Кассовый лимит: принципы расчета и применения

Вот уже второй год действует Положение Банка России от 12 октября 2011 года № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации». Среди прочего данный документ регламентирует расчет лимита наличных денежных средств, находящихся в кассе организации или индивидуального предпринимателя. По действующим правилам бизнесмены рассчитывают данную сумму самостоятельно, по одной из двух, предложенных Положением формул.

Две формулы для расчета

Первая формула применяется теми бизнесменами, которые регулярно получают или планируют регулярно получать наличную оплату от своих покупателей или заказчиков. Для расчета по данной формуле понадобятся реальные или прогнозируемые цифры выручки.

Расчет производится по формуле:

L = V/P*N,

где L – лимит кассы, V – объем поступивших в кассу денежных средств за проданные товары, работы или услуги, P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег в рабочих днях, а N – количество рабочих дней между сдачами наличных денег в банк. Отметим, что при расчете можно учитывать периоды пиковых объемов поступлений наличных денег. Это особенно актуально, если стоит задача утвердить максимальные лимиты. Утвержденный порядок разрешает даже принимать во внимание показатели динамики поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. Однако при этом рассматриваемый период, а значит и показатель P не должен превышать 92 рабочих дня. В свою очередь значение N не может быть больше 7 рабочих дней в стандартных случаях и не более 14 – если расчет производится для субъекта бизнеса, работающего в населенном пункте, где отсутствует банк.

Рассмотрим на примере:

Допустим, объем поступивших денежных средств в кассу составил: за октябрь 2012 года – 155 600 рублей, за ноябрь 2012 года – 203 500 рублей, а максимальная выручка по кассе наблюдалась в декабре 2012 года и составила 310 400 руб. Сдача денежных средств в банк производится ежедневно.

Следовательно, лимит кассы составит:

L = (155 600 + 203 500 + 310 400) / (23 + 21 + 21) * 1 = 10 300 руб.

Вторая формула предназначена для тех организаций или ИП, у которых выручка в кассу не поступает, но держать наличность они вынуждены в связи с необходимостью тратить ее на оплату приобретаемых товаров, работ или услуг.

Формула выглядит следующим образом:

L = R/P*N,

где R – сумма выданных за расчетный период наличных денег, за исключением выплат заработной платы и других аналогичных выплат работникам, P – расчетный период в рабочих днях, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях, а N – период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег. По аналогии с предыдущим случаем P не должен быть больше 92 рабочих дня, а N не может превышать 7 или 14 рабочих дней соответственно.

Например, фирма выдавала средства в подотчет своим работникам в следующих размерах:

Октябрь 2012 года – 32 000 рублей,

Ноябрь 2012 года – 38 100 рублей,

Декабрь 2012 года – 48 070 рублей.

Снятие наличных с расчетного счета на оплату приобретаемых товаров, работ и услуг сторонних организаций производилось раз в 4 дня.

L = (32 000 + 38 100+ 48 070) / (23 + 21 + 21) * 4 = 112 060 / 64 * 4= 7 272 рубля.

Очередная законодательная нестыковка

Описанный порядок распространяется и на организации, и на ИП, вне зависимости от системы налогообложения. Однако если для юридических лиц введение новых правил оказалось своего рода облегчением, поскольку отпала необходимость утверждать лимиты с банком, как это было до 2012 года, то предприниматели, как минимум некоторые из них, оказались в весьма неоднозначной ситуации.

Дело в том, что российское законодательство не обязывает ИП иметь расчетный счет в банке. Вместе с тем держать наличность в кассе за пределами лимита запрещено. Данная нестыковка в законодательстве - своего рода следствие того, что до введения в действие Положения № 373-П предприниматели и вовсе не должны были соблюдать кассовую дисциплину, соответственно и отсутствие расчетного счета не мешало им блюсти законодательство. Теперь же, когда в своих обязанностях по данному вопросу ИП приравнены к юридическим лицам, возникает закономерный вопрос: как быть со сверхлимитными деньгами, если сдавать их некуда?

Компании в подобной ситуации уже давно и успешно пользуются таким способом, как выдача «лишнего» под отчет. То есть если в Кассовой книге «вырисовывается» превышение допустимой наличности, на соответствующую сумму выписывается расходный ордер с основанием «Выдача средств на хозяйственные нужды» или «Выдача средств на оплату товара». Аналогичное решение подходит и для тех предпринимателей, у которых есть нанятые работники. Если же ИП работает в одиночку, то выдать себе деньги под отчет он не может, однако он вправе попросту изымать сверхлимитную наличность на личные нужды или в качестве собственного предпринимательского дохода. Дело в том, что для ИП нет распределения личных денег и средств, занятых в бизнесе. Всеми своими финансами, имуществом и прочими активами он вправе распоряжаться по собственному усмотрению. В том числе и потратить на себя. В дальнейшем, если потребуются финансовые вливания в бизнес, он сможет также без труда вернуть деньги обратно в оборот.

Однако следует помнить, что при определении суммы расходов (если ИП применяет соответствующую налоговую систему) учесть в уменьшение налога такие личные траты он не сможет. Впрочем и возврат денег в кассу в случае необходимости не будет считаться доходом в рамках бизнеса и не приведет к увеличению бюджетных платежей.

Ненаказуемое превышение

Впрочем, есть ситуации, когда сверхлимитный остаток в кассе не будет являться нарушением. Это касается дней выдачи зарплаты и социальных пособий. Хранить сверхлимитные деньги на такие выплаты можно до пяти рабочих дней включительно.

Кроме того, согласно Положению № 373-П расчетное ограничение может не распространяться на работу с наличностью в выходные: банки в такие дни закрыты, а у бизнесменов суббота-воскресенье вполне могут оказаться самыми урожайными за всю неделю. Соответственно превышение установленного лимита в подобной ситуации не будет считаться нарушением

 Но это, как говорится исключения. Правилами же пренебрегать не стоит. Нарушение кассовой дисциплины карается по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях. Суммы штрафов составляют для должностных лиц и предпринимателей от четырех до пяти тысяч рублей, для юридических лиц - от сорока до пятидесяти тысяч рублей. Кстати, напомним, что с 1 января 2012 года, функцию по проверке соблюдения кассовой дисциплины, как у организаций, так и у индивидуальных предпринимателей, осуществляет налоговая инспекция.

Впрочем стоит упомянуть об одном законодательном допущении, которое может сыграть на руку тем бизнесменам, которые все же не уследили за лимитом денежного остатка. Дело в том, что кассовые нарушения имеют срок исковой давности. И он составляет всего лишь два месяца со дня совершения такого проступка, что следует из части 1 статьи 4.5 Кодекса об административных правонарушениях. Следовательно, если в течение двух месяцев после фактического превышения лимита в кассе, данное нарушение не вскрылось, то позднее штрафовать за него ИФНС не имеет права.