Чем чаще сотрудники компании летают в командировки самолетами, тем больше проблем возникает с налоговым учетом таких затрат. Если же командировка за границу, то проблемы удваиваются. А при покупке авиабилетов с использованием современных технологий избежать споров с налоговиками практически нереально. На этот раз разъяснения ФНС России исключительно выгодные для налогоплательщиков. (ПИСЬМО ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ от 26.04.10 № ШС-37-3/656).
КАКИЕ НУЖНЫ ДОКУМЕНТЫ К ЭЛЕКТРОННОМУ БИЛЕТУ?
В такой постановке вопроса нет ничего странного. Сам по себе электронный авиабилет для налоговиков и финансового ведомства, как выясняется, не является документом, подтверждающим расходы.
Ранее Минфин России разрешал принимать документы, косвенно подтверждающие расходы на авиаперелет сотрудника, то есть распечатку электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета*1 (*1 См. письмо Минфина России от 21.08.08 № 03-03-06/1/476.). Однако в дальнейшем специалисты министерства соглашались только на документ строгой отчетности*2 (*2 См. письма Минфина России от 18.01.10 № 03-03-07/2 (комментарий см. в «ДК» № 6, 2010), от 10.02.09 № 03-03-05/20.).
Некоторую ясность внесло письмо Минфина России от 05.02.10 № 03- 03-07/4, хотя эти разъяснения налогоплательщикам мало помогли. Между компанией и налоговиками возник конфликт. Организация в подтверждение расходов на перелет имела следующий комплект документов:
- электронный билет (маршрут/ квитанция);
- посадочные талоны;
- распечатка банковского счета, подтверждающая перечисление денежных средств на счет авиакомпании с банковской карточки.
Инспекция посчитала, что факты полета и его оплаты ничем не доказаны. Налоговики заявили, что маршрут/квитанция и посадочные талоны не являются документами строгой отчетности, а для подтверждения оплаты билета требуется кассовый чек.
Минфин России, основываясь на пункте 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134*3, указал, что бланк строгой отчетности необходим в любом случае.
*3 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».
Первый вариант - маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция должны быть оформлены на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции.
Второй вариант - дополнительно к маршрут/квитанции, составленной не на бланке строгой отчетности, выдается документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности или посредством ККТ (чек).
ТРЕБУЕТСЯ ЛИ ПЕРЕВОД ЗАПИСЕЙ В БИЛЕТЕ
Сотрудник летит за границу, да еще на самолете иностранной авиакомпании. Нужно ли переводить построчно всю информацию, содержащуюся в билете, для того чтобы российские налоговики признали этот билет надлежащим первичным документом? Вопрос весьма актуальный, ведь и на внутренних рейсах авиакомпании заполняют билеты латинскими буквами.
Дело в том, что, согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета*4, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский.
*4 Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).
Из комментируемого письма ФНС России, к счастью, следует, что за редким исключением этого делать не надо. Билеты, используемые для удостоверения договоров воздушной перевозки пассажира, имеют унифицированную международную форму и на основании статьи 105 Воздушного кодекса РФ оформляются на бумажном носителе или в электронном виде.
Непосредственно электронный билет находится в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок в электронно-цифровой форме. Пассажиру выдается выписка из этой системы, которая содержит основные условия договора перевозки. Установленный порядок подразумевает выдачу пассажиру на бумажном носителе только маршрут/квитанции.
Месяц отправления рейса, наименование или коды аэропортов (пунктов отправления и назначения), код валюты и форма оплаты представлены в билете кодом на латинице согласно соответствующему международному кодификатору*5. Что касается фамилии (имени и отчества) пассажира, то ее записывают в билете латиницей так, как это предусмотрено приказом МВД России от 26.05.97 № 310*6.
*5 Данные кодификаторы приведены в приложении к комментируемому письму ФНС России и размещены на сайте www.otraslYchet.ru в разделе «Документы и комментарии».
*6 С 16 марта 2010 года действует приказ ФМС России от 03.02.10 № 26 «Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, и по исполнению государственной функции по их учету».
Оформление билета с использованием английского языка также не требует построчного перевода на русский. Дело в том, что наименования на английском языке совпадают с наименованиями аналогичных реквизитов, указанных в форме билета и багажной квитанции при их автоматизированном оформлении*7.
*7 Форма пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации утверждена приказом Минтранса России от 29.01.08 № 15.
И только если реквизиты электронного билета будут оформлены на иностранном языке, но не так, как это предусмотрено в международных кодификаторах, для подтверждения налоговых расходов потребуется построчный русский перевод документа.
Так что при проверке документов, подтверждающих расходы на проезд при командировках, налоговикам надо просто посмотреть соответствующие кодификаторы и никакого перевода требовать не нужно. Однако надеяться, что при проверке налоговики будут иметь их с собой, не стоит. Организации лучше всего запастись ими заранее и при необходимости предъявить инспекторам.
