Расчет пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком

В Российской Федерации существует единая система государственных пособий гражданам, имеющим детей, в связи с их рождением и воспитанием, которая обеспечивает гарантированную государством материальную поддержку материнства, отцовства и детства. На практике начисление и выплата пособий по беременности родам, уходу за ребенком, а также единовременных пособий не вызывают вопросов, что нельзя сказать о расчете пособия по беременности и родам и уходу за ребенком в возрасте до полутора лет. Поэтому в статье будут рассмотрены вопросы расчета данного пособия, с которыми часто сталкиваются бухгалтеры в своей работе.

Порядок исчисления пособий по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком установлен ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ и Положением № 375 .

Для исчисления пособий бухгалтеру необходимо произвести следующие пошаговые действия:

1. Собрать документы, на основании которых исчисляется пособие (листок нетрудоспособности, справки).

2. Определить расчетный период для исчисления пособия.

3. Рассчитать средний заработок, из которого определяется размер пособия.

4. Рассчитать сумму пособия.

Документы-основания, необходимые для начисления и выплаты пособий

Для того чтобы получить пособие, работник должен представить в бухгалтерию бюджетного учреждения следующие документы:

1) для пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам – листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией (п. 5 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ);

2) для пособия по уходу за ребенком (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ):

• заявление о назначении указанного пособия;
• свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка, за которым осуществляется уход, и его копию либо выписку из решения об установлении над ребенком опеки;
• свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей) и его копию;
• справку с места работы (учебы, службы) матери (отца, обоих родителей) ребенка о том, что она (он, они) не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячного пособия по уходу за ребенком, а в случае если мать (отец, оба родителя) ребенка не работает (не учится, не служит), – справку из органов социальной защиты населения по месту жительства матери (отца) ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

Полный перечень документов приведен в п. 54 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 № 1012н.

Далее отметим: поскольку Федеральный закон № 255-ФЗ предусматривает несколько вариантов назначения пособий в зависимости от занятости работника, в дополнение к вышеперечисленным документам-основаниям застрахованное лицо должно представить справку о сумме заработка, исходя из которого должно быть исчислено пособие, с места работы у другого работодателя (у других работодателей). Напомним, что в соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ страхователи (как организации, так и индивидуальные предприниматели) были обязаны выдавать бывшему работнику справку о сумме заработка, на которую были начислены страховые взносы в день прекращения работы.

В то же время бухгалтер, осуществляющий расчет пособий должен иметь в виду, что п. 7.2 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ допускает, что если застрахованное лицо не имеет возможности представить справку о сумме заработка, исходя из которого должно быть исчислено пособие, от другого работодателя в связи с прекращением им деятельности либо по иным причинам, то страхователь, назначающий и выплачивающий пособие, по заявлению застрахованного лица направляет в территориальный орган ПФР запрос о представлении сведений о заработной плате, об иных выплатах и вознаграждениях застрахованного лица у соответствующего страхователя. ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования представляет запрашиваемые данные страхователю, направившему запрос.

Форма заявления застрахованного лица, форма и порядок направления запроса, форма, порядок и сроки представления запрашиваемых сведений территориальным органом ПФР утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 24.01.2011 № 21н.

Определяем расчетный период для начисления пособий

В соответствии с п. 1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ пособие по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая.

Для справки

В соответствии со ст. 3 Федерального закона № 165-ФЗ страховой случай – свершившееся событие, с наступлением которого возникает обязанность страховщика, а в отдельных случаях, установленных федеральными законами, – также и страхователей осуществлять обеспечение по обязательному социальному страхованию.

Таким образом, расчетным периодом для исчисления вышеприведенных пособий в 2014 году будут являться сведения о начисленных выплатах застрахованному лицу за 2012 и 2013 годы. При этом из данного периода исключаются календарные дни, приходящиеся на периоды (п. 1 – 2 ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ):

– временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

– освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством РФ, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС в соответствии с Законом о страховых взносах не начислялись.

Обратите внимание

Как разъяснил ФСС в Письме от 11.01.2013 № 15-03-18/12-169, дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом не исключаются из расчета среднего дневного заработка для исчисления пособия по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Данные выплаты подлежат обложению страховыми взносами в соответствии с Законом о страховых взносах.

