Расчеты с использованием банковских карт

Банковские карты все большую роль играют в нашей жизни и постепенно вытесняют наличные денежные средства как средства платежа (оплаты). Это и неудивительно, ведь на небольшой карточке находятся все необходимые денежные средства, что позволяет не носить тяжелые кошельки с мелочью. Использование пластиковых карт для расчетов с работниками также имеет свои преимущества, поскольку такой способ расчетов исключает прямой контакт с физическими лицами и денежными средствами, а значит, позволяет избежать ошибок, связанных с так называемым человеческим фактором, и дополнительных расходов по организации хранения и выдачи наличных денежных средств. В данной статье рассмотрим особенности осуществления расчетов казенными учреждениями с использованием банковских карт.

Как правило, банковские карты используются казенными учреждениями для осуществления расчетов по заработной плате и расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрим подробно особенности проведения таких расчетов.

Перечисление заработной платы на банковские карты сотрудников

В соответствии со ст. 131 ТК РФ выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо переводится в кредитную организацию, указанную в заявлении работника, на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором. Работник вправе заменить кредитную организацию, в которую должна быть переведена заработная плата, сообщив в письменной форме работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы не позднее чем за пять рабочих дней до дня выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ).

Исходя из приведенных выше норм условия выплаты заработной платы устанавливаются в коллективном или трудовом договорах.

В настоящее время все больше казенных учреждений отдают предпочтение такому варианту выплаты заработной платы сотрудникам, как ее перечисление на банковские карты, открываемые работникам учреждения в рамках зарплатных проектов. И это неудивительно, поскольку данный способ выплаты денежных средств позволяет учреждению:

• автоматизировать и упростить процесс выдачи заработной платы;
• сократить расходы, связанные с организацией выплаты заработной платы;
• решить вопросы, касающиеся безопасности при транспортировке и хранении наличных денежных средств;
• снять необходимость депонирования не востребованных сотрудниками денежных выплат;
• сократить объем кассовых операций, осуществляемых бухгалтерией учреждения;
• своевременно выплачивать заработную плату сотрудникам, находящимся в длительной командировке или за пределами учреждения.

При переходе от выплаты заработной платы наличными денежными средствами к использованию банковских карт с работников учреждения собираются письменные согласия.

В рамках зарплатного проекта клиентами банка являются физические лица (работники учреждения), для которых открываются счета (так называемые картсчета), и к каждому такому счету выпускается банковская карта. Денежные средства, поступившие на данный картсчет, считаются имуществом физического лица – работника учреждения.

Как правило, для выпуска платежных карт и перечисления денежных средств на картсчета, открытые работникам в рамках тарифного плана «зарплатный», учреждение заключает с банком договоры о выпуске и обслуживании банковских карт (для работников учреждения) и договоры о перечислении учреждением денежных средств со своего лицевого счета в пользу нескольких физических лиц – клиентов банка.

К договору о выпуске и обслуживании банковских карт прикладывается список работников учреждения, согласных получать заработную плату на банковскую карту, и данные о них, необходимые для открытия картсчетов. В этом же договоре определяются условия обслуживания карт (стоимость обслуживания, а также за счет кого такое обслуживание будет производиться (держателя карты – работника или учреждения)).

В договоре о перечислении учреждением сумм заработной платы на банковские карты работников устанавливается порядок перечисления. На основании этого договора на дату выплаты заработной платы учреждение направляет в казначейство платежное поручение на общую сумму заработной платы и прикладывает к нему сформированный реестр выплат в отношении каждого работника – держателя карты.

Условия вышеуказанных договоров могут быть совмещены в одном договоре, заключаемом с банком.

В случае, когда реализация зарплатного проекта с использованием банковских карт предусматривает расходы по оплате банковских услуг (например, обслуживание карт) за счет бюджетных средств, выбор банка и заключение с ним договора осуществляются казенным учреждением в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

Бюджетный учет. Инструкцией № 162н^[1] конкретных проводок по отражению операций по перечислению заработной платы на карту не предусмотрено. Не содержит таких проводок и законопроект, определяющий внесение изменений в данную инструкцию (далее – законопроект). Официальных разъяснений на этот счет также нет.

Некоторые эксперты предлагают использовать для отражения таких операций транзитный счет 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

В соответствии с п. 273 Инструкции № 157н^[2] счет 0 304 03 000 предназначен, в частности, для учета расчетов по удержаниям из заработной платы для безналичного перечисления на счета в кредитных организациях (во вклады) сотрудников учреждения. При этом установлено, что удержания производятся на основании соответствующих документов: письменных заявлений сотрудников, исполнительных листов.

Согласно ст. 138 ТК РФ размер производимых удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (а в отдельных случаях – 50%) величины заработной платы, причитающейся работнику.

Учитывая вышеизложенное, следует отметить, что по своей сути суммы заработной платы, зачисляемые на банковскую карту работника, не могут рассматриваться как удержания, поскольку такие суммы перечисляются:

• работникам в полном объеме;
• не на основании личного заявления работника. Правила выплаты заработной платы, в том числе способ выплаты, устанавливаются коллективным или трудовым договорами. При этом работники вправе согласиться с предусмотренным в учреждении способом выплаты заработной платы либо написать заявление о возможности получать заработную плату иным способом.