Статья напечатана в журнале "Документы и комментарии" №12, июнь 2010 г.
КАКИЕ НУЖНЫ ДОКУМЕНТЫ К ЭЛЕКТРОННОМУ БИЛЕТУ?
В такой постановке вопроса нет ничего странного. Сам по себе электронный авиабилет для налоговиков и финансового ведомства, как выясняется, не является документом, подтверждающим расходы.
Ранее Минфин России разрешал принимать документы, косвенно подтверждающие расходы на авиаперелет сотрудника, то есть распечатку электронного билета или посадочный талон с указанием фамилии пассажира, маршрута, стоимости билета, даты полета*1 (*1 См. письмо Минфина России от 21.08.08 № 03-03-06/1/476.). Однако в дальнейшем специалисты министерства соглашались только на документ строгой отчетности*2 (*2 См. письма Минфина России от 18.01.10 № 03-03-07/2 (комментарий см. в «ДК» № 6, 2010), от 10.02.09 № 03-03-05/20.).
Некоторую ясность внесло письмо Минфина России от 05.02.10 № 03- 03-07/4, хотя эти разъяснения налогоплательщикам мало помогли. Между компанией и налоговиками возник конфликт. Организация в подтверждение расходов на перелет имела следующий комплект документов:
- электронный билет (маршрут/ квитанция);
- посадочные талоны;
- распечатка банковского счета, подтверждающая перечисление денежных средств на счет авиакомпании с банковской карточки.
Инспекция посчитала, что факты полета и его оплаты ничем не доказаны. Налоговики заявили, что маршрут/квитанция и посадочные талоны не являются документами строгой отчетности, а для подтверждения оплаты билета требуется кассовый чек.
Минфин России, основываясь на пункте 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134*3, указал, что бланк строгой отчетности необходим в любом случае.
*3 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации».
Первый вариант - маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция должны быть оформлены на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции.
Второй вариант - дополнительно к маршрут/квитанции, составленной не на бланке строгой отчетности, выдается документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности или посредством ККТ (чек).
ТРЕБУЕТСЯ ЛИ ПЕРЕВОД ЗАПИСЕЙ В БИЛЕТЕ
Сотрудник летит за границу, да еще на самолете иностранной авиакомпании. Нужно ли переводить построчно всю информацию, содержащуюся в билете, для того чтобы российские налоговики признали этот билет надлежащим первичным документом? Вопрос весьма актуальный, ведь и на внутренних рейсах авиакомпании заполняют билеты латинскими буквами.
Дело в том, что, согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета*4, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский.
*4 Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).
Из комментируемого письма ФНС России, к счастью, следует, что за редким исключением этого делать не надо. Билеты, используемые для удостоверения договоров воздушной перевозки пассажира, имеют унифицированную международную форму и на основании статьи 105 Воздушного кодекса РФ оформляются на бумажном носителе или в электронном виде.
Непосредственно электронный билет находится в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок в электронно-цифровой форме. Пассажиру выдается выписка из этой системы, которая содержит основные условия договора перевозки. Установленный порядок подразумевает выдачу пассажиру на бумажном носителе только маршрут/квитанции.
Месяц отправления рейса, наименование или коды аэропортов (пунктов отправления и назначения), код валюты и форма оплаты представлены в билете кодом на латинице согласно соответствующему международному кодификатору*5. Что касается фамилии (имени и отчества) пассажира, то ее записывают в билете латиницей так, как это предусмотрено приказом МВД России от 26.05.97 № 310*6.
*5 Данные кодификаторы приведены в приложении к комментируемому письму ФНС России и размещены на сайте www.otraslYchet.ru в разделе «Документы и комментарии».
*6 С 16 марта 2010 года действует приказ ФМС России от 03.02.10 № 26 «Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по оформлению и выдаче паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, и по исполнению государственной функции по их учету».
Оформление билета с использованием английского языка также не требует построчного перевода на русский. Дело в том, что наименования на английском языке совпадают с наименованиями аналогичных реквизитов, указанных в форме билета и багажной квитанции при их автоматизированном оформлении*7.
*7 Форма пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации утверждена приказом Минтранса России от 29.01.08 № 15.
И только если реквизиты электронного билета будут оформлены на иностранном языке, но не так, как это предусмотрено в международных кодификаторах, для подтверждения налоговых расходов потребуется построчный русский перевод документа.
Так что при проверке документов, подтверждающих расходы на проезд при командировках, налоговикам надо просто посмотреть соответствующие кодификаторы и никакого перевода требовать не нужно. Однако надеяться, что при проверке налоговики будут иметь их с собой, не стоит. Организации лучше всего запастись ими заранее и при необходимости предъявить инспекторам.
Статья напечатана в журнале "Документы и комментарии" №12, июнь 2010 г.
Начать дискуссию