Охрана труда

Сотрудники, работающие за компьютером: медосмотры и подтверждение время работы у экрана

Многие проводят немало времени за компьютером: бухгалтеры, секретари, кадровики, системные администраторы. Работодатели задаются вопросом, положен ли медосмотр таким сотрудникам, и если так, то как часто? Выясним это, а заодно разберемся, какими документами подтвердить время работы сотрудников за компьютером, если в компанию пришла трудинспекция.
Сотрудники, работающие за компьютером: медосмотры и подтверждение время работы у экрана

Многие работники любой компании проводят немало времени за компьютером: бухгалтеры, секретари, кадровики, системные администраторы. Работодатели задаются вопросом, положен ли медосмотр таким сотрудникам, и если так, то как часто? Выясним это вместе, а заодно разберемся, какими документами подтвердить время работы сотрудников за компьютером, если в компанию пришла трудинспекция.

Все офисные работники, которые трудятся за компьютером 50% рабочего времени и больше, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя (пункт 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). При этом не имеет значения, занят работник полный рабочий день или нет. Важен только факт работы за компьютером не менее 50% рабочего времени.

Кто и когда проходит медосмотр

На время прохождения медосмотров и освидетельствований за работниками сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 185 ТК РФ). Периодичность медосмотров - один раз в два года у невролога и офтальмолога, а работникам моложе 21 года проходить медосмотр нужно ежегодно (ч. 1 ст. 213 ТК РФ). Возможна, что в населенном пункте, где расположена компания, в медицинской организации нет офтальмолога и невролога, или же медучреждение не имеет лицензии на проведение периодических медосмотров. Тогда компания вправе командировать работников на периодический медицинский осмотр в другой населенный пункт.

Важно

Медосмотры должны проводиться вне зависимости от результатов специальной оценки условий труда, даже, если условия труда признаны допустимыми. Это позиция регулятора – например, письма Минтруда России от 21.03.2014 № 15-2/ООГ-242, от 18.08.2015 № 15-1/ООГ-4397). Такое мнение разделяют и судьи, например, в Определении ВС РФ от 24.09.2015 № 302-КГ15-11278 по делу № А33-3164/2014.

Нельзя допускать работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обязательного медосмотра. В противном случае должностные лица и индивидуальный предприниматель могут быть оштрафованы на сумму от 15 000 до 25 000 руб., юридическое лицо - от 110 000 до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ). За повторное аналогичное правонарушение административное наказание ужесточается (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Ситуация 1 

Грибов Н.Н. работает в организации одновременно по основному месту работы и как внутренний совместитель. На основном месте работы работник занят восемь часов в день, по совместительству - два часа. За компьютером Грибов Н.Н. работает три с половиной часа в день на основном месте работы, час в день - по совместительству. Обязан ли работник проходить периодические медицинские осмотры, учитывая, что в итоге за компьютером он проводит четыре с половиной часа в день?

Если на основном месте работы Грибов Н.Н. проводит за компьютером три с половиной часа в день из восьми рабочих часов, то проходить обязательные периодические медицинские осмотры он не должен. Время работы за компьютером не превышает 50% рабочего времени.  Однако как совместитель Грибов работает за компьютером час в день из двух отведенных часов.  Поскольку время работы за компьютером составляет 50% от общего времени работы по совместительству, то работник  должен проходить обязательные периодические медицинские осмотры.

Если работник не прошел медосмотр

Работников, не прошедших обязательный медосмотр, работодатель не вправе допускать к исполнению трудовых обязанностей (ст. 76 ТК РФ). В период отстранения от работы заработная плата работнику не начисляется.  Исключение делается для случая, когда работник не виноват в том, что медосмотр не пройден. Документом, который подтверждает, что работник не прошел обязательный медицинский осмотр, может быть:

  • листок нетрудоспособности, выданный в период проведения осмотра;
  • информация из медицинского учреждения о неявке работника на осмотр, оформленная документально;
  • объяснительная записка работника;
  • письменный отказ работника от прохождения осмотра;
  • акт об отказе работника пройти медосмотр, составленный работодателем.