Также стоит отметить, что карточный счет, который открывается банком в отношении каждого работника, не предназначен для перечисления денежных средств во вклад работника. Данные счета необходимы исключительно для зачисления денежных средств в виде заработной платы, стипендий, иных социальных выплат, перечисляемых работодателем в счет погашения задолженности перед работниками. Следовательно, перечисления заработной платы на банковские карты работников нельзя расценивать как безналичные перечисления на счета во вклады таких сотрудников.

С учетом вышесказанного, а также исходя из экономического смысла операций по списанию сумм, перечисляемых учреждением в погашение задолженности по оплате труда, их отражение в бюджетном учете, по мнению автора, не требует применения транзитного счета 0 304 03 000. В данном случае перечисление заработной платы на банковскую карту оформляется казенным учреждением следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 1 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

Кредит счета 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по заработной плате»

Поскольку такой проводки не предусмотрено Инструкцией № 162н, необходимо согласовать ее применение с главным распорядителем бюджетных средств и закрепить в учетной политике.

При оплате банковских услуг за счет бюджетных средств необходимо учитывать следующие разъяснения, приведенные в письмах:

1) Минфина РФ от 18.05.2009 № 02‑03‑09/2039. В письме сообщается, что вопрос о возможности оплаты за счет средств соответствующего бюджета услуг кредитных организаций на выплату заработной платы с использованием банковских карт относится к компетенции главного распорядителя бюджетных средств путем включения (либо невключения) в бюджетную смету соответствующего направления расходов бюджета по:

• открытию счетов в кредитной организации работникам получателей бюджетных средств;
• изготовлению банковских карт работникам получателей бюджетных средств;
• возмещению кредитной организации сумм годового обслуживания счетов банковских карт, держателями которых являются работники получателей бюджетных средств;
• перечислению денежных средств, предназначенных на выплату заработной платы (денежного содержания), на банковские счета работников получателей бюджетных средств;
• обналичиванию перечисленной заработной платы (денежного содержания) работниками получателей бюджетных средств.

Иные расходы, связанные с использованием банковских карт работниками получателей бюджетных средств при осуществлении каких‑либо операций по счету, должны осуществляться за счет работников получателей бюджетных средств;

2) Федерального казначейства от 12.08.2013 № 42-2.2-06/51. В письме указывается, что расходы на оплату услуг кредитных организаций, в том числе при заключении договора о зачислении денежных средств на счета работников, открытые в кредитных организациях, следует отражать по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Вместе с тем средства для оплаты услуг кредитных организаций по зачислению денежных средств на лицевые счета работников (служащих), открытые в кредитных организациях, за счет средств работников (служащих) могут быть удержаны работодателем из заработной платы работников (служащих) на основании заявления. Данные выплаты осуществляются учреждением и отражаются по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ.

За июнь 2015 года работникам казенного учреждения начислено 370 000 руб. Сумма НДФЛ, удержанного за указанный месяц, равна 33 000 руб. Общая сумма авансов, выданных работникам за первую половину месяца, составила 115 000 руб. По согласию работников заработная плата (в том числе авансы) перечисляется им на банковские карты. Согласно договору, заключенному учреждением с банком в рамках зарплатного проекта, учреждение оплачивает за счет бюджетных средств банковские услуги по годовому обслуживанию банковских карт работников. Указанные расходы включены в бюджетную смету учреждения. За первый год обслуживания банковских карт (с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года) банк представил акт оказанных услуг и выставил счет на сумму 10 000 руб.

В бюджетном учете произведены следующие бухгалтерские записи:

Использование банковских карт подотчетными лицами

Сфера применения банковских карт также распространяется на расчеты с подотчетными лицами. При использовании таких карт подотчетные лица могут обеспечиваться наличными денежными средствами, а также в безналичном порядке оплачивать приобретенные материальные ценности или услуги (работы).

Основное отличие порядка обеспечения Федеральным казначейством получателей бюджетных средств наличными денежными средствами с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт от зарплатных проектов заключается в том, что банковские карты выдаются к счету № 40116, открытому ОФК в банке, а не к счету физического лица. В данном случае клиентом банка является учреждение, а не физические лица – подотчетники.

Особенности осуществления операций по обеспечению денежными средствами учреждений с использованием карт определены в разд. V Правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утвержденных Приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 № 10н (далее – Правила № 10н). Указанные правила действуют с 1 января 2015 года.

Учреждение осуществляет операции с использованием карт в соответствии с:

• договором банковского счета, заключенным ОФК с кредитной организацией на открытие счета № 40116 для учета операций по обеспечению денежными средствами с использованием банковских карт;
• Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266‑П.

