Совет № 1: предупредите об отсутствии

За неделю, а лучше две сообщите коллегам и клиентам, что уйдете в отпуск. Предупредите, сколько будете отсутствовать, к кому направиться с решением вопросов, куда обратиться в экстренных случаях. Информацию лучше довести в письменном виде.

Управляющий партнер PR-агентства Идеи&Решения Сергей Пархоменко согласен, что оповещение о временном отсутствии — важный шаг на пути подготовки к отпуску.

«Не забудьте предупредить коллег и клиентов о том, что уходите в отпуск и связи с вами не будет, даже если не выключите телефон и собираетесь смотреть почту. Сделать это желательно за неделю и повторить предупреждение за пару дней. Пусть успеют задать вопросы».

Так вы покажете, насколько цените время и усилия клиентов, а также коллег. Людям будет проще сориентироваться, если вы им в этом поможете. В противном случае может пострадать ваш авторитет как специалиста в глазах соседей по офису и контрагентов.

Генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива» Наталья Сторожева предлагает автоматизировать процессы оповещений. «Предупредите клиентов, контрагентов, всех, с кем сотрудничаете, о своем отпуске. Лучше сделать информационную рассылку и настроить переадресацию на личную почту». На рабочем телефоне запишите новый текст для автоответчика с указанием дат начала и окончания отпуска и ответственных лиц, к которым можно обратиться. Функция автоответа есть во многих мессенджерах, электронной почте, в приложениях и соцсетях.

Совет № 2: делегируйте полномочия

Коллегам и подчиненным придется взять часть вашей работы на себя. Выделите время и тщательно введите их в курс дела.

Руководитель департамента по работе с персоналом QBF Светлана Белодед рекомендует выделить для этого последние дни перед отпуском.

«В последние рабочие дни стоит четко распределить, какие ежедневные обязанности нужно передать другим сотрудникам компании. Советую делать это в письменной форме с уточнением деталей, которые позволят работникам быстро и безошибочно выполнить новые для себя задачи. Руководители делегируют дела подчиненным, специалисты вводят в курс своих проектов коллег, предупреждая менеджмент о том, кто возьмет на себя текущие функции».

Наталья Сторожева напоминает о важности тщательного планирования того, кому какие дела вы передадите. От этого будет зависеть степень спокойствия на отдыхе. «Качественно передайте дела и информацию коллегам. Составьте список дел и вопросов для контроля, внесите в него значимые контакты. Оставьте четкие инструкции — кому звонить, куда и что передавать. Посвятите последний день работы передаче дел и информации», — комментирует Наталья. Чем более подробные и четкие инструкции вы оставите, тем ниже вероятность того, что по возвращении вы обнаружите аврал на работе.

Если вам ранее не доводилось оставлять дела на попечение коллег, посвятите обучению как можно больше времени.

«Расскажите и покажите, что вы делаете и как. Какое-то задание сделайте вместе, потом пусть коллега выполнит его самостоятельно, а вы проверите результат. Если за день-два до отпуска у вас остаются незавершенные дела, допустимо переложить „текучку“ на коллегу, чтобы сосредоточиться на них», — поясняет руководитель онлайн-школы английского языка EnglishDom Максим Сундалов.

Чем менее осведомлены о ваших обязанностях коллеги, тем раньше начните вовлекать их в работу. После выхода из опуска не забудьте поблагодарить их за помощь.

Совет № 3: разделите дела на «до» и «после»

Коллеги не сделают все за вас с той же степенью ответственности. Поэтому самые важные дела выполните самостоятельно. Всего до отпуска не успеешь, поэтому часть ответственной работы придется отложить на послеотпускной период.

Максим Сундалов рекомендует составить список дел и распланировать их заранее: «За пару недель до отпуска составьте перечень рабочих дел, которые необходимо закончить до начала отдыха. Расставьте по ним приоритеты, и в первую очередь беритесь за самые важные». «Текучка» может перейти в ведение замещающих вас коллег или, в крайнем случае, подождать вашего возвращения.

