Инвентаризация расчетов по оплате труда и подотчетным суммам

Подходит к концу 2011 год, близится сдача годовой отчетности, а значит, пришло время провести инвентаризацию имущества и обязательств, в том числе по расчетам, связанным с оплатой труда. В статье рассмотрен порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности, касающейся указанных расчетов. 

Общий порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств изложен в Методических указаниях по проведению инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Пунктом 3.44 Методических указаний по проведению инвентаризацииустановлено, что инвентаризация расчетов должна подтвердить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Исходя из этого, в основу инвентаризации расчетов должны быть положены сведения о задолженности, отраженные по состоянию на соответствующую календарную дату по счетам расчетов. Что касается проверки расчетов с сотрудниками учреждения, то должна быть проверена задолженность по следующим счетам.

По кредиторской задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам (п. 3.46 Методических указаний по проведению инвентаризации).

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний по проведению инвентаризации).

В ходе проведения инвентаризации комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, и оформить ее результаты с помощью акта инвентаризации (п. 3.48 Методических указаний по проведению инвентаризации).

Как показывает практика, чаще всего в учете выявляются кредиторская задолженность по депонированной заработной плате, не полученная в установленный срок сотрудниками организации, и суммы дебиторской задолженности по неотчитанным авансовым суммам, выданным под отчет.

Списание депонентской задолженности по невыданной заработной плате

Напомним, что не полученная в срок заработная плата должна быть депонирована. Данное требование закреплено в п. 18 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40.

В бухгалтерском учете операции по депонированию сумм, не полученных работниками государственных (муниципальных) учреждений, отражаются следующим образом:

– у казенных, бюджетных учреждений (п. 107 Инструкции № 162н^[1], п. 137 Инструкции № 174н^[2]):

Дебет счета 0 302 11 830«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

Кредит счета0 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»

– у автономных учреждений (п. 165 Инструкции № 183н^[3]):

Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»

Кредит счета 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами»

Согласно ст. 196 ГК РФ срок исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате составляет три года. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина РФ от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3‑2‑06/109. Именно по истечении данного срока работодатель вправе списать суммы кредиторской задолженности на расходы.

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для казенных (бюджетных, автономных) учреждений, актом учреждения в рамках формирования учетной политики. На основании акта инвентаризации руководитель учреждения издает приказ о списании невыданной задолженности по заработной плате. В бухгалтерском учете данная операция оформляется с помощью Справки (ф. 0504833) и отражается следующим образом:

– у казенных, бюджетных учреждений (п. 167 Инструкции № 162н, п. 138 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»

Кредит счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами»)

– у автономных учреждений (п. 166 Инструкции № 183н):

Дебет счета 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами»

Кредит счета 2 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20)

В силу п. 371 Инструкции № 157н^[4] задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, принимается к забалансовому учету в сумме задолженности, списанной с балансового учета в течение срока исковой давности.

По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в бюджетном учреждении, выявлена нереальная к выдаче кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте по Ивановой С. А. и Кругловой О. И. в сумме 6 189 руб., образовавшаяся в учете по приносящей доход деятельности. Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность списана на доходы организации.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, установленном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредитором, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств (п. 371 Инструкции № 157н).

При списании депонентской задолженности по невыданной заработной плате у бухгалтера может возникнуть вопрос, как следует учитывать списанные суммы при исчислении налога на прибыль. Для ответа на него обратимся к п. 18 ст. 250 НК РФ, согласно которому доходы в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, признаются в целях исчисления налога на прибыль внереализационным доходом.

Как уже было отмечено, в соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности равен трем годам. При этом п. 1 ст. 197 ГК РФ определено, что для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком. Так, ст. 392 ТК РФ предусмотрен трехмесячный срок, в течение которого работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора, исчисляемый со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Предусмотренный указанной статьей трехмесячный срок является более коротким по сравнению с общим сроком исковой давности, установленным гражданским законодательством РФ.

Таким образом, ст. 392 ТК РФ определены сроки обращения за восстановлением нарушенных прав в суд, а не к работодателю.

Начало течения трехмесячного срока для обращения в суд законодатель связывает с днем, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если при обращении к работодателю с требованием о выплате депонированной заработной платы работник получит отказ. Именно с этого дня, а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате, начнется течение предусмотренного ст. 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд.

В случае, когда работник обращается с требованием о выплате заработной платы к работодателю, а последний готов ее выплатить, ущемления прав работника не возникает, то есть нет оснований для возникновения индивидуального трудового спора.

Учитывая изложенное, сумма кредиторской задолженности по депонированной заработной плате подлежит включению в состав внереализационных доходов для исчисления налога на прибыль в связи с истечением срока исковой давности, установленного ст. 196 ГК РФ, то есть если заработная плата не была востребована работником в течение трех лет (письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03‑03‑06/1/161, от 23.12.2009 № 03‑03‑06/1/823).

Списание дебиторской задолженности по подотчетным суммам

Списание с балансового учета нереальной к взысканию суммы дебиторской задолженности по подотчетным суммам отражается на основании Справки (ф. 0504833) с приложением оправдательных документов с использованием счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами».

При этом делается следующая запись:

Дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов»)

Кредит счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Автономное учреждение в соответствии с приказом руководителя и по согласованию с учредителем списало дебиторскую задолженность по подотчетным суммам бывшего работника учреждения в размере 10 530 руб., которая выдавалась на приобретение материальных запасов. Основанием для списания явилось решение суда общей юрисдикции об отмене исковых требований организации к должнику. Выдача подотчетной суммы была осуществлена за счет средств, выделяемых учреждению на выполнение государственного задания.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

В соответствии сп. 339 Инструкции № 157н при возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета.

При списании в бухгалтерском учете не возвращенных сотрудниками организации подотчетных сумм неизбежно возникает вопрос об их учете при исчислении налога на прибыль. Что по данному поводу сказано в Налоговом кодексе?

Подпунктом 2 п. 2 ст. 265 НК РФ установлено, что в целях применения гл. 25 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, – суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.

При этом налоговым законодательством предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относятся:

– истечение установленного срока исковой давности;

– невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;

– невозможность исполнения на основании акта государственного органа;

– ликвидация организации-должника.

Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований.

В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности равен трем годам. По истечении данного срока дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете. Для включения суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода.

Таким образом, истечение срока исковой давности является одним из критериев для признания долга безнадежным и, следовательно, его учета в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций (письма Минфина РФ от 15.09.2010 № 03‑03‑06/1/589, от 24.09.2009 № 03‑03‑06/1/610).

_______________________________

1. Утверждена Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
2. Утверждена Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
3. Утверждена Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
4. Утверждена Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.