Для любой организации нет большего стресса, чем тот, что возникает при необходимости реализовать важный разовый проект. Вся ее организационная матрица, созданная для поддержки стандартных, повторяющихся бизнес-процессов, восстает против «чрезвычайщины». Открытие еще одного магазина, запуск нового завода, подготовка к Олимпиаде, наконец, — это всегда аврал, срыв графиков, перерасход бюджета. Без искусства проектного управления тут никак.
По-настоящему эпохальные проекты (в масштабах отдельно взятой компании или страны) редко обходятся без потрясений. Достаточно вспомнить, как строили знаменитую Сиднейскую оперу. Впоследствии архитектор Йорн Утзон получил за проект Притцкеровскую премию (аналог «Нобелевки» в архитектурном мире), а само здание стало символом Австралии. Но чего это стоило! Строительство началось в конце 1960‑х, и уже через два года расходы превысили смету в два раза. Смена главного архитектора и управленческой команды не особенно помогла поправить дело. Когда спустя 14 лет стройка наконец была завершена, здание оказалось дороже первоначальной сметы в десять раз.
Координация работы сотен сотрудников, которые относятся к разным департаментам, и внешних подрядчиков — настоящий управленческий вызов. Волокита, конфликты, а то и откровенный саботаж — обязательные составляющие процесса реализации проекта. Впрочем, методы, позволяющие минимизировать их последствия, уже хорошо отточены мировой управленческой теорией и практикой.
Зрелый подход
Согласно исследованиям, проведенным в 2012 году компанией Standish Group, лишь каждое восьмое российское предприятие использует принципы проектного управления в своей деятельности. В то время как на Западе инструменты для работы с «чрезвычайными» бизнес-процессами имеются в каждой второй фирме. Большинство отечественных руководителей даже не догадывается о том, что какую-то бизнес-задачу можно решить с помощью проектного метода, отмечает Екатерина Елендо, гендиректор компании «Рекадро». При этом с проектами так или иначе приходится сталкиваться любой компании, вне зависимости от размеров. Вопрос лишь в масштабах. Например, для малого бизнеса серьезной встряской и «чрезвычайщиной» может стать установка пары рекламных щитов, а для крупного холдинга — пуск нового завода.
Проект — это всегда нечто новое для компании, ограниченное во времени и требующее слаженной работы представителей разных бизнес-подразделений. А значит, возникает острая необходимость наладить управленческие процессы «поперек» сложившейся организационной матрицы. И в этом корень большинства проблем, возникающих при реализации проекта. Представьте себе типичную бизнес‑единицу, выполняющую определенную функцию в структуре компании. В ней существует обычная иерархическая вертикаль руководитель — начальник отдела — рядовой сотрудник. И вдруг где-то сбоку появляется «чрезвычайный и уполномоченный» проектный менеджер, который по решению высшего руководства начинает претендовать на ресурсы бизнес‑единицы и время ее сотрудников. Последних начинает лихорадить от того, что у них появился «второй начальник». Руководитель же в лучшем случае воспринимает действия проектного менеджера как досадную помеху в отправлении основных функций вверенной ему бизнес‑единицы, в худшем — использует любую возможность, чтобы подставить «конкурента». Зачастую чем больше бизнес-подразделений участвует в проекте, тем больше палок торчит в его колесах.
При этом внедрение проектного управления — процесс весьма индивидуальный и зависит от многих факторов.
— В высокотехнологичных отраслях с сильной конкуренцией эффективная реализация проектов является условием выживания, — говорит Алексей Полковников, президент Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ» и преподаватель высшей школы бизнеса «МИРБИС». — Там дело поставлено на поток: созданы специальные подразделения, которые занимаются только реализацией и поддержкой проектов, включая проектный офис, сформирована необходимая ресурсная база, а показатели, связанные с реализацией проектов, увязываются со стратегическим развитием организации. Если же представить более стабильный тип производства (например, завод), то проекты также могут быть важными, но их не слишком много, они в большей степени носят разовый характер. Тогда нет смысла выстраивать специальные подразделения по проектной деятельности: формируются рабочие группы и команды из сотрудников собственных подразделений (часто на условиях частичной занятости), а некоторые функции могут отдаваться на аутсорсинг.