В случае если два предшествующих года (2012 и 2013) сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком, она имеет право на замену расчетного периода. Если работница выберет два года, предшествующие уходу в отпуск по беременности и родам с первым ребенком, ей нужно написать соответствующее заявление и представить сведения, необходимые для расчета пособия, с прежнего места работы (п. 1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ).

Рассчитываем средний заработок для определения суммы пособия

В соответствии с п. 1 – 2 ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ средний дневной заработок для исчисления пособий по беременности и родам, уходу за ребенком определяется путем деления суммы начисленного заработка за два календарных года, предшествующих году наступления соответствующих отпусков, на число календарных дней в этом периоде. При этом сумма заработной платы и иных выплат, с которых начислялись страховые взносы в ФСС, не должна превышать предельную величину базы для начисления страховых взносов в ФСС.

Напомним, что в 2013 году данная величина составляла 568 000 руб. (Постановление Правительства РФ от 10.12.2012 № 1276), а в 2012 году – 512 000 руб. (Постановление Правительства РФ от 24.11.2011 № 974). Таким образом, в 2014 году предельное значение среднего дневного заработка составляет 1 477,43 руб. ((568 000 + 512 000) руб. / (366 + 365) кал. дн.).

Пример 1

Бюджетным учреждением работнице предоставлен отпуск по беременности и родам с 10.02.2014. В 2012 – 2013 годах ее заработок составил 436 700 руб. В расчетном периоде сотрудница находилась в отпусках по временной нетрудоспособности 43 календарных дня. Других дней, исключаемых из расчетного периода, у застрахованного лица не имеется.

Рассчитаем сумму среднего дневного заработка для определения суммы пособия по беременности и родам.

1. Определим количество календарных дней в периоде, используемых для расчета пособия: 688 (365 + 366 - 43), где 35 – количество календарных дней в расчетном периоде, за исключением дней, указанных в п. 1 – 2 ч. 3.1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ.

2. Рассчитаем средний дневной заработок. Он составит 634,74 руб. (436 700 руб. / 688 кал. дн.).

3. Сравним средний дневной заработок с предельным размером среднего дневного заработка в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ: 634,74 руб. < 1 477,43 руб. Поскольку рассчитанный нами размер среднего дневного заработка меньше предельного, расчет пособия по беременности и родам будет произведен из него, то есть из 634,74 руб.

4. Сумма пособия по беременности и родам составит 88 863,60 руб. (140 кал. дн. x 634,74 руб.), где 140 кал. дн. – суммарное количество дней отпуска по беременности и родам (ст. 10 Федерального закона № 255-ФЗ).

Пример 2

Изменим условия примера 1. Предположим, что страховой стаж женщины, идущей в отпуск по беременности и родам менее шести месяцев. Заработная плата, начисленная в 2013 году, составляет 154 600 руб.

Рассчитаем сумму среднего дневного заработка для определения суммы пособия по беременности и родам.

Согласно п. 3 ст. 11 Федерального закона № 255-ФЗ застрахованной женщине, имеющей страховой стаж менее шести месяцев, пособие выплачивается в размере, не превышающем за полный календарный месяц минимального размера оплаты труда. С 1 января 2014 года МРОТ повышен и составляет 5 554 руб. в месяц .

Таким образом, средний дневной заработок сотрудника, страховой стаж которого составляет менее шести месяцев, равен 182,60 руб. (5 554 руб. x 24 мес. / 730 дн.). При этом сумма пособия по беременности и родам составит 25 564 руб. (182,60 руб. x 140 кал. дн.).

В районах и местностях, где в установленном порядке применяются районные коэффициенты к заработной плате, исчисленные пособия застрахованному лицу исходя из МРОТ определяются с учетом указанных коэффициентов.

Пример 3

Работница принята в бюджетное учреждение 25.09.2013, до этого она нигде не работала, пришла в учреждение после института. Отпуск по беременности и родам начался 15.02.2014. Организация расположена на территории, где применяется районный коэффициент 15%.

Рассчитаем сумму пособия по беременности и родам.

