Управление персоналом

Что делать, если бухгалтер исчез

Человеческий фактор в малом и среднем бизнесе играет решающую роль. Одной из распространенных стрессовых ситуаций для руководителей в малом бизнесе являются случаи исчезновения бухгалтера, нанятого в штат или в качестве аутсорсингового специалиста. Рассмотрим подробнее, что делать в таком случае и как сберечь свои нервы, время и сохранить в безопасности бизнес.

Человеческий фактор в малом и среднем бизнесе играет решающую роль. Одной из распространенных стрессовых ситуаций для руководителей в малом бизнесе являются случаи исчезновения бухгалтера, нанятого в штат или в качестве аутсорсингового специалиста. Рассмотрим подробнее, что делать в таком случае и как сберечь свои нервы, время и сохранить в безопасности бизнес.

Как и почему это происходит

Стоит отметить, что далеко не всегда специалист исчезает, руководствуясь злым умыслом. Возможно, сложилась непредвиденная ситуация или произошел несчастный случай, после которого сотрудник компании оказался в больнице, не успев предупредить начальство. Если дело обстоит именно так, достаточно воспользоваться имеющимися контактами с родственниками или знакомыми специалиста, и внезапно не вышедший на работу бухгалтер найдется.

Радикально противоположная ситуация может сложиться, если сотрудник исчезает сознательно. В этом случае и обнаружить сбежавшего бухгалтера, и тем более выяснить причины пропажи достаточно проблематично, а последствия, порой катастрофические, выявляются лишь спустя какое-то время после подробного анализа документации компании.

Например, представьте себе ситуацию, при которой компания нанимает нового сотрудника для ведения бухгалтерского учета на постоянной или временной основе. Приятная внешность, отличное резюме, рекомендации с предыдущих мест работы – все в наличии и не вызывает сомнений. Однако после полного ознакомления сотрудника с финансовой подноготной компании и получения им доступа ко всем денежным операциям, неожиданно для руководства бухгалтер перестает появляться на рабочем месте, отвечать на звонки и письма, а из налоговой приходит солидный штраф. При этом возможна также кража важных для компании документов, восстановление которых дело не одного дня. С таким «коварством» может столкнуться любая организация, даже если ее руководство следит за каждым шагом своих сотрудников.

Стоит добавить, что к случаям «исчезновения» бухгалтера можно также отнести и его внезапное увольнение по собственному желанию, которое может стать не меньшей неожиданностью для руководства.

Как действовать, если исчезновение бухгалтера – свершившийся факт

В первую очередь, для руководителей компаний в столь сложных обстоятельствах важно не поддаваться приступам паники и постараться действовать пошагово.

Для начала следует произвести проверку наличия денег в кассе и на расчетных счетах, а также бухгалтерской документации. В случае своевременного выявления пропажи, руководство компании вправе подать заявление в правоохранительные органы и получить справку, подтверждающую его прием. Данный документ впоследствии может оказаться очень полезным для разрешения конфликтов с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами из-за возможных задержек со сдачей отчетности. 

Далее необходимо получить доступ к базам 1С и к системам сдачи электронной отчетности, которыми пользовался исчезнувший бухгалтер. Если сотрудник официально уволился или, например, неожиданно попал в больницу, то доступ возможно получить непосредственно у него. Однако, если сотрудник перестал выходить на связь, есть лишь два варианта развития событий: либо обратиться к IT-специалистам, которые могут произвести выгрузку данных, либо восстанавливать бухгалтерию с нуля.

Последний шаг – сверка взаиморасчетов с контрагентами. Данная процедура включает проверку учетных данных счетов «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», «Расчеты с покупателями и заказчиками» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» для выявления кредиторской задолжности. Чем раньше руководство компании будет осведомлено о долгах перед сторонними организациями, тем меньше риск потерять хорошего поставщика или партнера по вине сбежавшего бухгалтера.

