Поощрение работников: НДФЛ, налоговые расходы и страховые взносы

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23 декабря 2014 г. № А56-74147/2013.

Премии за хорошую работу

Самый распространенный способ поощрить сотрудника за хорошую работу – выплатить ему премию.

Когда нужно удержать НДФЛ с премии

Организация исчисляет и удерживает НДФЛ с заработной платы работника один раз в месяц – при окончательном расчете дохода. Так разъясняют чиновники (письма Минфина России от 18 апреля 2013 г. № 03-04-06/13294, от 9 августа 2012 г. № 03-04-06/8-232).

Перечислить налог в бюджет компания должна не позднее того дня, когда она получила в банке деньги для выплаты заработной платы или перечислила их на счет сотрудника (ст. 223 Налогового кодекса РФ).

Это же правило действует и для премий. Удерживать с них налог отдельно, то есть в момент выплаты, не нужно. Данный подход подтверждают судьи (постановления Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23 декабря 2014 г. № А56-74147/2013, Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11).

Надо ли начислять страховые взносы

По общему правилу выплаты и иные вознаграждения, которые хозяйство начислило работнику в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации…», далее –Закон № 212-ФЗ). Перечень необлагаемых сумм закреплен в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Премии здесь не названы, поэтому с них сельхозпредприятие должно начислять взносы.

Нужно помнить и о взносах на травматизм. Их также следует начислить и уплатить с суммы премии (п. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Как признать премию в целях налога на прибыль

При расчете налога на прибыль в расходах можно учесть лишь те премии, которые выплачены за производственные результаты. А так как предприятие вправе признавать только документально подтвержденные затраты, то чтобы учесть премию, нужно иметь (письмо ФНС России от 1 апреля 2011 г. № КЕ-4-3/5165):

• документ, устанавливающий порядок назначения и выплаты премий. Если это коллективный договор или локальный нормативный акт (например, положение об оплате труда), в трудовом договоре работника должна быть сделана ссылка на него;
• документ, подтверждающий, что специалист выполнил условия премирования (скажем, служебная записка о высоких показателях работы сотрудника или расчет суммы премии);
• приказ о выплате премии.

При методе начисления премии учитываются в расходах на дату, когда они начислены (п. 2 ст. 255,п. 4 ст. 272 Налогового кодекса РФ), при кассовом методе – в момент выплаты (ст. 273 Налогового кодекса РФ).

При упрощенке и расчете ЕСХН премии также учитываются на момент их выплаты.

Обратите внимание: если компания выплатила премию в связи с юбилеем или профессиональным праздником, признать ее в целях налогообложения нельзя (письмо Минфина России от 9 июля 2014 г. № 03-03-06/1/33167).

Подарки сотрудникам

Еще один способ поощрить сотрудника – вручить ему подарок.

Причем такой презент можно сделать и деньгами. Специалисты финансового ведомства подтверждают это в письмах от 14 декабря 2010 г. № 03-04-06/8-300, от 23 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/302. Согласны с данным подходом и судьи – постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 июня 2008 г. № А33-9556/2007-Ф02-2756/2008, ФАС Северо-Западного округа от 26 марта 2008 г. № А66-5098/2007.

Подарки не облагаются НДФЛ в пределах лимита

Стоимость подарков не более 4000 руб. налогом на доходы физлиц не облагается. Основание – пункт 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Эта норма действует независимо от того, в какой форме был сделан презент – денежной или натуральной. Так поясняет Минфин России в письме от 23 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/302. › |

В некоторых случаях стоимость подарков, не облагаемых НДФЛ, увеличена до 10 000 руб. Это распространяется на подарки физическим лицам, указанным впункте 33 статьи 217 Налогового кодекса РФ (например, ветеранам Великой Отечественной войны).

Считать, на какую сумму выданы подарки, нужно нарастающим итогом с начала года по каждому сотруднику (письмо Минфина России от 8 июня 2010 г. № 03-03-06/1/386). И когда стоимость презентов конкретному человеку превысит 4000 руб. за год, компания должна исчислить и удержать НДФЛ (письма Минфина России от 2 марта 2012 г. № 03-04-06/9-54, от 18 февраля 2011 г. № 03-04-06/6-34, от 20 июля 2010 г. № 03-04-06/6-155).

Если в хозяйстве ценные подарки являются частью зарплаты, освобождать их от НДФЛ даже в пределах 4000 руб. рискованно. Дело в том, что если вещь передается в счет погашения обязательства, то это уже не считается дарением (абз. 2 п. 1 ст. 572 Гражданского кодекса РФ). То есть если организация выдала ценную вещь сотруднику в счет зарплаты – это не подарок.

