Аутсорсинг архива: свобода или рабство для бизнеса?

Источник: «Делис Архив»

Услуги по аутсорсингу архивов появились в России сравнительно недавно и становятся популярнее год от года. Часто «молодость» рынка сочетается с его непрозрачностью. Чтобы не попасть в руки к недобросовестной архивной компании, заказчику нужно обращать внимание на детали и придерживаться нескольких принципов, о которых мы расскажем в этой статье.

Сотрудничество с частными компаниями, берущими на себя заботы о документации клиента, действительно  может быть удобнее и выгоднее, чем самостоятельная работа с архивом. Обычно sales-менеджер перечисляет стандартный набор преимуществ:

• существенная экономия;
• освобождение рабочего пространства от гор бумаги;
• профессиональная обработка и хранение  документов;
• оптимизация бизнеса за счет быстрого и доставки поиска документов;
• уверенность в сохранности и конфиденциальности информации.

Многие игроки рынка архивных услуг действительно реализуют все вышеперечисленное. Однако встречаются и исключения.   

Иногда торговый представитель компании делает еще несколько заманчивых предложений. Например, предоставляет возможность хранить документы в течение двух лет бесплатно или за символические деньги.  Или – оцифровать архив и предоставить веб-сервисы по чрезвычайно низкой цене. Или – регистрировать, перевозить и помещать бумаги в архивные короба за сущие копейки. Бывает даже, что три предложения идут в комплексе – лишь бы договор был подписан.

После этого заказчик должен получить полную свободу от бумажной волокиты при минимальных затратах, но часто получает только дополнительные проблемы. 

Имея составленный договор, вендер может повышать стоимость своих услуг без обсуждения с клиентов, делая ее даже выше рыночной. Возможен и более хитрый ход: будет расти плата только за те услуги, которые чаще всего использует заказчик. Заказчику придется платить даже за то, на что он «не подписывался», если компания периодически устраивает обязательную переупаковку архива, расходы на которую возмещаются из клиентского кармана.  Какие-то архивные компании используют более примитивный способ увеличить свою выручку: они регистрируют документ повторно после каждого поиска, изъятия и возврата и взимают плату за каждую такую регистрацию.

Порой не выполняются обязательства по оперативному поиску и предоставлению нужного документа: вендер может как перенести доставку на другую дату, так  и юридически ограничить количество ежедневно выдаваемых коробов.  Самым большим ударом для бизнеса может стать халатное обращение с документами – их порча, потеря, за которую «хранитель» не будет нести никакой ответственности. Последствия чаще настигают не его, а клиента: контролирующие органы налагают штраф, не получив данные в срок или не дождавшись их вовсе.

Наиболее логичным выходом из этой ситуации был бы разрыв договора и поиск нового добросовестного подрядчика.  Но скорее всего это не сработает: такие компании работают по принципу «Вход – копейка, выход – рубль».  В ходе конфликта выясняется, что к клиенту, расторгающему контракт досрочно, применяются санкции.  Широко практикуется «компенсация недополученной выгоды»: заказчик, уходящий через полгода при договоре на 5 лет, должен заплатить  оставшиеся 4,5 года. Счета к оплате предъявляются отнюдь не маленькие: от 2 до 20 миллионов рублей.  Другая штрафная мера – плата за безвозвратное изъятие документов. В среднем по рынку она составляет 80 – 160 рублей. Но если архив имеет внушительные размеры, заказчику придется заплатить за его выемку сумму в несколько десятков миллионов. Досрочное уничтожение документов стоит так же, как их изъятие или снятие с учета. Возможно судебное разрешение конфликта, но его нельзя назвать панацеей. Договор все-таки был подписан, а внесение в него каких-то пунктов без обсуждения еще нужно доказать.

В этой ситуации  лучшей тактикой будет доскональная проработка договора на начальном этапе.  При этом важно понимать, что качественная услуга не может стоить копейки. Хорошая архивная компания должна предоставлять на выбор хотя бы три варианта: полноценный аутсорсинг, заключение рамочного договора на аутсорсинг , подразумевающего последующее уточнение обязательств и деталей и консалтинговые услуги. Последний сценарий используется, если по ряду причин клиент будет работать с архивом самостоятельно, перенимая технологии у компании-вендера. Рациональным подходом можно считать заключение договоров с двумя-тремя архивными компаниями при передаче им небольшого объема документов. Впоследствии расширять сотрудничество нужно с той, которая предлагает оптимальное соотношение цены и качества.

Еще одним этапом «системы безопасности» можно сделать шаблон удобного клиенту договора, прилагаемого к тендерным документам и обязательного для подписания вендером. В этом документе должны быть прописаны те самые пункты, на которых наиболее часто прогорают заказчики:

• отсутствие штрафных санкций со стороны архивной компании;
• удобное заказчику максимальное количество архивных коробов, выдаваемых за день;
• гибкие сроки договора с возможной пролонгацией;
• соглашение об уровне услуг (ServiceLevelAgreement– SLA);
• фиксированная и «прозрачная» ценовая политика;
• установленная ответственность архивной компании за потерю или порчу документов, вплоть до денежного штрафа за единицу;
• доступ к веб-сервису, отражающему актуальную опись, места хранения и операции по перемещению документов.

Предложенные в статье бизнес-решения на первый взгляд  могут показаться перестраховочными мерами. Но можно ли назвать излишним то, что поможет сохранить миллионы?