Невыдача расчетного листа - нарушение трудового законодательства, за которое работодатель может быть оштрафован. Можно ли отправить сотруднику расчетный лист по электронной почте? Или подходит только бумажная форма?
Мнение судей и чиновников
Письмом от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд подтвердил право работодателя выдавать работникам не бумажные расчетные листы, а электронные.
Напомним, что невыдача расчетного листа представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения штрафа:
- на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Ранее считалось, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме, а направление расчетного листа по электронной почте не соответствовало требованиям законодательства. Такой вывод, в частности, содержался в Апелляционном определении Тюменского областного суда от 30.07.2012 № 33-3246/2012.
Однако в комментируемом письме Минтруд обратил внимание на тот факт, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Следовательно, работодатель вправе сам определить, в какой форме он будет передавать работнику соответствующую информацию. При этом обязательным условием является установление порядка извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Отметим, что в соответствии со ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выдавать расчетный лист при выплате заработной платы. По правилам ч. 6 этой статьи зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Однако два раза в месяц выдавать расчетный листок не надо.
В Письме от 24.12.2007 № 5277‑6‑1 Роструд пояснил: при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Таким образом, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете).
Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из зарплаты работника.
Аналогичной позиции придерживается Минфин. В Письме от 10.04.2015 № 03‑04‑06/20406 финансисты отметили, что исчисление сумм НДФЛ по доходам в виде оплаты труда налоговый агент должен произвести в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным работником, соответственно, до окончания месяца налог агентом не может быть исчислен.
Обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца может возникнуть у работодателя в ситуации увольнения работника. Это обусловлено тем, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы (ст. 84.1, 140 ТК РФ). Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Часть указанной суммы составляет заработная плата, не полученная сотрудником ко дню увольнения, значит, также требуется выдать ему расчетный лист.
Требование к персональным данным
Еще один важный момент, о котором нужно помнить при работе с расчетными листами: согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» доходы физического лица отнесены к его персональным данным. Третьими лицами, получающими доступ к персональным данным, должна обеспечиваться конфиденциальность таких данных (ст. 7 упомянутого закона).
Перечень требований к работодателю при передаче персональных данных работника содержится в ст. 88 ТК РФ. В частности, работодатель обязан разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам. При этом указанные лица должны иметь право получать исключительно те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Это значит, что в каждой организации необходимо принять положение о конфиденциальности персональных данных. Такое положение является документом, устанавливающим основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников, обязательные для выполнения. Необходимость введения в действие указанного документа обусловлена требованиями гл. 14 ТК РФ.
Согласно п. 7 ст. 86 ТК РФ защита персональных данных сотрудников организации от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном обозначенным кодексом и иными федеральными законами. Пунктом 8 этой статьи установлено, что работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
При поручении ответственным лицам выдачи расчетных листков (передачи их по электронной почте) их необходимо предупредить (под подпись) о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности). Выдача расчетных листков лицами, не предупрежденными о необходимости сохранения режима секретности (конфиденциальности), является нарушением требований ТК РФ и означает, что работодатель не обеспечил защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты.
По правилам ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) в силу ст. 13.11 КоАП РФ влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на граждан – в размере от 300 до 500 руб.;
- на должностных лиц – от 500 до 1 000 руб.;
- на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.
Начать дискуссию