Классический пример проекта, с которым рано или поздно сталкивается любая организация и который одновременно требует вовлечения большинства подразделений, — это внедрение ИТ-решений. В группе компаний «Связной» таким проектом стал «ID Связной». Сетевой ритейлер поставил перед собой цель создать «умную» базу клиентов. Результатом работы должен стать единый интерфейс для всех подразделений фирмы, где информация о всех покупателях и их покупках будет доступна для просмотра и правки. Это, в свою очередь, позволит сделать клиентскую базу компании прозрачной, а данные — пригодными к анализу. К проекту были привлечены специалисты управления разработки, отдела информационной безопасности, дирекции финансовых и страховых продуктов, интернет‑магазина, управления розничных сетей и многих других, перечисляет ИТ-директор «Связного» Сергей Харитонов. Ключевых лидеров проекта выбрали из сотрудников отделов ИТ и маркетинга. Именно они разработали философию и архитектуру базы. Сотрудники, занятые проектом свыше 85% рабочего времени, полностью приписываются к «новой» работе и подчиняются руководителю проекта. А вот специалисты, занятые в «ID Связном» частично, должны самостоятельно расставлять приоритеты и делить время между основными и «дополнительными» обязанностями. Ну а чтобы проектная команда не расслаблялась, результаты ее работы отслеживаются через систему ключевых показателей эффективности — KPI.
Изменения в привычном корпоративном укладе всегда встречают сопротивление, поэтому в большинстве компаний уверены: у любого проекта должен быть свой «толкач» в высшем руководстве организации. Причем основная его роль заключается не столько в непосредственной координации и оперативном управлении, сколько в разрешении конфликтов между «традиционными» и «проектными» менеджерами. Чтобы разрешить противоречия и заставить всю систему работать, необходима твердая воля большого начальника, способного и руководителей примирить, и сотрудников приструнить.
Международная энергетическая компания Eaton имеет значительный опыт в осуществлении «чрезвычайных» проектов. Каждый год к проектной деятельности привлекается примерно 25 тысяч сотрудников. Чтобы минимизировать число конфликтов и добиться высокой результативности, в компании, помимо должности лидера проекта, придумали еще одну — «спонсор». «Спонсор проекта назначается из числа топ‑менеджеров, — рассказывает Игорь Ануфриев, генеральный директор компании Eaton в России. — Его основная задача — решение трудных вопросов в ходе реализации проекта. Как правило, именно спонсор ставит первоначальную задачу, объясняет, зачем нужен проект и почему важно его реализовать, то есть мотивирует сотрудников. При этом спонсорами могут выступать как топ‑менеджеры из российского офиса, так и, например, коллеги из Европы».
Привлекать топ‑менеджмент к работе в проектах очень важно, высокому руководству легко решить возникающие кросс-функциональные противоречия, соглашается Олег Бурко, начальник отдела по оптимизации бизнес-процессов Университета «Синергия». В университете активно практикуется участие высшего руководства в проектах.
Отдельная задача в рамках проектного управления — стимулировать сотрудников компании к участию в проектной деятельности. По мнению большинства экспертов, важно делать главный акцент на том, что участие в проекте способствует профессиональному и карьерному росту специалиста. Многим сотрудникам оно поможет построить «альтернативную» карьеру, полагает Павел Шестопалов, руководитель дирекции по проектному управлению в государственном секторе в Аналитическом центре при Правительстве РФ. По сравнению с традиционной карьерной лестницей, занимающей в среднем 7–10 лет, «проектная» может быть короче в несколько раз. Активно участвуя в различных начинаниях компании, специалист имеет шанс быстро вырасти до руководителя в рамках проектов. В свою очередь, развитие профессиональных навыков и руководящий опыт могут стать серьезным подспорьем в вопросах продвижения по службе или увеличения оклада.
Представить сотрудникам проектную деятельность в виде карьерной «лазейки» стараются и в компании Eaton. При этом участие в проектах там считают не только возможностью для саморазвития специалистов, но также ключом к удержанию талантов. «Обычно сотрудники мотивированы на развитие, — говорит Игорь Ануфриев. — Удержать талантливых людей, у которых нет новых интересных проектов, а только сплошная «текучка», скорее всего, не получится. Участие в проектах — это уже стимул для любого профессионала, который хочет развиваться. Поэтому чаще всего монетарная составляющая здесь отсутствует».
Ищем ответственных
Для сотрудников проектная деятельность часто предполагает решение нестандартных задач, наличие четкой зоны ответственности — а часто еще и необходимость сверхурочной работы. Безынициативные работники бегут от нее как от огня. Так что набор проектных команд должен быть хорошо отлаженной процедурой.