Отстранение работника от работы в связи с тем, что не пройден медосмотр, оформляется приказом. Его форма законодательно не установлена, поэтому работодатель вправе разработать документ самостоятельно. В любом случае в таком приказе нужно указать:

  • фамилию, имя, отчество работника, его должность;
  • основание отстранения, которое предусмотрено федеральным законом или нормативным правовым актом (ч. 1 ст. 76 ТК РФ);
  • срок отстранения;
  • обстоятельства, которые свидетельствуют о наличии или отсутствии вины работника в том, что не пройден медосмотра-  это важно для оплаты (или неоплаты) периода отстранения;
  • условия оплаты в период отстранения от работы;
  • перечень документов, которые подтверждают, что медосмотр не пройден.

С приказом работника нужно ознакомить под подпись, а при отказе подписать его – составить акт.

Ситуация 2

Работодатель издал приказ об отстранении работника от работы. Работник не согласился с этим и подал в суд. Судьи изучили документы, послужившие основанием для издания приказа: акт об отказе работника пройти медосмотр и сообщение медицинского учреждения о неявке работника на осмотр. После этого суд признал, что приказ об отстранении работника от работы был издан правомерно (Определение Московского городского суда от 20.12.2011 по делу № 33-39156).

Если работник не прошел обязательный медицинский осмотр по своей вине, то работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание (подп. «в» п. 35 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Важно

При отстранении от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр, нужноне ошибиться при оформлении табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12 или № Т-13). В табеле фиксируется период, фактически отработанный работником до момента издания приказа об отстранении. Время отстранения отмечается в табеле проставлением буквенного (НБ) или цифрового (35) кода (отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством).

Как определить продолжительность работы за компьютером

На случай спора с контролерами работодателю следует зафиксировать время работы сотрудника за компьютером в документах, например, в таких:

  • должностные инструкции;
  • графики встреч, совещаний и командировок работников;
  • электронные журналы, фиксирующие технические параметры работы с компьютером;
  • показания свидетелей (включая руководителей работников);
  • листы учета рабочего времени.

Подтвердить время работы за компьютером можно хронометражными наблюдениями. При этом законодательство не регламентирует порядок проведения таких наблюдений. Значит, работодатель может самостоятельно разработать порядок хронометража и закрепить его в локальном нормативном акте. Там же регламентируются способы и средства фиксации, порядок отражения результатов наблюдений. Отдельным приказом необходимо назначить ответственных за хронометраж лиц.

В приказе (или любом локальном акте организации) можно установить время работы за компьютером. Оформляется такой приказ в произвольной форме. Переиздавать приказ ежегодно не нужно, конечно, если не произошло никаких существенных изменений (например, после спецоценки).

Важно

Отнеситесь серьезно к фиксации на бумаге времени работы сотрудника за компьютером и вне его. Документы (приказы, локальные нормативные акты) помогут исключить возможные споры с трудовой инспекцией и обосновать, например, почему того или иного сотрудника не отправили проходить медосмотр. Если документов не будет, то проверяющие могут решить, что все офисные сотрудники трудятся за компьютером весь рабочий день. И оштрафовать организацию за нарушение трудового законодательства.

Организация обязательных медосмотров

Напомним, порядок направления на обязательные периодические медицинские осмотры и порядок их проведения утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (далее - Порядок).

В пункте 4 Порядка сказано, что проводить медицинский осмотр может только организация, имеющая право на проведение предварительного медицинского осмотра. В такой организации должна быть создана постоянная комиссия, в состав которой входят врачи, прошедшие специальное повышение квалификации (п. 5 Порядка). Работник проходит периодический медицинский осмотр по направлению, выданному работодателем, а в направлении указывается медицинское учреждение, в котором необходимо это сделать (пункты 24 и 8 Порядка). С медицинской организацией  работодатель заключает договор.

Алгоритм действий работодателя

Шаг 1. Cоставить и утвердить поименные списки работников с указанием их профессий (должностей) и вредных производственных факторов (пункты 19 и 20 Порядка).