Поскольку застрахованное лицо не имело в расчетном периоде заработка, пособие по беременности и родам будет исчислено исходя из МРОТ.

Сумма пособия равна 29 398,60 руб. (182,60 руб. x 140 кал. дн. x 1,15).

На практике могут возникнуть ситуации, когда страховой стаж женщины составляет более шести месяцев, но расчетный период полностью состоит из количества календарных дней, подлежащих исключению из расчетного периода, то есть равен нулю. Как в этом случае исчислить пособие по беременности и родам?

Чиновники ФСС в Письме от 25.10.2013 № 15-03-09/12-2985П по данной ситуации привели следующие разъяснения. Поскольку в данном случае произвести расчет среднего дневного заработка не представляется возможным и в рамках Федерального закона № 255-ФЗ застрахованные лица не могут быть лишены права на пособие по беременности и родам, по мнению фонда, в данном случае можно исчислить пособие из заработка, равного МРОТ, установленному федеральным законом на момент наступления страхового случая.

Вместе с тем в соответствии с ч. 1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ календарные годы (календарный год) расчетного периода по заявлению застрахованного лица могут быть заменены предшествующими годами (годом), в случае если это приведет к увеличению размера пособия.

Выше мы рассмотрели порядок расчета среднего заработка для исчисления пособия по беременности и родам. Исчисление среднедневного заработка для расчета ежемесячного пособия по уходу за ребенком производится аналогично.

В соответствии с п. 5.1 ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ, п. 23 Положения № 375 сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком определяется путем умножения среднего дневного заработка на 30,4.

Далее отметим, что в силу ст. 15 Федерального закона № 81-ФЗ ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается по месту работы застрахованных лиц, указанных в абз. 2 ст. 13 данного закона, в размере 40% среднего заработка.

Напомним, что в отпуске по уходу за ребенком с получением соответствующего пособия могут находиться не только матери, но и отцы, другие родственники, опекуны, фактически осуществляющие уход за ребенком, подлежащие обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Таким образом, указанное пособие может начисляться не только сотрудницам, но и другим родственникам, написавшим заявление на данный отпуск.

Также хотим обратить внимание на ситуацию, когда заявление на отпуск по уходу за ребенком написано совместителем, работающим в учреждении. По разъяснениям ФСС в Письме от 13.09.2013 № 15-03-09/12-2494П, застрахованное лицо может отказаться от выплаты ему ежемесячного пособия по уходу за ребенком по основному месту работы и получать ежемесячное пособие по уходу за ребенком в организации, где оно работает по совместительству. При этом оно обязано представить данному работодателю заявление и необходимые документы для назначения и выплаты указанного пособия, в том числе справку с основного места работы о том, что выплата ему ежемесячного пособия по уходу за ребенком не осуществляется.

Пример 4

Сотрудница бюджетного учреждения с 10.02.2014 оформила отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Сумма начисленного заработка за 2012 и 2013 годов без учета пособия по беременности и родам составила 430 000 руб. Количество календарных дней в расчетном периоде, за исключением календарных дней отпуска по беременности и родам, равно 591 (366 + 365 - 140).

Рассчитаем сумму ежемесячного пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет.

1. Определим средний дневной заработок сотрудницы. Он составит 727,58 руб. (430 000 руб. / 591 кал. дн.).

2. Сравним средний дневной заработок с предельным размером среднего дневного заработка в соответствии с требованиями ст. 14 Федерального закона № 255-ФЗ: 727,58 руб. < 1 477,43 руб.

3. Рассчитаем средний заработок для определения размера пособия по уходу за ребенком. Он составит 22 118,43 руб. (727,58 руб. x 30,4 кал. дн.).

4. Определим сумму ежемесячного пособия по уходу за ребенком: 8 847,37 руб. (22 118,43 руб. x 40%).

Далее отметим, что на основании ст. 4.2 Федерального закона № 81-ФЗ подлежат индексации и пересчету на коэффициент прогнозируемого уровня инфляции, определяемый федеральным законом о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год и плановый период, пособия, связанные с материнством и детством. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 02.12.2013 № 349-ФЗ «О федеральном бюджете на 2014 год и плановый период 2015 и 2016 годов» коэффициент индексации «детских» пособий в 2014 году равен 1,05.

