С 3 июня вступил в силу Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде. В нем прописаны правила выставления и обмена электронными счетами-фактурами, а также порядок внесения исправлений. Подробности – в статье.
Обмен проводят в соответствии с Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде… (утвержден приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н; далее – Порядок). Но на практике такой обмен будет возможен после того, как ФНС России утвердит форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде.
– создан в электронном виде в утвержденном формате;
– подписан электронной цифровой подписью продавца;
– выставлен и получен по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком.
Такие счета-фактуры могут выставлять не только продавцы, но и налоговые агенты, указанные в статье 161 Налогового кодекса РФ. Их могут выставлять комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, которые реализуют либо приобретают от своего имени товары.
Отметим, что согласие о таком обмене целесообразно зафиксировать в договоре между сторонами. При этом отказ одной из сторон сделки не может рассматриваться как уклонение от заключения договора. Ведь обмен электронными счетами-фактурами является правом, а не обязанностью заинтересованной стороны.
Обмен счетами-фактурами проходит при участии операторов электронного документооборота (п. 1.3 Порядка). Причем документооборот может проходить как через одного, так и через нескольких операторов.
В последнем случае они должны иметь совместимые технические средства для приема и передачи счетов-фактур в соответствии с утвержденным форматом и Порядком.
Обмен допускается при обязательном использовании сертифицированных средств криптографической защиты информации. Они должны позволить идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации (п. 1.6 Порядка). Кроме того, эти средства должны быть совместимыми со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС России.
Выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде можно в зашифрованном или незашифрованном виде (п. 1.7 Порядка). Документооборот проводится по каждому счету-фактуре в отдельности (п. 1.9 Порядка). Датой выставления документа покупателю считается день поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (дату указывает оператор в подтверждении).
При этом счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило:
– соответствующее подтверждение от оператора;
– извещение от покупателя о получении счета-фактуры (извещение направляет оператор, оно должно быть подписано электронной цифровой подписью покупателя).
В свою очередь моментом получения покупателем счета-фактуры считается дата, когда оператор направит ему файл счета-фактуры от продавца (дату оператор указывает в подтверждении).
При этом счет-фактура считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение оператора и при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры (оно должно быть подписано электронной цифровой подписью и подтверждено оператором).
Итак, участнику документооборота (продавцу или покупателю) нужно, во-первых, получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) или доверенностью.
>|Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота выдают организации (удостоверяющие центры), которые их выпускают для использования в информационных системах общего пользования. При этом они должны входить в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС России (п. 1.8 Порядка).|<
Во-вторых, необходимо оформить и представить оператору заявление об участии организации в электронном документообороте счетов-фактур по телекоммуникационным каналам связи.
В заявлении указываются следующие учетные данные:
– полное наименование участника (для индивидуального предпринимателя – фамилия, имя, отчество);
– местонахождение участника (для индивидуального предпринимателя – место жительства);
– ИНН участника;
– сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
– контактные данные участника;
– сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете участник.
В-третьих, необходимо получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к такому документообороту.
Данный порядок действий предусмотрен пунктом 2.1 Порядка.
1) формирует счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом;
2) проверяет действительность электронной цифровой подписи продавца;
3) подписывает счет-фактуру электронной цифровой подписью продавца;
4) при необходимости зашифровывает счет-фактуру;
5) направляет файл счета-фактуры в электронном виде в адрес покупателя через оператора;
6) сохраняет подписанный счет-фактуру.
Далее продавец при получении подтверждения оператора в соответствии с пунктом 2.7 Порядка не позднее следующего рабочего дня:
– проверяет подлинность электронной цифровой подписи оператора;
– формирует извещение о получении подтверждения оператора;
– подписывает извещение электронной цифровой подписью продавца и направляет его оператору;
– сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное извещение о получении данного подтверждения в электронном виде.
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи продавца;
2) сформировать извещение о получении счета-фактуры;
3) подписать извещение о получении счета-фактуры электронной цифровой подписью покупателя;
4) направить извещение о получении счета-фактуры в адрес продавца через оператора.
5) сохранить подписанный электронной цифровой подписью продавца счет-фактуру и подписанное извещение о получении счета-фактуры в электронном виде.
Кроме того, покупатель должен проверить полученный счет-фактуру на соответствие утвержденным требованиям и формату, а также наличие и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры (п. 2.15 Порядка). А когда от оператора поступит подтверждение о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, то не позднее следующего рабочего дня нужно выполнить действия, аналогичные предусмотренным для продавца пунктом 2.7 Порядка (п. 2.13 Порядка).
Для внесения исправлений в счет-фактуру покупатель направляет продавцу через оператора уведомление об уточнении счета-фактуры (п. 1.12 Порядка).
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
1) формируется уведомление об уточнении счета-фактуры;
2) уведомление подписывается электронной цифровой подписью покупателя;
3) если есть необходимость, уведомление зашифровывается;
4) далее уведомление следует направить в адрес продавца через оператора;
5) по окончании процедуры подписанное уведомление об уточнении счета-фактуры в электронном виде следует сохранить.
Оператор при получении от покупателя уведомления об уточнении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня направляет его в адрес продавца (п. 2.16 Порядка).
Получив от покупателя уведомление об уточнении счета-фактуры, продавец должен устранить указанные в нем ошибки и направить покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде (п. 1.12 Порядка).
Для этого не позднее следующего рабочего дня продавцу нужно:
1) проверить подлинность электронной цифровой подписи покупателя;
2) сформировать извещение о получении уведомления об уточнении счета-фактуры;
3) подписать извещение электронной подписью;
4) направить извещение в адрес покупателя через оператора;
5) сохранить подписанное покупателем уведомление об уточнении счета-фактуры и подписанное извещение о получении уведомления в электронном виде.
Обратите внимание: участники электронного документооборота должны обеспечить хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью. Но это касается только тех документов, составление и выставление которых предусмотрено Порядком.
Совместно с документами нужно хранить сертификат ключа подписи, применявшийся для формирования электронной цифровой подписи данных документов.
Срок хранения такой же, что установлен для хранения счетов-фактур. Об этом сказано в пункте 1.13 Порядка.
В Порядке также рассмотрен алгоритм действий сторон в случае, если возникнут те или иные проблемы.
Например, если продавец не получил в установленный срок подтверждение (в котором указаны дата и время поступления файла со счетом-фактурой), то он должен сообщить об этом оператору.
Это же следует сделать, если продавцу не поступит извещение от покупателя о получении счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
Может случиться так, что покупатель не получит в установленный срок счет-фактуру. В таком случае он должен проинформировать об этом продавца. Если продавец отправлял счет-фактуру и может подтвердить отправку файла, то далее следует связаться с оператором и уведомить его о сложившейся ситуации.
И если у продавца есть подтверждение оператора о получении файла счета-фактуры, продавец и (или) покупатель сообщают оператору (операторам) о данном факте. В этом случае продавец повторно направляет ранее составленный счет-фактуру без изменения его реквизитов. Об этом сказано в пункте 2.21 Порядка.
>|Если на дату повторного направления ранее составленного счета-фактуры возникла необходимость внесения изменений в него, то покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами (п. 2.21 Порядка).|<
Статья напечатана в журнале "Учет в сельском хозяйстве" №8, август 2011 г.
Начать дискуссию