Шаг 2. Направить списки работников в медицинскую организацию не позднее чем за два месяца до даты начала проведения периодического осмотра (п. 23 Порядка).

Шаг 3. Ознакомить работников с календарным планом проведения периодического осмотра не позднее чем за 10 дней до даты его начала (п. 26 Порядка).

Шаг 4. Вручить работнику под роспись направление на периодический осмотр (п. 24 Порядка).

Шаг 5. Организовать учет выданных работникам направлений (п. 8 Порядка).

Итак, работник получает под роспись направление на периодический осмотр (п. 24 Порядка), проходит его. По результатам медицинская организация оформляет заключение в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в его медицинской карте (пункты 12 и 31 Порядка). Не позднее чем через 30 дней после медосмотра медицинская организация составляет заключительный акт в четырех экземплярах, один из которых в течение пяти рабочих дней направляет работодателю (п. п. 42 и 45 Порядка). 

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 500 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 900 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Комментарии

3
  • LAWYERSPB

    Допустим, работник прошел медосмотр и врач не рекомендует ему столько времени проводить за компьютером или вообще сообщает о противопоказании работать за компьютером. Работника надо уволить? Прекрасно, что законодатель пытается бороться с вредными условиями труда в пользу сохранения здоровья работника. Но не станут ли работодатели этим злоупотреблять, используя медосмотры, как новый способ избавиться от неугодного работника?

  • бух2007
    не станут ли работодатели этим злоупотреблять, используя медосмотры, как новый способ избавиться от неугодного работника?

    давно уже используют.
  • Olsama-3

    Благими намерениями...как известно...

    Никто и не думал о здоровье работников заботиться, особенно Минтруд. Опять все к штрафам сводится...


Похожие материалы

Бухгалтера, скрывшего свою инвалидность, нельзя за это уволить

Перечень документов, которые сотрудник должен предъявить при трудоустройстве, приведен в статье 65 ТК. Справка об инвалидности в этот перечень не входит.

Увеличивать лимит дохода для самозанятых в 2,4 млн рублей не планируют

Для плательщиков НПД есть лимит дохода в 2,4 млн рублей. Это 200 тыс. в месяц, что в 2 раза больше, чем средняя зарплата в России.

ВЭД

Как бизнесу перевести деньги из России в Европу и обратно в 2025 году

С каждым новым пакетом санкций способов оплатить товары и услуги европейским партнерам и получить плату от них становится все меньше. Но пока такие возможности еще есть. Разбираемся, что учесть при переводах в Европу, сколько денег можно перевести, какие способы сейчас работают и что грозит за нарушение валютного законодательства.

Как бизнесу перевести деньги из России в Европу и обратно в 2025 году

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Регионам могут дать право предоставлять отсрочку по федеральным налогам

Минфин спросили о расширении возможностей предоставления отсрочек и рассрочек по налогам.

«Письма счастья» от ФНС: как налоговая проверяет наличные расчеты россиян с нерезидентами. Обзор прессы

Федеральная налоговая служба начала массовые проверки россиян, совершающих сделки с иностранцами за наличные. Владельцы автомобилей и недвижимости уже получают штрафы в размере до 40% от суммы сделки. Почему ФНС взялась за этот вопрос именно сейчас и как избежать санкций — в нашем обзоре.

«Письма счастья» от ФНС: как налоговая проверяет наличные расчеты россиян с нерезидентами. Обзор прессы

Счет-фактура в 2025 году: особенности и правила заполнения

Счет-фактура — ключевой документ в торговых сделках, необходимый как продавцу, так и покупателю. Для плательщиков НДС его выставление — обязательное требование, поскольку без него покупатель не сможет принять НДС к вычету.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расходы по приобретению жилой недвижимости в целях коммерческой деятельности ИП на УСН (доходы минус расходы)

ИП на УСН (доходы минус расходы) планирует приобрести жилую недвижимость (квартиру) для сдачи ее в аренду. Стоимость этой квартиры можно будет отнести в расходы...

Читать полностью

Эксперт:

Александр Анищенко

Александр Анищенко
Эксперт

Добрый день!

