассрочка: 1 725 ₽ × 4 месяца

✨ Вкладывайте в знания с любовью — ваш успех начинается здесь!

Посмотреть все курсы

Начать дискуссию


Похожие материалы

Медицина

Минздрав отменил виагру. Как поднимать страну?

Об исчезновении известного препарата с российского рынка.

Зарплата

Сбер: в России выравнивается рост зарплат

В 2024 году доходы граждан страны в среднем увеличились на 17,7%.

Кабмин направил 2,5 млрд рублей на помощь аграриям Курской области

20 сельхозпроизводителей получат компенсацию ущерба от утраты животных и аквакультур.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
ЭДО

Налоговое требование теперь считается полученным на 6-й день после отправки по ТКС

С 5 февраля 2025 года вступили в силу поправки в НК, которые освобождают налогоплательщиков от обязанности направлять квитанции о получении электронных документов от ИФНС.

Инвестиции

🔥Позвонил так позвонил. Итоги 13 февраля на Московской бирже

Основное геополитическое событие прошло вчера после закрытия основной торговой сессии — это долгожданный телефонный звонок Трампа нашему президенту.

Блогеру Блиновской сократили исковые требования на 300 млн рублей

Налоговые доначисления Елене Блиновской снизили на 300 млн. Теперь блогер должна вернуть в бюджет больше 580 млн рублей.

mos-mo
Перевод

перевод денег ИП себе на карту

Подскажите, пожалуйста, насколько корректно переводить деньги ИП себе на карту с кодом заработная плата?
В том банке, в котором у нас открыл зарплатный проект - нет...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Жалобы ни к чему не приведут. Банки сами устанавливают правила ПОД/ТФ и этот банк считает ИП подозрительным. Потому что деньги проходят чисто...

Читать полностью

Суд при­знал банк «Га­рант-Ин­вест» банк­ро­том

Арбитражный суд города Москвы признал 12 февраля 2025 года КБ «Гарант-Инвест» (АО) (г. Москва) несостоятельным (банкротом).

К 2033 году прогнозируется удвоение рынка биотехнологий

Об этом сообщил член комитета Совета Федерации по экономической политике Иван Евстифеев при обсуждении перспектив развития промышленных производств на основе биотехнологий.

Если не сообщить в военкомат о переезде, смогут оштрафовать на 20 тысяч рублей

В Госдуме хотят с 10 до 20 тысяч рублей увеличить размер штрафа за нарушения сфере воинского учета.

ФНС заподозрит неладное, если после договоров ГПХ самозанятых приняли в штат. 👤«Ночной бухгалтер» № 1870

Придется объяснить налоговикам, почему ваши сотрудники раньше оказывали вам услуги в качестве самозанятых контрагентов.

ФНС заподозрит неладное, если после договоров ГПХ самозанятых приняли в штат. 👤«Ночной бухгалтер» № 1870

Как в 2025 году признавать доходы по разным договорам, в том числе прошлых лет

С 2024 года повышена ставка по налогу на прибыль. Это вызвало вопросы, связанные с учетом доходов по договорам прошлых лет. Ответ подготовили эксперты бератора Практическая энциклопедия бухгалтера.

Как в 2025 году признавать доходы по разным договорам, в том числе прошлых лет

⚡️ Итоги дня: брокеры отменяют заявки на покупку акций, DeepSeek регистрирует бренд в РФ, в Крыму национализируют еще 700 объектов

Подготовили обзор главных событий дня — 13 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Налоговые каникулы ИП в 2025 году

Регионам предоставлено право освободить от налогов предпринимателей на патенте и на «упрощенке», при соблюдении ряда условий. В 2024 году был принят закон о продлении налоговых каникул до конца 2026 года, так что у ИП есть время воспользоваться льготой. Разберем, какие условия нужно соблюсти.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
НДФЛ

Нужно ли уведомлять налоговую, что доход для НДФЛ стал больше 5 млн. ФНС ответила

Физлицо может трудиться на нескольких работах, где-то по трудовому договору, а где-то договору ГПХ. И в совокупности доход за год может превысить 5 млн рублей.

📞 Работодатель не может обязать сотрудника использовать личный телефон в рабочих целях

Личный телефон можно использовать по работе, но только по согласованию с сотрудником. При этому ему нужно компенсировать расходы на связь.

УСН

Проценты по займу облагаются налогом по УСН, даже если заем – из целевых средств

В общем случае внереализационные доходы в виде процентов по договорам займа, кредита, банковского счета, банковского вклада, а также по ценным бумагам и другим долговым обязательствам учитывают при УСН.

Если компания решилась на переоценку ОС, это надо делать регулярно

Если организация вносит в учетную политику порядок последующей оценки в бухучете группы основных средств по переоцененной стоимости, то нужно проводить переоценку регулярно таким образом, чтобы балансовая стоимость объектов не отличалась существенно от их справедливой стоимости.

Обучение для бухгалтеров

Какие отчеты сдаем за 1 квартал 2025 года

Сделали для вас шпаргалку по отчетности в налоговую и СФР за 1 квартал 2025 года. Приложили новые формы деклараций с примерами заполнения, а также полезные материалы для подготовки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

👔 Госдума изменит правила работы совета директоров

При наступлении определенных обстоятельств члены совета директоров могут считаться выбывшими. Их голоса перестанут учитывать.

Интересные материалы

Спорные ситуации для ставок 5, 7, 10 и 20% по НДС

Поправки-2025 предоставили компаниям возможность выбора: использовать текущие стандартные ставки или применять пониженные. Однако при выборе пониженных существуют определенные особенности, которые уже вызвали у бухгалтеров ряд вопросов.

Спорные ситуации для ставок 5, 7, 10 и 20% по НДС
5