Корректный учет проездных документов: как выдавать под отчет?

В данной статье рассмотрим различные варианты отражения в бухгалтерском учете приобретения проездных билетов для своего сотрудника по безналичному расчету и выдачу их ему под отчет.

Отражение на счетах бухгалтерского учета.

1. Многие компании при оприходовании оплаченных проездных билетов сразу списывают их на счета затрат в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», выделяя НДС на счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»:

Д 26 – К 60 в сумме 100 рублей

Д 19 – К 60 в сумме 18 рублей

В  учете вообще не отражается факт передачи проездных документов сотруднику под отчет. При этом возникают следующие риски:

1) компания теряет возможность отслеживания факта выдачи проездных документов сотруднику (у каких сотрудников они уже на руках?);

2) повторного отражения данной затраты в учете уже в составе авансового отчета при подготовке сотрудником отчета по командировке;

3) риск искажения налогооблагаемой базы для налога на прибыль при учете затрат до осуществления поездки и подготовки авансового отчета.

2. Другие компании пытаются срезу передать билет под отчет сотруднику, приходуя сумму билета в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 60:

Д 71 – К 60

в полной сумме билета, включая НДС. При этом это мотивируется мнением о том, что право предъявления НДС будет возникать только тогда, когда сотрудник фактически побывает в командировке («использует билет») и предъявит авансовый отчет.

3. Наиболее же корректным способом отражения подобной хозяйственной операции будет являться использование дебета субсчета 50.3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в корреспонденции с  кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Факт получения проездных документов следует отразить проводкой:

Д 50.3 – К 60

При этом НДС на  счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» следует выделять отдельно (в частности, Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, говорит о том, что денежные документы должны учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их  приобретение):

Д 19 – К 60

Это означает, что далее выдать этот денежный документ под отчет можно также только уже в сумме фактических затрат, без НДС:

Д 71 – К 50.3

в момент передачи билета сотруднику под отчет. При составлении авансового отчета сотрудник должен будет отразить сумму фактических затрат на приобретение билета без НДС, которая в дальнейшем при обработке авансового отчета будет учтена на соответствующем счете затрат, например:

Д 26 – К 71

в том периоде, в котором сотрудник фактически побывал в командировке, или в периоде, в котором сотрудник составил авансовый отчет.

НДС и налог на прибыль.

Многие компании считают, что предъявить НДС купленного билета можно только тогда, когда сотрудник фактически использовал билет, побывав в командировке. Поэтому такие компании либо сразу пытаются выдать билет под отчет сотруднику в полной сумме, включая НДС:

Д 71 – К 60

а затем выделить и предъявить НДС по факту получения от сотрудника авансового отчета, либо предварительно используют счет 50.3 «Денежные документы», приходуя в дебет этого счета полную сумму билета с НДС:

Д 50.3 – К 60 вместе с НДС

Д 71 – К 50.3 вместе с НДС

Однако компания получает право на предъявление НДС уже в момент приобретения билета, поскольку выполняются все необходимые для этого условия: приобретаемые материальные ценности используются при осуществлении производственной деятельности (п. 2 ст. 171 НК РФ), и эти материальные ценности приняты к учету на основании соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НКРФ). Это означает, что предъявить НДС можно уже сразу после оприходования билетов на счет 50.3 «Денежные документы».

Следовательно,денежные документы следует выдавать сотрудникам только в размере фактически понесенных затрат без НДС. В случае утраты денежного документа НДС следует восстановить в обычном порядке.

Фактические же затраты на приобретение нужно учесть в составе базы для исчисления налога на прибыль в том периоде, в котором фактически была осуществлена командировка либо предъявлен авансовый отчет.

Выводы:

1.                      Денежные документы (проездные билеты) следует выдавать под отчет сотруднику в сумме фактически понесенных расходов (без учета НДС).

2.                      Право предъявления НДС при приобретении билетов возникает в момент приобретения, а не в момент использования билета командированным сотрудником.

3.                      При составлении авансового отчета сотруднику следует указывать стоимость билета без учета НДС.