Загранкомандировка: выплаты в инвалюте

ОФОРМИТЕ СИТУАЦИЮ ГРАМОТНО При направлении специалиста в загранкомандировку на покрытие предстоящих расходов (оплату жилья, проезда, суточные) ему, как правило, выдают валюту. Указанные траты учреждение осуществляет в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». Однако следует помнить, что на основании закона «О бухгалтерском учете» операции по учету имущества, обязательств и хозяйственных операций учреждения обязаны вести в валюте РФ. То есть в рублях. Соответственно для отражения в учете стоимость денежных средств в иностранной валюте подлежит пересчету в рубли по официальному курсу Банка России.

Такой пересчет проводят:
— на дату оприходования или выдачи из кассы иностранной валюты;
— на дату составления бухгалтерской отчетности.

Согласно Инструкции по бюджетному учету, кассовые операции в иностранной валюте, как и в рублях, оформляются типовыми формами первичной учетной документации — приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002) кассовыми ордерами.

Поступление и расходование наличных денежных средств в валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) по видам валют.

Таким образом, при поступлении иностранной валюты в кассу учреждения необходимо:
1) составить приходный кассовый ордер на сумму поступления;
2) отразить это поступление на отдельном листе Кассовой книги;
3) на основании отчета кассира сделать необходимые бухгалтерские записи.

ОТРАЖЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ В УЧЕТЕ В соответствии с пунктом 113 Инструкции по бюджетному учету для учета операций по движению денежных средств в иностранной валюте применяется счет 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте» в случае, если операции:
— проводятся не через лицевые счета органов Федерального казначейства;
— осуществляются со средствами в иностранной валюте, полученными от приносящей доход деятельности.

А как быть, если лицевые счета учреждения обслуживаются в органе казначейства? Ответ на этот вопрос Инструкция по бюджетному учету не содержит. Однако казначеи в своем письме от 23 декабря 2005 г. № 42-7.1-01/2.4-385 разъяснили порядок отражения в учете указанной ситуации.

Операции с наличными денежными средствами в иностранной валюте оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Оприходована валюта в кассе учреждения	201 04 510 «Поступления в кассу»	201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте»
Выданы деньги подотчетному лицу из кассы учреждения*	208 00 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»	201 04 610 «Выбытия из кассы»

* Выдать валюту целесообразнее в тот же день, когда она поступила в кассу. Это поможет избежать возникновения курсовых разниц по остаткам валюты в кассе.

Отметим и такой момент. При ведении валютных операций в связи с колебаниями официального курса Банка России соответствующей валюты возникают курсовые разницы. Они могут быть как положительными (увеличивающими стоимость переоцениваемых активов и обязательств), так и отрицательными (уменьшающими эту стоимость).

Рассмотрим на примере отражение операций поступления иностранной валюты в кассу учреждения и выдачи ее на командировочные расходы.

Пример. Преподаватель университета направлен в командировку (на конференцию в Канаду).

Срок командировки четыре дня — с 17 по 20 апреля 2010 года. На выдачу аванса в кассу учреждения поступила валюта (долл. США) 16 апреля 2010 года. В этот же день деньги были выданы подотчетному лицу.

Итак, для оплаты расходов, связанных с командировкой, работнику выплачены такие суммы:
— суточные — 248 долл. США (62 USD/дн. x 4 дн.). Согласно постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812;
— на проживание — 390 долл. США (130 USD/дн. x 3 дн.). Согласно приказу Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н;
— на проезд — 1500 долл. США.

Вернувшись из командировки, работник представил авансовый отчет, подписанный руководителем, оправдательные документы на оплату жилья на сумму 300 долл. США, авиабилеты на сумму 1500 долл. США и вернул в кассу неистраченную сумму.

Предположим, что курс доллара США, установленный Банком России на 16 апреля 2010 года, — 28,8345 руб. за долл. США.

Курс доллара США установленный Банком России на 20 апреля 2010 года — 28,7459 руб. за долл. США.

В бухучете записано:

Содержание операции	Дебет	Кредит		Сумма, руб.
16 апреля 2010 года:
Поступили деньги в кассу учреждения на оплату суточных*	2 201 04 510 «Поступления в кассу»	2 201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте»		7150,96 (248 USD x 28,8345 руб/USD)
Поступили средства в кассу учреждения на оплату проживания*	2 201 04 510 «Поступления в кассу»	2 201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте»		11245,46 (390 USD x 28,8345 руб/USD)
Поступили средства в кассу учреждения на оплату проезда в командировку*	2 201 04 510 «Поступления в кассу»	2 201 07 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте»		43251,75 (1500 USD x 28,8345 руб/USD)
Выданы в подотчет преподавателю средства на оплату суточных	2 208 02 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»	2 201 04 610 «Выбытия из кассы»		7150,96 (248 USD x 28,8345 руб/USD)
Выданы в подотчет преподавателю средства на оплату проживания	2 208 09 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»	2 201 04 610 «Выбытия из кассы»		11245,46 (390 USD x 28,8345 руб/USD)
Выданы в подотчет преподавателю деньги на оплату проезда	2 208 05 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»	2 201 04 610 «Выбытия из кассы»		43251,75 (1500 USD x 28,8345 руб/USD)
20 апреля 2010:
Приняты к учету средства на оплату суточных	2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)»		2 208 02 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»		7128,98 (248 USD x 28,7459 руб/USD)
Приняты к учету средства на оплату проживания	2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)»		2 208 09 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»		8623,77 (300 USD x 28,7459 руб/USD)
Приняты к учету средства на оплату проезда	2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)»		2 208 05 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»		43118,85 (1500 USD x 28,7459 руб/USD)
Внесен в кассу учреждения остаток неизрасходованного аванса на оплату проживания	2 201 04 510 «Поступления в кассу»		2 208 09 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»		2587,13 (90 USD x 28,7459 руб/USD)

На основании пункта 233 Инструкции по бюджетному учету (утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н) датой утверждения руководителем учреждения авансового отчета на суммы переоценки валютных средств в учете делаются соответствующие корректирующие записи.

В связи с тем, что за время нахождения в командировке курс доллара США изменился в сторону уменьшения, возникла отрицательная курсовая разница 0,0886 руб. за долл. США (28,8345 — 28,7459).

Бухгалтерские записи выглядят так:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами по оплате суточных	2 401 01 171 «Доходы от переоценки активов»	2 208 02 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам»	21,97 (248 USD x 0,0886 руб/USD)
Списана отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами по оплате проживания	2 401 01 171 «Доходы от переоценки активов»	2 208 09 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг»	34,55 (390 USD x 0,0886 руб/USD)
Списана отрицательная курсовая разница по расчетам с подотчетными лицами по оплате проезда	2 401 01 171 «Доходы от переоценки активов»	2 208 05 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг»	132,90 (1500 USD x 0,0886 руб/USD)

Обратите внимание: если денежные средства под отчет выдавались в иностранной валюте, то неизрасходованная сумма аванса должна быть возвращена в указанной валюте. Возврат суммы аванса в рублях может быть квалифицирован контролирующими органами как обменная операция между физическим и юридическим лицом. Она в свою очередь может быть проведена только обменным пунктом.

Причем подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Это закреплено в Порядке ведения кассовых операций в РФ (утвержденном решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40).

Статья напечатана в журнале "Учет в бюджетных учреждениях" №4, апрель 2010 г.