Как быть дальше или доверяй, но проверяй

Вне зависимости от того уволился или сбежал ваш бухгалтер, деятельность компании не остановилась, а, следовательно, необходимо вести учет и предоставлять отчетность. Иными словами, необходимо найти человека или компанию, которым руководство предприятия доверит ведение бухгалтерии. Вне зависимости от того, кому именно впоследствии будет передана вся финансовая документация компании, это должны быть очень надежные специалисты.

Принимая на работу нового сотрудника, стоит внимательно прочесть его резюме и обратить внимание, как часто этот человек менял работу. Если в анкете названия компаний сменяют друг друга с периодичностью раз в полгода – это определенно повод задуматься. Но и поддаваться излишней подозрительности не стоит: вполне возможно, у соискателя были уважительные причины для увольнений с прошлых мест, достаточно просто узнать их у самого кандидата и у HR компании, в которой он прежде работал. Кроме того, предприятие в любой момент может воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом, российский сектор которого в данный момент ширится за счет появления новых и укрепления старых компаний. Взаимодействие с этими фирмами закрепляется договором, с указанием всех последствий его нарушения.

Работа с бухгалтерской компанией по договору может значительно снизить риски пропажи бухгалтера и уменьшить человеческий фактор при работе с бухгалтерией. Если же вы все-таки решили работать с частным лицом (в штате вашей компании или на аутсорсинге), мы советуем контролировать всю сдачу отчетности, производить регулярные сверки с налоговой инспекцией и, как минимум, делать резервные копии всех баз 1С, которые могут очень понадобиться в случае непредвиденной ситуации. Ситуации, когда у вас нет доступа к собственной базе 1С, в случае работы с частным лицом просто не должно быть.

Управленческий учет и финансы в 1С: УНФ

Только сегодня! Скидка 50%!

  • Автоматизируйте учет и финансы в 1С: УНФ
  • Настройте CRM, бюджетирование и платежный календарь
  • Управляйте денежными потоками и повышайте прибыль
7 900 ₽ (или 4 платежа по 1 975 ₽)
Записаться сейчас

Начать дискуссию


Похожие материалы

Можно получить имущественный вычет на квартиру, купленную на деньги за погибшего участника СВО

В случае гибели участника СВО членам его семьи положена единовременная выплата. Если человек на эти деньги покупает квартиру, то получит имущественный вычет по НДФЛ.

Гособоронзаказ 2025: особенности учета и отчетности

Участниками гособоронзаказа может быть не только госсектор, но и бизнес. При этом участие в цепочке исполнителей ГОЗ обязывает компанию к определенным действиям: открытие спецсчета, ведение раздельного учета, сдача отчетов заказчику и ФАС. Регламент строгий, и он четко регулируется законом о гособоронзаказе. 

Гособоронзаказ 2025: особенности учета и отчетности

Декретные предложили платить с первых недель беременности

Сейчас женщина уходит в отпуск по беременности и родам с 30 недели беременности на 140 дней. Предложили этот срок сдвинуть и предоставлять отпуск по БиР со дня постановки на учет в женской консультации.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Типография платит взносы по тарифу 15%, а не 7,6%

Пониженный тариф взносов 7,6% с выплат свыше 1,5 МРОТ для полиграфического бизнеса не действует.

Расчетный счет

Нужен ли отдельный расчетный счет для ИП?

Сразу скажем, ДА, нужен. Законодательство не обязывает, можно и наличными рассчитываться. Даже есть ограничение суммы сделки в рамках одного договора с юрлицом или ИП — 100 тысяч рублей.

💥Обзор новостей: РСПП предложили ввести налог на семью и ежегодно индексировать пороги для шкалы НДФЛ, в ГД предложили открывать декрет на любом сроке беременности

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

Гражданин РФ, являясь ИП УСН Доходы, более полугода проживает за пределами РФ

Существуют ли лимиты по доходам ИП УСН Доходы для нерезидентов, после которых повышается налоговая ставка?

