Аванс на загранкомандировку

Если турфирма выдала работнику аванс на поездку в руб­лях, расходы на нее в целях налогообложения следует определять исходя из суммы, истраченной на покупку валюты, по курсу обмена. При этом курс определяется по справке о покупке валюты (письмо Минфина России от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347).

Валюта выдачи аванса
Согласно пункту 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октяб­ря 2008 г. № 749 (далее – Положение о командировках), командированному работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Если работник направляется в командировку за границу, важно определить, можно ли выдать аванс в иностранной валюте.

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее – Закон о валютном контроле) валютные операции между резидентами запрещены, за исключением некоторых. В частности, операций при оплате (возмещении) расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы России (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона о валютном контроле).

Следовательно, при направлении работника в загранкомандировку турфирме следует выдать ему аванс, причем сделать это можно в иностранной валюте. И даже наличными, поскольку Закон о валютном контроле не содержит ограничений в данном отношении (письмо Банка России от 30 июля 2007 г. № 36-3/1381, постановление Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 10840/07).

Расчет суточных
Суточные, которые полагаются работнику за время командировки, рассчитываются в следующем порядке (п. 17 Положения о командировках):

– при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок по России;

– при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств. >|При загранпоездках командировочное удостоверение не оформляется, за исключением случаев направления работника в страны – участники СНГ (Соглашение от 8 декабря 1991 года «О создании Содружества Независимых Государств»). Об этом говорится в пункте 15 Положения о командировках.|<

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Если работник направлен в командировку в несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения о командировках).

Также важно отметить, что, если работник выехал в командировку за границу и возвратился в тот же день, суточные ему выплачиваются в размере 50 процентов (п. 20 Положения о командировках).

Бухучет аванса в иностранной валюте
При осуществлении расчетов в иностранной валюте следует руководствоваться ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденным приказом Минфина России от 27 ноября 2006 г. № 154н.

Итак, стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете пересчитывается в рубли. При этом пересчет производится по курсу, действующему на дату совершения операции в инвалюте (п. 4, 6 ПБУ 3/2006). В данном случае следует рассматривать две операции: перечисление средств в иностранной валюте (или выдача их из кассы) и расходование этих средств на командировочные нужды.

Дата совершения операции при перечислении (выдаче из кассы) средств в иностранной валюте – дата списания их с банковского счета турфирмы (дата выдачи из кассы). При осуществлении расходов, связанных со служебными командировками, – дата утверждения авансового отчета.

При этом ряд положений ПБУ 3/2006 сводится к тому, что аванс в иностранной валюте не пересчитывается. Активы и расходы, оплаченные в предварительном порядке, признаются в бухгалтерском учете организации в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату пересчета аванса (п. 7, 9, 10 ПБУ 3/2006).

В то же время в соответствии с приложением к ПБУ 3/2006 при осуществлении расходов на командировку под датой совершения операции понимается дата составления авансового отчета. То есть данная норма предполагает пересчет аванса, ранее выданного на командировку.

К сожалению, официальная позиция по данному вопросу отсутствует. Исходя из буквального толкования приведенных норм, аванс не пересчитывается. А на дату утверждения авансового отчета нужно пересчитать сумму перерасхода или излишка, образовавшегося в результате осуществления подотчетным лицом командировочных расходов.

Пример. Турфирма направила менеджера в командировку за границу, выдав ему аванс 20 июля в размере 1000 евро. Авансовый отчет работника утвержден 10 августа, сумма перерасхода составила 100 евро, которая была погашена перед работником на следующий день.

Предположим, что официальный курс евро составлял:

– на 20 июля – 40 руб. за евро;

– на 10 августа – 39 руб. за евро;

– на 11 августа – 39,50 руб. за евро.

В бухучете турфирмы будут сделаны следующие проводки.

На 20 июля (дату выдачи денег работ­нику):

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 «Касса в валюте»
– 40 000 руб. (1000 EUR  x 40 руб/EUR) – выдан аванс работнику.

На 10 августа (дату утверждения авансового отчета):

ДЕБЕТ 20    КРЕДИТ 71
– 43 900 руб. (40 000 руб. + 100 EUR  x 39 руб/EUR) – отражены расходы по командировке.

На 11 августа (дату погашения перерасхода):

ДЕБЕТ 71
КРЕДИТ 50 субсчет «Касса в валюте»

– 3950 руб. (100 EUR x 39,50 руб/EUR) – выданы средства менеджеру в счет погашения перерасхода по командировке;

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»
КРЕДИТ 71
– 50 руб. (100 EUR x  39 руб/EUR – 3950 руб.) – отражена отрицательная курсовая разница.

Налоговый учет аванса в иностранной валюте
Расходы на командировки в налоговом учете (при методе начисления) признаются на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). При этом расходы в иностранной валюте следует пересчитать по курсу, действовавшему на дату выдачи командировочного аванса, поскольку дальнейшая переоценка авансов в иностранной валюте налоговым законодательством не предусмотрена (п. 11 ст. 250, подп. 5 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Такие же разъяснения приведены в письме Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/194.

В случае перерасхода или излишка по авансовому отчету у турфирмы возникает обязательство или требование, выраженное в иностранной валюте, которое подлежит переоценке (аналогично порядку, предусмотренному в бухгалтерском учете).

Если аванс выдан в рублях
Не каждая организация имеет текущий валютный счет, с помощью которого она сможет приобретать у банка валюту и через валютную кассу выдавать аванс на загранкомандировку. Законодательство не устанавливает запрета в отношении выдачи аванса в рублях при командировках за рубеж. Работник, получая аванс в рублях, самостоятельно покупает валюту в операционной кассе, а вернувшись из поездки, продает неиспользованный остаток валюты и возвращает в кассу его рублевый эквивалент.

Следует отметить, что в таком случае работник должен приложить к авансовому отчету справку о покупке валюты (письмо Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/193). >|В справке о покупке иностранной валюты должны быть указаны данные командированного работника (его Ф.И.О., паспортные даные). |< 

Расходы турфирмы на командировку в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно справке по курсу обмена. А вот если менеджер не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием справки, сумма расходов в рублях, принимаемая в целях налогообложения, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета. Аналогичное мнение выражено в письме ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408.