Сотрудники филиалов ФСС РФ Московского региона рассказали, как заполнять новый больничный

Несмотря на разъяснения ФСС РФ, вопросы по заполнению нового бланка больничного листа все же остались. Причем сотрудники региональных филиалов соцстраха зачастую дают на них различные ответы. Мы выбрали четыре вопроса, которые чаще всего задают наши читатели, и узнали мнения местных чиновников.

Можно ли принимать у сотрудника неточно оформленный больничный?

По новым правилам врач не имеет права ошибаться при оформлении больничного листа. Но что делать, если видимых помарок нет, но есть некоторые неточности. Например, на ячейки попала печать поликлиники, или подпись врача вышла за границы, или бланк заполнен шариковой ручкой и т. п.

Опрошенные нами сотрудники региональных филиалов ФСС РФ сошлись во мнении, что лучше попросить сотрудника обменять такой больничный.

— Если до сентября мы еще могли закрыть глаза на неточности, то теперь нет. Сейчас обработка больничных идет с помощью компьютерной техники. Она просто не сможет считать такой лист. Поэтому лучше отправить работника за новым документом, — предупредили нас в столичном филиале № 3.

Похожие ответы мы получили и в московских филиалах № 1, 4, 7, 11, 13, 17, 20, 21, 30, 31, 35, а также областных № 3, 4, 7, 10, 18, 21, 22, 23.

То же самое касается ручек, которыми нужно заполнять больничный лист. По правилам можно использовать только гелевые, капиллярные или перьевые ручки с чернилами черного цвета. До сентября документ, заполненный шариковой ручкой или, допустим, синими чернилами, в соцстрахе могли принять. Теперь из-за компьютерной обработки бланков такой больничный не возьмут. Техника просто не видит записи, сделанные другими чернилами.

Отрадно то, что чиновники все же узаконили одну «неточность». Кавычки, точки, запятые, тире в названии организации теперь допустимы. Такое указание есть в письме ФСС РФ от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545. Но обратите внимание, что после инициалов врача и работника точек быть не должно — это существенная ошибка. Инициалы нужно указывать через пробел без каких-либо знаков препинания.

Еще один момент, на который просили обратить внимание сотрудники региональных филиалов, — новый больничный лист нельзя сгибать или скручивать. Любые заломы на бумаге могут привести к тому, что техника откажется считывать такой документ.

Что делать, если название компании не умещается в отведенные ячейки?

У некоторых компаний название составляет более 29 символов, а именно столько ячеек отведено для наименования организации в новом бланке больничного. В письме ФСС РФ от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545 чиновники объяснили, что в этом случае название можно сократить.

— Если название не помещается в отведенных ячейках, то его можно сократить, — подтвердили в Московском региональном отделении ФСС РФ. — Если сокращение зафиксировано в уставе, то пишите его. Если нет — пишите произвольное, можно даже в виде аббревиатуры. Сообщать в территориальный фонд о сокращении не обязательно.

Сотрудники опрошенных нами филиалов считают, что сокращенное наименование организации все равно лучше согласовать с фондом.

— Сообщать о том, как сократили название компании, вы не обязаны. Но было бы хорошо, если бы вы это сделали. Так будет легче идентифицировать компанию в случае ошибки в номере страхователя, например, — считают в филиале № 1 МРО ФСС РФ. — Для этого можно прислать нам обращение в свободной форме на имя руководителя филиала.

Образец такого документа в филиал ФСС РФ мы привели ниже.

Кроме того, сотрудники столичных филиалов № 3, 4, 6 и областных № 3, 4, 7, 9, 18, 21 настоятельно советуют закрепить сокращенное название компании в приказе. С документом нужно ознакомить всех работников, чтобы они при оформлении больничного листа сообщали врачу одно и то же сокращение.

С какой стороны строки писать суммы?

Данные больничного листа нужно вписывать в строку начиная с первой ячейки. Так закреплено в специальном Порядке выдачи листков нетрудоспособности, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н (далее — Порядок). Но если бухгалтер пишет не фамилию или адрес, а сумму, ее тоже нужно проставлять с первой ячейки? Или, наоборот, отталкиваться от правого края, как в декларациях?

Сотрудники филиалов при ответе на этот вопрос разделились во мнениях.

В столичных филиалах № 30, 35 нам сказали, что последняя цифра должна стоять в крайней правой ячейке. Это поможет избежать ошибок. А вот в московских филиалах № 11, 15, 31 и подмосковных № 3, 7, 10, 18, 31 считают, что все данные нужно вписывать начиная с первой ячейки. Хотя все обращали внимание, что четких указаний по данному вопросу нет.

Заместитель руководителя правового отдела Московского регионального отделения ФСС РФ Екатерина Бреева считает, что строки, в которые вносятся суммы, нужно заполнять с крайней левой ячейки. Так как в Порядке сказано, что все записи в специально отведенных ячейках проставляются начиная с первой. И цифры тут не исключение. Такое же мнение нам озвучили и представители ФСС РФ.

Сумму пособия указывать за вычетом НДФЛ или нет?

Еще один спорный вопрос остался в наследство от старой формы больничного листа. В строке «Итого начислено» сумму пособия нужно указывать с НДФЛ или нет? В новом Порядке формулировка так и осталась довольно неоднозначной. Там сказано, что в строке показывают общую сумму пособия, «подлежащую выплате работнику». А фактически его выплачивают уже за минусом НДФЛ.

Объясняя заполнение старой формы, сотрудники соцстраха не раз поясняли, что итоговое пособие нужно прописывать за вычетом НДФЛ. Какую сумму писать теперь — официальных разъяснений не было. Но недавно в ФСС РФ ответили на запрос журнала «Главбух» (письмо от 8 сентября 2011 г. № 14-03-14/15-10022 опубликовано на сайте www.glavbukh.ru). Чиновники фонда пояснили, что при заполнении новой формы нужно поступать так же, как и раньше. То есть в строке «Итого начислено» нужно уменьшать пособие на размер удержанного НДФЛ.

Однако в Московском региональном отделении соцстраха придерживаются противоположного мнения. Там считают, что бухгалтерам нужно писать общую сумму начисленного пособия, включая НДФЛ.

Надеемся, что фонд доведет свои разъяснения до региональных отделений, и тогда противоречия исчезнут. Пока же безопаснее поступить так, как требует ФСС РФ. То есть в итоговой строке проставить сумму пособия после вычета налога.

Статья напечатана в журнале "Спутник главбуха (Москва)" № 10, 2011