Применение коэффициента индексации к ежемесячному пособию по уходу за ребенком, исчисленному в размере 40% среднего заработка, законом не предусмотрено. Однако в данном случае следует сравнить сумму рассчитанного ранее ежемесячного пособия по уходу за ребенком с минимальным размером данного пособия с учетом индексации, который не может быть ниже минимального размера ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

С 01.01.2014 размер ежемесячного пособия по уходу за первым ребенком с учетом индексации не должен быть менее 2 576,63 руб., по уходу за вторым ребенком и последующими детьми – 5 153,24 руб.

Округление суммы пособия до полного рубля не предусмотрено (Письмо ФСС РФ от 28.12.2011 № 14-03-18/05-16244).

Пример 5

Сотруднице бюджетного учреждения с 15.11.2013 предоставлен отпуск по уходу за первым ребенком и назначено пособие в размере 4 651,99 руб. В связи с территориальным расположением учреждения районный коэффициент не применяется.

Подлежит ли сумма пособия индексации?

С 01.01.2014 минимальный размер пособия по уходу за первым ребенком составляет 2 576,63 руб., поэтому назначенное сотруднице пособие в сумме 4 651,99 руб. изменению не подлежит.

Пример 6

Изменим условия вышеприведенного примера. Предположим, что сотруднице предоставлен отпуск по уходу за вторым ребенком.

В данном случае следует учитывать, что минимальный размер ежемесячного пособия по уходу за вторым ребенком и последующими детьми с 01.01.2014 составляет 5 153,24 руб.

Таким образом, начиная с указанной даты данное пособие не может выплачиваться в размере меньшем, чем установленный минимум, то есть 5 153,24 руб. Следовательно, бюджетное учреждение с 01.01.2014 обязано назначить сотруднице ежемесячное пособие по уходу за ребенком в сумме не 4 651,99, а 5 153,24 руб.

Отражаем в учете суммы начисленных пособий

Согласно ст. 4 Федерального закона № 81-ФЗ, п. 2 ст. 3 Федерального закона № 255-ФЗ источником финансирования пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком, единовременных детских пособий являются средства ФСС.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ расходы на выплату детских пособий, пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также пособий в связи с трудовым увечьем и профессиональным заболеванием относятся на подстатью 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.

Учет расчетов по данной выплате ведется на счете 302 13 «Расчеты по начислениям по оплате труда» (п. 256 Инструкции № 157н ).

При расчете и исчислении пособия следует не забывать, что в соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ суммы пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком не подлежат обложению НДФЛ. Аналогичные нормы действуют в отношении страховых взносов во внебюджетные фонды. В силу пп. 1 п. 1 ст. 9 Закона о страховых взносах, пп. 1 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ на данные пособия не начисляются страховые взносы.

Пример 7

Сотруднице бюджетного учреждения назначено и начислено пособие по беременности и родам в сумме 75 129 руб. за счет страховых взносов, осуществляемых из средств, получаемых от оказания платных услуг. Выплата пособия осуществляется через кассу.

В бухгалтерском учете учреждения будут сделаны следующие проводки:

* * *

В заключение отметим, что бюджетное учреждение должно стараться избегать ошибок при исчислении указанных пособий, поскольку данный вид расходов осуществляется за счет средств ФСС.

В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона № 165-ФЗ страховщики имеют право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства РФ. Непринятие к зачету произведенных расходов неизбежно влечет не только уплату страховых взносов, но и применение к учреждению штрафных санкций. Согласно ст. 47 Закона о страховых взносах неуплата или неполная уплата сумм страховых взносов в результате занижения базы для начисления страховых взносов, иного неправильного исчисления страховых взносов или других неправомерных действий (бездействия) плательщиков страховых взносов влечет взыскание штрафа в размере 20% неуплаченной суммы страховых взносов.

1. Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».
2. Положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375.
3. Федеральный закон от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования».
4. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
5. Федеральный закон от 02.12.2013 № 336-ФЗ «О внесении изменения в статью 1 Федерального закона «О минимальном размере оплаты труда».
6. Федеральный закон от 19.05.1995 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей».
7. Утверждены Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.
8. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
9. Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».