Заявление о добросовестности контрагента: скачайте образец

Еще про Регламент о должной осмотрительности

Мы продолжаем разговор о проявлении должной осмотрительности и осторожности при выборе контрагентов с целью формирования доказательной базы, которую вы сможете предъявить как налоговикам, так и в суде.

В предыдущей статье на эту тему я говорила, что можно разработать внутренний локальный акт, который я называю «Регламент соблюдения должной осмотрительности и осторожности» (скачайте его тут).

Сегодня я продолжу давать к нему комментарии и поделюсь еще интересной информацией. Я буду комментировать пункты Реламента, поэтому все же советую для начала скачать его по ссылке выше. 

Итак, по Регламенту:

• обратите внимание на содержание п. 2.7. и 2.8. Регламента, в которых указано, что компания проводит проверку своих контрагентов силами определенного структурного подразделения и только после этого принимает к учету первичные документы от такого контрагента. А также устанавливает критерии проведения подобных мероприятий. Обратите внимание на то, что в п. 2.8. указанные критерии должны быть прописаны максимально четко;
• в разделе III Регламента кратко изложены все основные аспекты, связанные с признанием налоговым органом необоснованной налоговой выгоды. Данный раздел рекомендуется включать в состав документа, поскольку home-юристы компании не всегда могут быть в курсе проблемы. Для быстрого погружения в суть конфликта, очень хорошо использовать вот такой экскурс в качестве очень сжатого изложения сути предъявляемых претензий и возможностей компании по собственной защите;
• раздел IV рассматриваемого документа является наиболее важной его частью, поскольку именно в нем описывается технология того, как организация будет выполнять принцип «должной осмотрительности». 

Обратите внимание на содержание п. 4.2: в данном случае я акцентирую внимание на перечне тех документов, которые можно запросить у контрагента в целях формирования его досье.

Также помните о том, что перечень документов может быть установлен различный, в зависимости от рисков, которые несет компания, а именно, в зависимости от цены договора.

Когда пригодится Заявление о должной осмотрительности

В случае, если контрагент отказывается предоставлять сведения о своей деятельности в таком виде, который предусмотрен Регламентом, можно предложить ему подписать Заявление о добросовестности контрагента. Образец представлен ниже.

Этот документ подписывается, как правило, на этапе до заключения договора. Но в моей практике были ситуации, когда организация принимала решение о том, что такое заявление является неотъемлемой частью договора и включала его в состав приложений. Конечно, здесь нужно исходить из реалий бизнеса и понимать, что, скорее всего, вам удастся подписать такое заявление только с контрагентами, которые заинтересованы в работе именно с вами.

В последнее время налоговые органы предъявляют претензии не только к сделкам с поставщиками, но к сделкам с вашими покупателями. Поэтому досье нужно формировать теперь не только на поставщиков компании, но и на покупателей первого звена. И здесь вы также можете использовать это заявление, либо Регламент.

Заявление о должной осмотрительности докажет не только добросовестность, благонадежность и финансовую стабильность продавца, но и подтвердит юридический статус и реальность хозяйственных операций.

В идеале, документ нужно оформить с каждым потенциальным контрагентом до заключения договора. После анализа сведений, содержащихся в заявлении, юридическая служба сможет проинформировать ответственного работника о возможности заключения договоров.

Реквизиты Заявления о должной осмотрительности

В документе должны быть, так называемые, обязательные реквизиты:

1. Наименование будущего контрагента;
2. Данные о государственной регистрации и постановке на налоговый учет;
3. Гарантии, обязательства и прочие условия, которые берет на себя деловой партнер;
4. Гарантии контрагента, касающиеся его взаимодействия с представителями компании и налоговой инспекции в случае проведения камеральных и выездных проверок, или в случае истребования у компании документов о поставщике или информации о конкретных сделках с ним в рамках ст. 93.1 НК РФ.

Заявлением контрагент подтверждает, что он располагает полномочиями, финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами, необходимыми для исполнения всех обязательств по договору. А также тот факт, что он своевременно и в полном объеме исполняет свои налоговые обязанности перед бюджетом.

Хорошо, если предусмотрите в заявлении перечень обязательных документов, прилагаемых к нему, например:

• копии устава с изменениями (если решите, что они вам необходимы);
• свидетельства о регистрации юридического лица;
• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• решения о назначении исполнительного органа контрагента, приказа о вступлении в должность исполнительного органа, паспорта генерального директора,
• копия выписки из ЕГРЮЛ не позднее 30 календарных дней с момента заключения договора.

Помимо этого, можно дополнительно запросить (в случае необходимости):

• копии лицензий;
• допусков СРО;
• договора аренды нежилого помещения, подтверждающего нахождение компании по заявленному адресу;
• извещения о регистрации в качестве страхователя в ФСС;
• уведомления о регистрации в ПФР;
• копии информационного письма из Росстата, титульных листов налоговой отчетности за последний квартал с отметкой налогового органа;
• копии документов, подтверждающих законность использования исключительных прав (товарный знак, фирменное наименование и так далее), и доверенности на лицо, подписывающее договор, в случае, если контракт подписывается по доверенности. Все копии документов должны быть заверены печатью контрагента и подписью уполномоченного лица.

Целесообразно запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия главного бухгалтера или иных лиц, уполномоченных на подписание договора. А также справки об отсутствии нарушений налогового законодательства и об отсутствии задолженности перед бюджетом (Письмо ФНС России от 11.02.2010 №3-7-07/84).

При необходимости обязанность представления таких документов также можно закрепить в заявлении о добросовестности, подписываемом продавцом.

Скачайте образец Заявления о добросовестности контрагента в формате Word тут.