Да, можно. Учет такой же, как и для прочих основных средств (п. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Акция на онлайн-курсы для настоящих борцов со штрафами и кризисами

Именно бухгалтер стоит на защите компании от налоговых невзгод, внезапных проверок и претензий налоговой. Запаситесь самым мощным оружием на онлайн-курсах «Клерка». Воспользуйтесь выигрышной стратегией — покупайте обновленные курсы со скидками, укрепляйте свои знания, чтобы быть на шаг впереди налоговой!

Перевозка

Автомобильные перевозчики могут приостановить работу на месяц

Чтобы не собирать миллионные штрафы в период весенней просушки дорог, грузоперевозчики откажутся работать во время действия ограничений на проезд по региональным дорогам.

Как рассчитывать НДС рознице в 2025 году: смотрите на схемах и примерах

В статье мы разместили схемы, шпаргалки и примеры, которые помогут компаниям и ИП, связанным с розничной продажей товаров, правильно рассчитать НДС. Изучите все тонкости до сдачи декларации за I квартал, чтобы заранее обезопасить бизнес от претензий инспекторов.

Как рассчитывать НДС рознице в 2025 году: смотрите на схемах и примерах
1

Налоговая напомнила о штрафах за покупку авто у иностранцев за наличные

Как сообщили в ведомстве, такие расчеты нарушают валютное законодательство, и за них предусмотрены серьезные штрафы.

Что изменилось в уплате НДС при импорте с 1 января

В 2025 году в работе с НДС произошло много изменений. Расширился круг налогоплательщиков — теперь НДС платят еще и упрощенцы, появилась новая декларация по НДС и т. д. Разбираемся в том, как нововведения 2025 года отразились на учете ВЭД — кто теперь платит НДС и в каком объеме.

Что изменилось в уплате НДС при импорте с 1 января

Почти половина россиян не заметили разницы после перехода на российское ПО

7% признались, что отечественные программы оказались удобнее зарубежного софта, на котором они работали раньше.

РСВ

Обновили контрольные соотношения для РСВ

С 1 квартала 2025 года РСВ надо сдавать по новой форме. В связи с этим обновили и контрольные соотношения для него.

Защитите компанию от рисков и штрафов! Акция на онлайн-курсы для сильных духом бухгалтеров

Бухгалтер — защитник компании от налоговых бурь и отчетных невзгод. Пополните свой арсенал самым свежим вооружением на онлайн-курсах «Клерка». В программе курсов вся актуальная информация, которая поможет выстроить выигрышную стратегию и обойти опасности. Записывайтесь в ряды добровольцев, пока на онлайн-курсы действуют скидки до 78%.

Защитите компанию от рисков и штрафов! Акция на онлайн-курсы для сильных духом бухгалтеров

Только каждая десятая компания сможет взять льготный кредит

Власти пересмотрели программу льготного кредитования малых и средних предприятий. Теперь ей воспользоваться смогут только представители пяти отраслей.

На что обращают внимание проверяющие в документации налогоплательщика?

Про налоговые проверки договоров налогоплательщика.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

В России появится новая особая экономическая зона

В новой ОЭЗ «Горная Шория» Кемеровской области ждут инвесторов, которые построят туристические, спортивные и горнолыжные комплексы.

Субсидиарная ответственность лиц, получивших выгоду от банкротства: кто будет отвечать личным имуществом по долгам

Судебная практика подтверждает, что субсидиарная ответственность распространяется не только на руководителей компании-должника, но и на лиц, получивших выгоду от ее банкротства. Закон позволяет инициировать привлечение к субсидиарной ответственности и в отношении третьих лиц, контролировавших бизнес либо незаконно получавших его активы.

Введена отсрочка по уплате утильсбора. Но не для всех

Чтобы отечественные производители спецтехники могли сохранить оборотные средства, кабмин перенес срок уплаты утилизационного сбора на декабрь 2025 года.

Интересные материалы

💥Обзор новостей: ФНС подтвердила отказ от деклараций по НДФЛ, компании стали чаще нанимать сотрудников старше 40, 1 марта заработает сервис «Мои чеки онлайн»

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.