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

Для УСН нет разделения на резидентов и нерезидентов. Этот термин используется только в главе по НДФЛ.
Так что ставки обычные

Выданные в новых регионах льготные кредиты МСП останутся с прежней ставкой

До конца 2025 года предприниматели смогут оформить кредит по льготной ставке до 10% годовых.

Инвестиции

29,5% годовых на облигациях Хромос Инжиниринг

Давно мы не разбирали ВДО, а там ведь так весело и доходно. Нашел как раз новое размещение таких облигаций, доступное для неквалов, погнали смотреть.

Инвестиции

🌾 ФосАгро и нарушение дивидендной политики! Почему компания увеличивает долг ради дивидендов, несмотря на падение прибыли?

Отрицательный денежный поток, долг в ₽325 млрд и дивиденды, которые финансируют заёмными средствами. Почему слабый рубль стал кошмаром для крупнейшего экспортёра удобрений?

🌾 ФосАгро и нарушение дивидендной политики! Почему компания увеличивает долг ради дивидендов, несмотря на падение прибыли?
Отпуска

Сотрудник ушел на больничный перед отпуском в 2025 году: перенос, продление, оформление

Больничный перед отпуском может послужить основанием для переноса начала отпуска. А если болезнь затянулась и завершилась лишь в период начавшегося отпуска, то появится причина для его продления. Порядок оформления переноса отпуска в 2025 году не претерпел значительных изменений по сравнению с 2024 годом. Разберем на примерах.

Иллюстрация: Anna Shvets/pexels

Блокировка по 115-ФЗ: как не попасть под каток банковских проверок

Что такое 115-ФЗ и почему его нужно учитывать?

Блокировка по 115-ФЗ: как не попасть под каток банковских проверок
Перевозка

Топ-2 электронных транспортных документов в 2024 году

В третьем квартале 2024 года компании выпустили больше всего электронных накладных и путевых листов.

1
Инвестиции

Топ-10 акций по Альфа-рейтингу в феврале 2025

Альфа-рейтинг от Альфа-Инвестиций учитывает все основные аспекты оценки акций. В её основе — взгляды различных инвестиционных домов, собранные в одном месте. Оценка сочетает анализ прошлых показателей с оценкой будущих перспектив.

Топ-10 акций по Альфа-рейтингу в феврале 2025

Утренний бухгалтер № 5828. Налоговики откажутся от декларации по НДФЛ

ФНС перейдет на бездекларационный механизм исчисления и уплаты НДФЛ до конца 2025 года.

1
Инвестиции

⚡️Большинство россиян не приготовили финансовую подушку на старость

📰Недавно наткнулся на статью в РБК, в которой говорится, что согласно исследованию «Актуальные ожидания будущих пенсионеров», проведенному НПФ «Эволюция» совместно с Финансовым университетом при правительстве, большинство россиян не готовятся к тому, чтобы обеспечить себе желаемую пенсию. 

Средний чек на ювелирку вырос на 68%, а на продукты и лекарства упал

Интернет-торговля за 2024 год выросла на 41%. Доставка продуктов из магазинов и готовой еды из ресторанов и другого общепита впервые возглавила рейтинг.

В сервис кадрового ЭДО на «Работе России» добавят систему защиты от нарушений и ошибок

В рамках нацпроекта «Кадры» Роструд разработает систему, которая поможет работодателям избежать нарушений в сфере трудовых отношений.

Кадры

До 2030 года в РФ нужно заместить больше 10 млн рабочих мест

Чтобы заменить сотрудников, которые уйдут на пенсию, нужно 10,1 млн новых работников.

НДС

Арбитражный суд поддержал налогоплательщика и ограничил налоговый контроль

Налоговые органы не вправе дублировать проверки по уже изученным данным, если новые нарушения не доказаны.

Интересные материалы

Налог на прибыль

В РСПП просят отменить ограничение на перенос убытков прошлых лет

Чтобы снизить нагрузку по налогу на прибыль, предприниматели хотят снять ограничение в 50% по учету убытков прошлых лет.