Разница в учете командировочных расходов по нормам законодательства РФ по сравнению с другими государствами не велика. Правда есть нюансы, без учета которых налоговая нагрузка на работника и компанию может стать значительно выше. По российскому законодательству даже незначительные суммы расходов должны быть документально подтверждены и направлены на получение дохода компании.
Особенностей на этом участке очень много, поэтому мы решили собрать в одной статье самые распространённые вопросы и прокомментировать их.
Гостиницы и питание
Компания возмещает расходы по проезду и проживанию, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
Счет из гостиницы можно получить на нескольких сотрудников, обязательно указать фамилии всех проживающих. Если счет проживание оплатили с корпоративной карты, то эта сумма принимается как расход компании, не подлежащий компенсации сотрудникам.
Каждый работодатель может устанавливать размер суточных, который считает необходимым. Не облагаются НДФЛ лимиты суточных в размере 700 рублей на территории РФ и 2500 рублей на территории иностранного государства. В эту сумму могут входить любые расходы сотрудника -питание, тренажерный зал, интернет, прачечная и т.д.
Транспорт
Понятия и требования по возмещаемым командировочным расходам различаются в разных странах и могут основываться на множестве факторов (требования локального законодательства, налоговые стандарты, практике ведения бизнеса и т.д.). Эти виды расходов возмещаются везде:
Авиабилеты, ж/д билеты, включая услуги турагентов, в случае если компания пользовалась их услугами
визы
проживание
Кроме выплаты суточных вы можете компенсировать такси от/до аэропорта/вокзала, до места работы (если офис находится далеко от места проживания в командировке или время начала работы установлено до времени начала работы общественного транспорта).
Расходы на метро и иной общественный транспорт включаются в суточные. В этом случае компания компенсирует расходы, но это будет облагаемый дополнительный доход сотрудника и такие расходы для прибыли компания принять не сможет.
Обратите внимание, что квитанция электронного билета должна быть обязательно приложена сотрудником с оригиналом посадочного талона. Билеты на поезд/самолет являются подтверждением дат командировки.
Валюта и корпоративные карты
Согласно законодательству, в заграничную командировку сотруднику может быть выдан аванс в иностранной валюте. Сложность возникнет при отражении авансового отчета в учете. Так как в России учет ведется в рублях, необходимо произвести пересчет израсходованной валюты.
При наличии справки об обмене валюты на дату ее получения или на дату расходов такая валюта пересчитывается по курсу справки об обмене или выписки банка. При отсутствии подобных сведений, расходы пересчитываются на дату утверждения авансового отчета.
Перейдем к покупке билетов, и рассмотрим не самый распространенный вариант – билет, оплаченный бонусами сотрудника. В этом случае рекомендуем опираться исключительно на документы. Например, в билете РЖД за бонусы некоторых банков на билете указывается, что он оплачен наличными – возмещаем расходы в полном объеме.
Если нет пометки о способе оплаты, то опять же необходимо, как обычно, возместить «расходы» на проезд сотруднику, а НДС по таким расходам можно будет принять к вычету. Если же на билете есть отметка, что денег за билет сотрудник не платил, то фактически сотрудник сэкономил деньги компании. Расходы не возмещаются, так как отсутствует факт расхода.
Если в командировку едет несколько сотрудников, часто расходы за всех оплачивает руководитель группы. Для таких целей ему могут выдавать наличные или банковскую корпоративную карту.
В международной практике – кто оплачивает расходы – тот и отчитывается. В РФ существует правило – «каждый сам за себя», отчитаться за всех не получится.
Если сотрудникам был выдан аванс на расходы, а оплачивал расходы «за всех» один, то отчитаться так же за всех он не сможет. Тот сотрудник, который не отчитывался, должен будет вернуть полученный аванс.
«Поделиться расходами» можно по безымённым чекам, тогда сотрудники отчитаются каждый, после компенсации «поделятся» деньгами. В такой ситуации существует риск человеческого фактора.
Важно помнить, что корпоративные карты выпускаются компанией для своих сотрудников, деньги на корпоративной карте – не личные средства сотрудника, а средства компании, предназначенные для командировочных, представительских или хозяйственных расходов. По функционалу, корпоративные карты от обычных ничем не отличаются: ими так же можно везде расплачиваться, снимать с них деньги в банкоматах в любой стране, их держатели могут пользоваться специальными скидками и привилегиями. Карты – это дополнительный уровень контроля, вы будете знать где сотрудник сколько потратил и на что, получив данные о транзакциях по корпоративной карте или стандартным способом в виде выписки и отчета от банка или сейчас, например, Visa предлагает использовать специальный интерфейс Visa IntelliLink Spend Management, с помощью которого можно готовить отчеты по корпоративным картам в удобном для компании формате.
Командировки в выходные дни и отпуск
Если сотрудник из одной командировки уезжает в другую «без появления в офисе», то достаточно прислать сканы документов, подтверждающих его командировку. Ему нужно обязательно напомнить передать оригиналы этих документов в бухгалтерию.
Если командировка продолжается во время выходных или праздничных дней, то такие расходы также должны возмещаться. Аналогично поступаем если путь занимает несколько дней или произошли вынужденные остановки в пути.
Обратите внимание, что даты командировки, а, следовательно, и оплата дней командировки будут считаться даты приказа о направлении в такую командировку, если сотрудник решил остаться по личным причинам в месте командировки на выходные, праздники или отпуск. Такое решение должно быть согласовано с руководителем.
К авансовому отчету могут прилагаться сканы исключительной документации (копия паспорта с отметками пересечения границы) или документация, по электронным услугам.
Автор: Светлана Золотарева, руководитель департамента финансового аутсорсинга компании Интеркомп
Начать дискуссию