Инспекторы очень внимательно относятся к актам об оказании услуг. Налоговики нередко не признают расходы на оплату услуг, особенно консультационных или маркетинговых. Плохо составленный акт лишь помогает инспекторам в том, чтобы снять расходы. Унифицированной формы акта об оказании услуг нет. Компании должны сами разработать документ. Наша читательница, главный бухгалтер Любовь Полынская, поделилась опытом составления подобных актов.
Даже если договором на оказание услуг составление акта не предусмотрено, я всегда ориентирую контрагентов на то, что документ готовить будем. Иначе как потом доказать налоговикам, какие и в каком объеме услуги были оказаны. Акт об оказании услуг – это оправдательный документ, который фиксирует факт перехода оказанных услуг от исполнителя к покупателю.
Обычно акты об оказании услуг составляет исполнитель по договору. Но я стараюсь контролировать, какой документ готовит контрагент. Это лучше, чем потом просить партнеров вносить в документ корректировки.
Несмотря на кажущуюся простоту документа, в его подготовке есть несколько очень важных нюансов. Пока правила составления акта, которые я для себя определила, меня не подводили. Налоговики не снимали расходы по услугам. Я расскажу, как я этого добилась.
ЗАДАЧА № 1. Разработать форму акта.
Логичнее уже на стадии заключения договора об оказании услуг оговорить форму акта или хотя бы информацию, которая в нем будет присутствовать. Еще лучше, если с исполнителем по договору удается предварительно предусмотреть, в какие сроки он должен составить акт. Можно прописать в договоре штрафные санкции за задержку или отсутствие акта по итогам оказанных услуг. Принятую форму акта надо утвердить в учетной политике.
Безусловно, в акте должны содержаться все сведения, которые требуются по пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 26 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Тогда акт можно будет использовать в работе.
В двустороннем акте нужны полные реквизиты как заказчика, так и исполнителя. Если исполнитель – физлицо, то в акте должен быть прописан адрес его постоянного проживания, а также приведены реквизиты документа, удостоверяющего личность.
ЗАДАЧА № 2. Внести в акт содержание услуги и ее измерители.
Сведения об услуге в акте должны быть представлены таким образом, чтобы можно было однозначно определить свершившийся факт ее оказания. Советую проследить, чтобы наименование услуги в акте соответствовало тому, что прописано сторонами в договоре.
Инспекторам хочется видеть в акте об оказании услуг их подробное содержание. Если речь идет о маркетинговом исследовании, не стоит ограничиваться только таким коротким названием услуги. Лучше написать, каков был предмет исследования, где оно проходило и в какой период. Например, «Исследование конкурентной среды в области общественного питания в Ярославском районе г. Москвы в весенний период 2011 года».
Вопрос с единицами измерения услуг неоднозначный. В пункте 5 статьи 38 НК РФ говорится, что услуга – это деятельность, результаты которой не имеют материального выражения. В принципе, отсюда вывод, что в акте можно обойтись и без единиц измерения. Но на практике лучше все-таки этим выводом не руководствоваться.
В акте нужно прописать стоимость услуг. И хорошо бы, чтобы в акте были описаны конкретные трудозатраты на их оказание. Это может быть количество затраченных на работу часов. Также лучше прописать, сколько стоит один час работы исполнителя. Тогда в акте будет информация не только об общей стоимости услуг, а цена их единицы. В этом случае при возникновении претензий к завышенному уровню цен компании будет легче защищаться.
Фраза «Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет» будет нелишней. Надо не забыть прописать в акте ставку и сумму НДС.
Важно понимать: даже если стороны по каким-то причинам не пропишут в акте содержание услуг так подробно, налоговики не имеют права снимать расходы только на этом основании. В обоснование своей правоты компания может воспользоваться постановлением Высшего арбитражного суда от 20 января 2009 г. № 2236/07. В нем судьи высказались о том, что акты приема-передачи оказанных услуг считаются первичными учетными документами, даже если в них нет информации о детальном содержании услуг. Ведь обязательные реквизиты первичного документа все равно были в акте приведены.
ЗАДАЧА № 3. Определиться с необходимостью печати.