Сергей Пархоменко отмечает и важность планирования послеотпускного рабочего периода. «Еще до отпуска спланируйте первую неделю после него так, чтобы один-два дня провести в офисе с резервом времени на „разгребание“ накопившихся дел. Так вы снизите ощущение неизбежности аврала и спокойнее уйдете отдыхать».

Если вы наделены особыми полномочиями (право подписи, представительство в суде, обязанность приема на работу и увольнения), не забудьте подписать нужные бумаги, чтобы временно наделить необходимыми правами заместителей.

Совет № 4: оставьте контакты для связи

Решите, сможете ли вы отвечать на звонки, письма или сообщения во время отпуска. Будет ли это связь на постоянной ежедневной основе или только в экстренных случаях? Обговорите этот момент с заместителем.

Если не выходить на контакт нельзя, продуктивнее выделять для связи определенные часы. «Тем, кому даже во время отпуска приходится следить за почтой, я рекомендую установить конкретное время для работы со служебной корреспонденцией. К примеру, на письма вы отвечаете один раз в день с 15.00 до 16.00. Нельзя постоянно отслеживать входящие сообщения, стараясь оперативно отвечать на каждое из них», — отмечает Светлана Белодед. Так вы не будете постоянно отвлекаться на рабочие моменты и сможете расслабиться в течение дня.

В случае, когда вы не собираетесь ежедневно выделять время на общение с коллегами и клиентами, оставьте личный номер для экстренной связи доверенному лицу. «Договоритесь, кто из коллег будет знать ваш секретный номер телефона для смс. Но это должен быть человек, который напишет только в крайнем случае и звонить не станет», — предупреждает Максим Сундалов. В противном случае вы рискуете испортить отпуск.

Хотя бы один из каналов связи обязательно нужно оставить. Если произойдет что-то экстренное, и вы не успеете отреагировать, последствия могут быть печальными.

Совет № 5: распланируйте отдых

Готовиться к отпуску впопыхах в последние часы перед вылетом — не лучшая идея. Без своевременного планирования вас будут отвлекать мысли об отпуске: как все успеть, куда поехать, что купить. Так не получится ни поработать, ни отдохнуть.

Максим Сундалов рекомендует подходить к организации отпуска так же серьезно, как и к распределению рабочих вопросов. «Составьте список дел, связанных с отпуском: выбор отеля, покупка билетов, сборы и т. д. Вычеркивая выполненные пункты, легче будет сконцентрироваться на работе. Комфортнее, если самолет или поезд отправляется не вечером последнего рабочего дня, а хотя бы на следующий день. Хорошо, когда в запасе есть время, чтобы без спешки и паники собрать вещи и купить то, что понадобится в дороге», — рассуждает Максим.

Светлана Белодед отмечает, что важно перед отпуском успокоиться и расслабиться: всех дел не переделаешь. «Ответственным сотрудникам кажется, что они должны в последние дни решить все задачи, которые поставлены перед ними или могут возникнуть в ближайшие недели. Но действительно ли настолько важны дела, которые хочется успеть закончить перед отпуском?» Незаменимых людей нет, так что отдыхайте без зазрения совести.

Чтобы постепенно отойти от рабочих мыслей и переключиться на «отпускные», психолог Алина Королева предлагает ввести некие ритуалы. «Вы можете организовать для себя „ужин перед отпуском“, „первый завтрак в отпуске“ и т. д. Любые ритуалы, которые мы организуем для себя, помогают переключаться с одной деятельности на другую». При возникновении мыслей о работе, скажите им «стоп», дайте себе установку на отдых. Концентрируйтесь на новом окружении: запахи, цвета, ощущения — все это помогает отвлечься.

Воспринимайте отпуск не как безделье, а как вашу прямую рабочую обязанность. Чтобы эффективно работать весь год, необходимо хорошо отдохнуть. Вернувшись с новыми силами, вы с большим рвением приступите к делам. Не упускайте шанс расслабиться, ведь отпуск бывает не так часто.