Что собственнику следует знать о финансах, чтобы не терять контроль над ними

Я хочу навести порядок в управлении финансами своей компании, и меня уже не устраивает Ехсеl. Мне нужен бюджетный и управленческий учет. И мне нужно решить, увеличивать ли мне штат на финансового директора или купить специальный софт, который решит все мои проблемы. Но выбор дополнительных программ меня пугает. Как мне быть?

Вместе с партнером этого выпуска Картотеки - компанией Финград - разбираемся, с помощью каких инструментов контролировать ситуацию в бизнесе.

В вашем случае вряд ли пригодятся данные бухгалтерского или налогового учета. Основу основ для руководства компанией дает управленческий учет. Управленческие отчеты содержат данные о денежных потоках, прибылях и убытках, эффективности предприятия в целом и каждого направления деятельности в частности. Именно на его базе собственники ставят задачи и контролируют их выполнение, составляют планы и бюджеты.

Независимо от того, как происходит управление бизнесом — ручной контроль на каждом участке или неспешная проверка дел и почты на песчаном пляже, — предпринимателю требуются одни и те же формы отчетности.

Для финансового анализа предприятия необходимы:

• отчет о движении денежных средств (ДДС),
• отчет о прибылях и убытках (ОПУ);
• баланс,
они же Cashflow, PL, Balance Sheet.

Для большинства компаний требуются все три отчета. Фирмы с деятельностью без сезонных скачков и больших проектов могут ограничиться ведением ДДС. Внесение информации о поступлениях и выплатах для формирования отчётов не занимает много времени, но правильным будет делегирование этой функции отдельному сотруднику; обновлять информацию рекомендуется ежедневно. Кроме того, необходимо отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженности и складские остатки, эти цифры всегда можно получить у бухгалтера.

Отчет ДДС применяют для контроля над денежными потоками: сколько и кому заплатили, сколько от кого получили, сколько реально денежных средств в компании. Он наглядно показывает расходы и доходы компании и помогает избежать кассовых разрывов. Отчет ДДС строится по данным банковских выписок и реестру движений наличных денег.

Постановка ДДС с системой «ФинГрад – Управление финансами» занимает неделю, после чего сам отчет можно получить в любое время.

Чтобы отчет показывал реальное состояние дел в компании, стоит строить его с детализацией по датам, статьям движения средств, контрагентам и тщательно выверять статьи и контрагентов раз в месяц. Контролируйте рост расходов, падение выручки и остатки на счетах компании и в кассе. Для профилактики кассовых разрывов ФинГрад рекомендует резервировать средства на предстоящие платежи, превратив ДДС в инструмент планирования.

ОПУ - это следующий шаг к постановке полноценного управленческого учета.

Он показывает, какую прибыль компания получила от своей деятельности, и какие расходы она понесла, чтобы ее получить. Проанализировав данные ОПУ, можно выявить возможности для увеличения прибыли организации и повышения ее рентабельности.

ОПУ, построенный в ФинГраде, позволяет просматривать данные с той же детализацией, что и ДДС, а также учитывать внутрихолдинговые расчеты.

Для формирования отчета можно импортировать данные по начислениям из баз 1С, программ учета рабочего времени, складских программ и других источников либо ввести данные вручную.

При формировании ОПУ важно разнести и косвенные расходы, чтобы получить реалистичную картину.

Да, обязательно. Баланс является логичным результатом объединения ДДС и ОПУ, показывая имущественное и финансовое состояние организации в денежной оценке на отчетную дату.

Именно этот отчет показывает соотношение активов компании и источников их формирования. В балансе отображаются: кредиторская и дебиторская задолженности, объем незавершенного производства у организации, объем налогов, которые необходимо уплатить.

Если вы построили ДДС и ОПУ, баланс на 95% готов. Добавьте вручную или импортируйте из 1С операции, которые не нашли отражения в предыдущих отчетах. Примером таких операций являются поступление товара от поставщика, перевод объекта капитального строительства в актив, перемещение материала со склада в производство.

Не нужно быть финансистом, чтобы использовать данные отчеты. Они нужны руководителям, собственникам, кредиторам и инвесторам, чтобы получать реальную картину состояния бизнеса.

Если ваша отчетность будет реализована в системе «ФинГрад – Управление финансами», вы получите актуальные данные в трех отчетах (ДДС, ОПУ и баланс) и сводных таблицах, а именно:

• сведения за несколько периодов для сравнения;
• данные по всей организации, а также по центрам финансовой ответственности (ЦФО), юридическим лицам, проектам и т.п.;
• сравнения фактически достигнутых показателей с плановыми;
• возможность раскрывать любую сумму.

Подробнее о системе в нашем ролике: