Особенности ведения фондовой кассовой книги
У бухгалтеров часто возникают вопросы о порядке ведения Кассовой книги (ф. 0504514) в части отражения в ней операций с денежными документами.
С одной стороны, согласно требованиям приказа Минфина России от 01.12.2010г. № 157н "Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению" (далее – Инструкция № 157н), приказа Минфина России от 15.12.2010 № 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению" листы кассовой книги с отметкой "Фондовый" должны идти вместе с листами, отражающими движение наличных денежных средств, со сквозной нумерацией.
С другой стороны, это не слишком удобно: если за один день есть операции и с наличными деньгами, и с денежными документами, то может не быть переходящего остатка с листа на лист. Также не будет соответствия номеров ордеров с листа на лист. Поэтому нередко бухгалтеры ведут две различные кассовые книги – наличную и фондовую.
В 2009 г. в приказе Минфина России от 30.12.2008 № 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" было требование об отражении операций с денежными документами в кассовой книге. На основании этого, а также, ссылаясь на п. 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации от 22.09.1993 № 40 ("каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу") контролирующие органы утверждали, что по фондовой кассе нельзя вести отдельную книгу. В настоящее время Порядок № 40 утратил силу, с 01.01.2012 вступило в силу Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 № 373-П.
Положение № 373-П отменило норму о единой кассовой книге. Это значит, что теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе (данное правило утверждается в учетной политике учреждения).
Особенности расчетов с подотчетными лицами с применением денежных документов
Основным направлением расходования денежных документов является их выдача в подотчет. Требования к расчетам с подотчетными лицами, установленные пп. 213, 214, 216 Инструкции № 157н, несколько отличаются в зависимости от того, осуществляются расчеты наличными денежными средствами или с применением денежных документов. Сравнительный анализ требований представлен в следующей таблице:
| Пункт Инструкции № 157н | Операция | Денежные средства | Денежные документы |
213 | Выдача | По распоряжению руководителя на основании заявления сотрудника, на определенный срок и цели | На соответствующие цели (заявление, распоряжение и срок не упомянуты) |
214 | Увеличение дебиторской задолженности | Только при отсутствии задолженности по денежным средствам (наличие задолженности по денежным документам не оговаривается, т. е. денежные средства могут быть выданы в подотчет при наличии задолженности по денежным документам) | Не оговаривается (т. е. денежные документы могут быть выданы в подотчет при наличии задолженности как по денежным средствам, так и по денежным документам) |
216 | Уменьшение дебиторской задолженности | На основании авансового отчета с приложением подтверждающих документов | |
Как видно из табл. 2, если в учреждении одним и тем же сотрудникам выдаются в подотчет как денежные средства, так и денежные документы, особенно если это происходит по одним и тем же статьям (подстатьям) КОСГУ, важно вести раздельный учет расчетов.
Действующая Инструкция № 157н и инструкции по применению планов счетов не содержат соответствующих учетных механизмов разделения счета 208 00 на расчеты за счет денежных средств и за счет денежных документов. Такое разделение можно предусмотреть в рамках учетной политики, например, с помощью добавления к счету 208 00 дополнительных аналитических кодов.
Корреспонденция счетов для отражения операций с денежными документами
Для денежных документов в соответствии с их спецификой предусмотрен менее широкий набор возможных хозяйственных операций, чем для наличных денег (бухгалтерские записи не отличаются для казенных и бюджетных учреждений и не зависят от источника финансового обеспечения):
№ п/п | Содержание операции | Бухгалтерская запись | |
дебет счета | кредит счета | ||
Поступление денежных документов | |||
1 | Поступление от поставщика услуг или товаров | 0* 201 35 510 | 0 302 00 730 |
2 | Приобретение денежных документов через подотчетное лицо: | ||
- выдача наличных денег в подотчет на приобретение денежных документов; | 0 208 00 560 | 0 201 34 610 | |
- предоставление авансового отчета о расходовании наличных денежных средств с приложением приходного кассового ордера с отметкой "Фондовый" | 0 201 35 510 | 0 208 00 660 | |
3 | Безвозмездное получение от государственных (муниципальных) учреждений | 0 201 35 510 | 0 304 04 510 0 401 10 151 0 401 10 180 |
4 | Возврат от подотчетного лица денежных документов, ранее выданных в подотчет | 0 201 35 510 | 0 208 00 660 |
5 | Выявление излишков при инвентаризации | 0 201 35 510 | 0 401 10 180 |
6 | Возмещение недостачи денежных документов в натуральной форме | 0 201 35 510 | 0 209 82 660 |
Выбытие денежных документов | |||
7 | Выдача в подотчет | 0 208 00 560 | 0 201 35 610 |
8 | Передача безвозмездно государственным (муниципальным) учреждениям | 0 304 04 510 0 401 20 251 0 401 20 241 | 0 201 35 610 |
9 | Списание недостачи | 0 209 82 560 | 0 201 35 610 |
10 | Списание на чрезвычайные расходы | 0 401 10 172 0 401 20 273 | 0 201 35 610 |
______________
* Здесь и далее вместо 0 следует указать соответствующий код вида финансового обеспечения (деятельности).
Типичной ошибкой в учете денежных документов является одномоментное списание всех приобретенных денежных документов при их выдаче ответственному сотруднику (по аналогии со списанием материальных запасов при выдаче в эксплуатацию, что допускается Инструкцией № 157н). В этом случае возникает вопрос о том, как обосновать такое списание. Например, каким образом бухгалтер сможет оправдать разовое списание 1000 конвертов, когда согласно журналу исходящей корреспонденции за месяц отправлено только 100 писем.
К авансовому отчету о расходовании денежных документов необходимо приложить соответствующие подтверждающие документы, например:
- при расходовании марок и конвертов – реестр корреспонденции, а в случае порчи – непосредственно испорченные конверты;
- при расходовании путевок в санатории (дома отдыха) – отмеченные корешки путевок;
- при пополнении счета сотовой связи (доступа к Интернету) с помощью карт оплаты – расшифровку операций по счету, подтвержденную поставщиком услуг.
Карты оплаты, например, за сотовую связь, нередко продаются дороже номинала, т. е. за карту номиналом 150 руб. приходится платить 160 руб. В этом случае следует правильно отразить операцию по статьям КОСГУ, ведь на самом деле услуги связи приобретаются только на сумму 150 руб., а 10 руб. – это прочие услуги. В рассматриваемой ситуации в бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи:
- в части номинала карты оплаты услуг сотовой связи
Дебет 0 201 35 510
Кредит 0 208 21 660
- в части наценки к номиналу
Дебет 0 401 20 226
Кредит 0 208 26 660
Всегда ли следует отражать денежные документы в учете
На первый взгляд, вопрос кажется несколько странным. Однако на практике нередко встречается ситуация, когда, получив в подотчет наличные деньги, сотрудник приобретает денежные документы и тут же их расходует, например, приобретает на почте марки и наклеивает их на бандероль или приобретает карту оплаты сотовой связи и сразу же ее активирует. Формально здесь имеют место операции с денежными документами, но оснований для отражения их оборотами по фондовой кассе нет, т. к. через кассира они не проходят.
Основания для отражения денежных документов по фондовой кассе имеются в следующих случаях:
- когда денежные документы приобретаются по безналичному расчету;
- когда денежные документы приобретает за наличные деньги один сотрудник, а расходует другой;
- когда приобретенные денежные документы выдаются сотрудникам по частям, а невыданный остаток хранится в кассе.
Если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то в общем случае к авансовому отчету должны быть приложены как документы, подтверждающие приобретение денежных документов, так и документы, подтверждающие их расходование.
Начать дискуссию