Сообщить работнику об излишках НДФЛ можно и по электронной почте

Вы можете уведомить сотрудника об излишне удержанном НДФЛ как в бумажном, так и в электронном виде. Но прежде стоит обговорить это с ним.

Что изменилось в работе: Вы можете уведомить сотрудника об излишне удержанном НДФЛ как в бумажном, так и в электронном виде. Но прежде стоит обговорить это с ним.

Документ: Письмо Минфина России от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112.

С этого года вы обязаны извещать работника, как штатного, так и наемного по договору подряда, о том, что с его доходов удержали НДФЛ больше положенного. Сообщить о таком факте и о сумме излишков надо в течение 10 рабочих дней с того момента, как вы обнаружили переплату (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ).

Вот только в Налоговом кодексе РФ не сказано, как уведомлять человека. Представители Минфина России в письме от 16 мая 2011 г. № 03-04-06/6-112 заверили, что направить работнику сообщение можно в произвольном виде. Понятно, что об устной форме речь не идет — иначе в случае спора с сотрудником вы не докажете, что выполнили требования закона. А вот письменное уведомление можно передать как угодно: скажем, лично под роспись или по электронной почте.

Способ отправки сообщения чиновники советуют согласовать с работником. И хотя такого требования в законе нет, безопаснее так и сделать. Выберите вариант, при котором человек наверняка получит уведомление, и пропишите его в договоре — трудовом или гражданско-правовом.

Статья напечатана в журнале "Главбух" № 13, 2011