Печать организации не входит в перечень обязательных реквизитов первичного документа. Но в то же время нельзя упускать из внимания, что и компании, и сами налоговые инспекторы уже привыкли, что печать есть практически на всех документах. Это стало обычаем делового оборота. Поэтому я никогда не пренебрегаю проставлением печати. Никаких временных затрат это не требует, зато прибавляет надежды на то, что инспекторы не будут придираться к акту. Кстати, ставить печать надо обязательно, если такое условие есть в тексте акта. В случае, если ниже реквизита «Подпись» стоят буквы «М.П.» («Место печати»).
Уполномоченные сотрудники должны расшифровать свои подписи, не забыв внести и полное название должностей.
Еще советы
Внутренние документы компании помогут при отсутствии деталей в акте
Эльвира МИТЮКОВА, лектор, к. э. н., управляющий партнер консалтинговой компании ООО «Академия успешного бизнеса»:
– Даже если акт об оказании услуг не содержит их детализации, то подтвердить их можно и другими документами. Например, в отношении услуг по управлению компанией такими доказательствами могут стать внутренние локальные акты, приказы о назначениях и переводах сотрудников, бухгалтерская и налоговая отчетность. Также помогут распоряжения и приказы руководителя по различным вопросам финансово-хозяйственной деятельности управляющей компании. Однако надо быть готовым к тому, что налоговые инспекторы будут очень пристально разбирать ситуации, когда акт об оказании услуг составлен небрежно и без подробностей.
Евгения ДОМОРОЩИНА, главный бухгалтер ООО «Рокфор»:
– Я советую повнимательнее отнестись к дате составления акта об оказании услуг. Ведь именно на эту дату компания-заказчик будет списывать стоимость услуг в расходы при методе начисления. Поэтому по возможности сторонам надо стараться, чтобы акт был подписан в том же отчетном периоде, в котором услуги были оказаны. Чтобы не возникало лишних проблем, стараюсь датировать акты последним днем месяца, в котором услуги оказывались. Единицами измерения услуг в акте я никогда не пренебрегаю, иначе возникнут вопросы у налоговых инспекторов. И еще лучше не забывать о месте оказания услуг. Оно тоже в акте по возможности должно быть прописано.
Статья напечатана в журнале "Семинар для бухгалтера" № 5, 2011
Комментарии
2"Еще лучше, если с исполнителем по договору удается предварительно предусмотреть, в какие сроки он должен составить акт. ...Принятую форму акта надо утвердить в учетной политике."
В чьей учетной политике? Если акт выставляет исполнитель, то он будет выставлять тот акт,который он использует в работе, не факт, что он будет его менять по желанию второй стороны, тем более если в его учетной политике утверждена именно такая форма.
Если вы являетесь исполнителем, то опять же трудно утвердить конкретную форму, т.к. любой из клиентов может захотеть увидеть там дополнительную информацию или что-то изменить/убрать.
"Уполномоченные сотрудники должны расшифровать свои подписи, не забыв внести и полное название должностей. "
По-моему проконтриолировать этот процесс (во всяком случае для бухгалтера, который кака правило руководствуется уже готовыми документами) весьма не просто. Например часто мне постиупают акты, где стоит просто печать и подпись - закорючка, расшифровать которую не возможно, хорошо если это подпись руководителя и ее есть с чем сравнить - с подписью на договоре, а если это подписал менеджер или какой-нибудь финансовый директор или вообще секретарь (что тоже встречается)? А иногда докменты присылают почтой. Причем наши акты проходят такое количество рук (всяких промежуточных "утвердителей", "подтверждателей", "согласователей"), что если отправить акт на доработку мы его вообще можем потерять, не говоря о тех, что приходят почтой эти и вовсе могут не вернуться.
Была такая же беда. Нашла выход из положения: на стадии оформления Акта впечатываю со стороны Заказчика подписантом ген. дира (должность, ФИО) (1С сама делает). Никто не возмущается. Правда, один клиент попросил вписать вместо директора "реквизиты" уполномоченного лица, а другой - глав. буха. Сказали, что так даже удобнее стало подписывать. Остальные вынуждены ставить штампик или прописывать вручную должность и ФИО подписанта: не всякий рискнет поставить свою подпись над фамилией руководителя