Несмотря на то что госсектор втянулся в «проектную» гонку значительно позже частных предприятий, у него уже есть любопытные практики, к которым следует присмотреться. Например, аппарат губернатора Белгородской области точно определил формулу «идеального проектного сотрудника»: во-первых, кандидат в проект должен иметь определенный набор компетенций, а во-вторых, быть высокомотивированным. В аппарате эту установку реализовали следующим образом. Для начала установили четыре уровня компетенций, каждому из которых соответствует определенная должность в проекте (от рядовой до руководящей). Чтобы получить уровень, нужно обладать строго определенными и прописанными в инструкциях навыками. Это, в свою очередь, делает систему прозрачной. Любой сотрудник знает, чему стоит поучиться, чтобы выстроить «альтернативную» карьеру. Задачка с «идейностью» проектных сотрудников решается посредством тестирования. Кандидат должен сдать экзамен на знание главных целей и задач конкретного проекта, в который претендует попасть. В аппарате губернатора рассудили, что сотрудник, знающий, какие «благородные» цели преследует проект, будет усерднее выполнять свои обязанности.
Впрочем, не всем экспертам по душе тесты, критерии и другие фильтры для отбора успешных кандидатур. Ведь сотрудники могут раскрыться непосредственно в процессе реализации проекта. CEO и основатель компании Fabernovel Стефан Дистенген считает, что любой «гадкий утенок» может превратиться в «прекрасного лебедя». «Нужно давать сотрудникам шанс, — уверен он. — Хотя в этом есть и определенные риски для компании. Их важно учить предпринимательским навыкам, чтобы они могли побороть страх перед рисками и начали видеть в них не проблему, а возможность».
Так на какие качества кандидата действительно следует обращать внимание? Михаил Козодаев, управляющий партнер и директор по консалтингу группы компаний «Проектная ПРАКТИКА», считает, что любые профессиональные навыки развиваются. Человека можно обучить теоретическим или практическим основам дела — управлению содержанием, сроками, стоимостью и др. Это лишь вопрос времени. А вот изменить личностные характеристики сотрудника практически невозможно. Если в человеке нет лидерских качеств, ответственности, ориентированности на результат, системности, исполнительской дисциплины, то тут ничего уже не поделаешь.
ИТ в помощь
Техническое обеспечение управленческих процессов «поперек матрицы» требует специальных ИТ-решений, и их на рынке немало. Современное программное обеспечение для автоматизации управления проектами, как правило, располагает широким функционалом. «Можно контролировать сроки проекта и исполнение конкретных задач, назначать задачи для исполнителей, — описывает возможности одной из своих программ директор по разработке продуктов компании Comindware Дмитрий Максимов. — Поддерживается иерархия задач и зависимости между ними. Проектный план создается автоматически с учетом ресурсных ограничений и обновляется на основе информации, которую вносят исполнители. Есть также возможность логировать время на задачи, смотреть отчеты по проекту и загружать документы». Впрочем, программное обеспечение не только создает ИТ-среду для проектного управления, но и решает многие проблемы, возникающие в процессе реализации. Например, налаживает прочные коммуникации между участниками проекта. По мнению Вячеслава Лехтерева, директора по работе с ключевыми клиентами Work Service, отсутствие обратной связи или «недосказанность» со стороны руководства ведет к таким бедам, как снижение мотивации в команде, саботаж заданий и проч. «На проекте необходимо максимально серьезно относиться к внутренней коммуникации, — говорит он. — Обязательно нужно разбирать волнующие вопросы и пытаться вместе их решить».
Группа компаний Аркадия Новикова с помощью ИТ-решения избежала конфликтов на почве «двойного подчинения» сотрудников. Приложение Pyrus позволяет ставить задачи участникам проектов и контролировать ход их выполнения. Таким образом, процесс оповещения и согласования работ происходит в реальном времени. Все наглядно: кто, когда и какие функции выполняет, за что ответствен. В то же время как на ладони и информация о загруженности сотрудника. Непосредственный или проектные руководители всегда знают, чем в данный момент занимается специалист, и тем самым избегают его перегрузки.
А вот в компании EasyFinance.ru любят программу Jira за возможность отслеживать прогресс по проекту в разрезе задач и сотрудников буквально по часам.
Программное обеспечение имеет большие возможности для упорядочения проектного управления в компании. Однако стоит помнить, что само по себе ПО не заменит «протекцию» высшего руководства и «просвещение» команды по вопросам проектного управления. «Случается так, что топ‑менеджеры увлекаются технической стороной вопроса, — отмечает Михаил Козодаев («Проектная ПРАКТИКА»). — Устанавливают ИТ-решения по управлению проектами, но забывают, что, помимо этого, необходимо проработать методическую часть и обучить специалистов».
Для надежного функционирования проектного управления в компании необходимо вести работу по трем направлениям: с руководством организации, персоналом и техническими решениями. В таком случае «чрезвычайщина» не станет угрожать стабильной работе компании, а время и деньги на реализацию разовых проектов станут расходоваться значительно экономнее.
Начать дискуссию