Страховые взносы нужно начислять не всегда

Стоимость подарков, выданных работникам к празднику, юбилею, страховыми взносами не облагается (ч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Как указывают судьи, такие подарки не связаны с выполнением работниками своих трудовых обязанностей. Они не относятся к компенсирующим либо стимулирующим выплатам (постановление ФАС Уральского округа от 16 мая 2014 г. № Ф09-2252/14). На этом же основании на стоимость подарков не нужно начислять взносы на травматизм (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 8 мая 2013 г. № А27-17352/2012). Но чтобы точно избежать претензий проверяющих, хозяйству лучше заключить с работником письменный договор дарения (письмо Минздравсоцразвития России от 5 марта 2010 г. № 473-19).

Другое дело, если хозяйство решило вручить подарок специалисту за его хорошую работу. Тогда стоимость презента придется включить в базу для начисления страховых взносов. В данном случае стоимость подарка считается выплатой в натуральной форме в рамках трудовых отношений.

Стоимость подарков в расходах не учитывается

Затраты компаний на подарки не уменьшают налог на прибыль (п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ). С этим согласны и финансисты (письмо от 19 октября 2010 г. № 03-03-06/1/653).

Хотя есть письмо Минфина России от 26 февраля 2010 г. № 03-03-06/1/92 и определение ВАС РФ от 23 октября 2009 г. № ВАС-13115/09, которые разрешают признать такие расходы. Для этого выплаты надо предусмотреть в коллективном договоре, положении о премировании или другом локальном акте.

Однако безопаснее стоимость подарков не признавать в налогооблагаемых расходах.

Если стоимость подарка превышает 3000 руб., договор дарения нужно оформить в письменной форме (письмо Минфина России от 14 декабря 2010 г. № 03-04-06/8-300).

Оплата путевок

Как правило, путевки в качестве поощрения для сотрудников работодатели выдают летом. В период массовых отпусков предприятие может выдать путевку не только самому работнику, но и его детям.

Случаи, когда со стоимости путевки не надо удерживать НДФЛ

Если компания приобрела санаторно-курортную путевку для сотрудника (либо возместила часть стоимости путевки), у него возникает налогооблагаемый доход (подп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ). То есть нужно исчислить и удержать НДФЛ. Хотя есть исключения. Стоимость путевки не облагается налогом, если одновременно выполняются следующие условия (ст. 217 Налогового кодекса РФ):

1. путевка выдана в санаторий, профилакторий, дом отдыха, пансионат, лечебно-оздоровительный комплекс либо санаторный, оздоровительный или спортивный детский лагерь;
2. санаторно-курортное или оздоровительное учреждение находится на территории РФ;
3. путевка не является туристической;
4. организация не признает стоимость путевки в расходах при налогообложении.

Если работник приобрел путевку для себя или членов своей семьи самостоятельно, компания может компенсировать ее стоимость (полностью или частично). Чтобы при этом не удерживать налог на доходы физических лиц, необходимо выполнить вышеперечисленные условия.

Страховые взносы безопаснее начислить

Чиновники считают, что стоимость санаторно-курортных и туристических путевок для работников облагается страховыми взносами (письма Минтруда России от 20 января 2014 г. № 17-3/В-13, ПФР № НП-30-26/9660, ФСС России № 17-03-10/08-2786П от 29 июля 2014 г.).

Надо сказать, что судьи обычно поддерживают компании (постановления ФАС Уральского округа от 5 июня 2014 г. № Ф09-1655/14, ФАС Центрального округа от 3 апреля 2014 г. № А14-2025/2013).

Однако в данном случае безопаснее все же придерживаться позиции чиновников. Тем более что оно совпадает и с мнением представителей соцстраха, которое было высказано в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

При расчете налога на прибыль затраты на путевки списать нельзя

Стоимость путевок на лечение или отдых в целях налогообложения прибыли учесть нельзя (п. 29 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Даже если работники трудятся на вредном производстве. В данном случае не поможет и заключение медкомиссии по результатам медосмотра, подтверждающее, что человеку необходимо санаторно-курортное лечение.

Минфин России позволяет включать в расходы только взносы на добровольное медицинское страхование, если оно предусматривает выдачу путевок (письмо от 13 ноября 2012 г. № 03-03-06/4/108).

Важно запомнить

Любые поощрения работникам следует подтвердить документами.