Согласно Правилам № 10н обеспечение наличными денежными средствами учреждения (его подотчетных лиц) происходит так:

1) получение банковских карт. Для этого учреждение представляет в ОФК заявление на их получение (ф. 0531247). В нем учреждение просит выдать карты персонифицировано уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений ОФК формирует реестр на выпуск карт (ф. 0531248) и направляет его в кредитную организацию. Дополнительно к реестру учреждение представляется также в банк документы, необходимые для изготовления карт. После получения уведомления о готовности карт уполномоченный на получение карт работник учреждения получает в кредитной организации изготовленные карты и конверты, содержащие пин-коды к ним (п. 37, 38);

2) перечисление денежных средств со счета на карту. Для получения наличных денежных средств с карты необходимо, чтобы на карте уже имелись денежные средства. Для этого учреждение представляет в ОФК по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243). После проверки такой заявки ОФК формирует платежное поручение на перечисление денежных средств на соответствующие счета № 40116 (то есть происходит зачисление средств на банковскую карту). Суммы, поступившие на карту, ОФК отражает в расшифровке (ф. 0531250) (п. 11, 18, 41);

3) снятие денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения. Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое оформлена карта, вправе снять необходимые денежные средства через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств. Подтверждением снятия денежной наличности послужит кассовый чек, выданный банкоматом или оператором-кассиром;

4) возврат (внесение) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм. При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на карту, а также внесении денежных средств на карту в иных случаях учреждение в день внесения средств представляет в ОФК расшифровку внесенных сумм (ф. 0531251), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами). Расшифровка составляется учреждением, если имеющиеся на карте денежные средства не востребованы (частично или полностью не использованы) в течение 45 календарных дней со дня перечисления на карту, не считая дня перечисления. На основании расшифровок ОФК формирует платежное поручение на перечисление невостребованной суммы (суммы внесенных наличных денег) с карты на соответствующий счет ОФК с указанием в реквизите «Назначение платежа» информации в такой формулировке: «не использованные по карте» или «внесенные наличными» (п. 42, 44, 45).

Бюджетный учет. Инструкцией № 162н предусмотрены бухгалтерские записи по отражению расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт. При этом стоит отметить, что законопроектом указанные записи будут значительно скорректированы. Исходя из этого, приведем в таблице корреспонденцию счетов по отражению расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт с учетом изменений, подготовленных законопроектом.

Вместо указанных в таблице символов «xxx» проставляется соответствующий код КОСГУ, «xx» – соответствующий аналитический код счета.

На банковскую карту командируемого работника казенного учреждения переведены с лицевого счета на основании заявки суточные в размере 500 руб. (5 дн. х 100 руб.), средства на оплату проживания в гостинице и питания – 6 000 руб. Пребывание сотрудника в течение 5 суток подтверждено проездными документами, приложенными к авансовому отчету. Также к авансовому отчету приложен акт об оказанных услугах проживания и чек, выданный электронным терминалом гостиницы и подтверждающий оплату услуг проживания, на сумму 5 000 руб. Оплата произведена банковской картой.

Наличными работник снял с банковской карты 1 000 руб. через банкомат. Ими он оплачивал обеды в столовой. Расходы на питание на сумму 930 руб. подтверждают кассовые чеки из столовой с указанием приобретаемых блюд и продуктов питания.

Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 70 руб. внесен на карту через банкомат.

В бюджетном учете указанные операции отражены следующим образом:

При открытии банковских карт уполномоченным работникам (подотчетным лицам) учреждениям необходимо принять во внимание разъяснения, приведенные в письмах Минфина РФ № 02‑03‑10/37209, Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013, Минфина РФ от 28.01.2014 № 02‑03‑09/3057. Согласно таким разъяснениям в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Минфин и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц – сотрудников учреждений в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках зарплатных проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов. При этом с учетом положений ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» в нормативном акте, определяющем учетную политику учреждения, должны быть предусмотрены положения, устанавливающие порядок расчетов с подотчетными лицами.

* * *

Отметим, что в рамках зарплатного проекта банком открываются картсчета в отношении каждого работника учреждения, согласившегося получать заработную плату на банковскую карту. Перечисление заработной платы на карты работников осуществляется на основании реестра выплат, сформированного учреждением к платежному поручению, составленному на общую сумму выплачиваемой заработной платы по учреждению. Такой реестр детализирует сумму заработной платы, причитающейся каждому работнику.

По мнению автора, в бюджетном учете расчеты по перечислению заработной платы на банковские карты сотрудников отражаются без использования счета 0 304 03 000.

В отличие от зарплатных карт, выпуск карт для подотчетных лиц осуществляется к счету № 40116, открытому для учета операций по обеспечению денежными средствами учреждений с использованием карт. Иными словами, карты подотчетных лиц предназначены для осуществления расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью учреждения.

Несмотря на то, что процедура оформления и использования зарплатных карт и картсчетов отличается, по мнению Минфина и Федерального казначейства, учреждение вправе перечислять на зарплатные карты денежные средства, предназначенные для оплаты командировочных расходов и компенсации иных документально подтвержденных расходов.

^[1] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

^[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Источник: Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение"