Репортаж с проверки: для чего на самом деле налоговикам знать про расходы на связь. Скачайте важные документы

Итак, что называется, дождались! Пришла она – выездная налоговая проверка! И понеслось: требования, представление документов, вопросы, допросы, экспертизы, выемки и т.д. и т.п.

И вот, история из практики и практическое же ее решение.

В настоящее время вряд ли хотя бы одна организация обходится без сотовой связи. Ее использование определенной категорией сотрудников делает их работу более мобильной, что способствует привлечению новых партнеров, заключению новых выгодных контрактов и, в конечном итоге, влияет положительно на финансовый результат организации в целом.

В налоговом учете расходы на оплату услуг сотовой связи согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В соответствии с указанной нормой налогового законодательства в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. 

Подтверждение расходов на связь

Для подтверждения расходов на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль организация должна иметь:

• список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью. Как правило, этот список утверждается руководителем организации на основании приказа, в котором указываются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками. В этом документе работодатель также может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности;
• договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров;
• детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи (расшифровки переговоров). На таком документальном подтверждении настаивает Минфин России в Письмах от 13.10.2010 №03-03-06/2/178, от 23.06.2011 №03-03-06/1/378.

Извлечение из требования о предоставлении документов

И вот, в организацию приходит очередное требование о предоставлении документов (информации) в рамках ВНП. Извлечение смотрите ниже (если нажать на картинку, она увеличится).

Для чего налоговикам знать про мобильную связь в компании

Зачем налоговикам вся эта информация? Здесь, как правило, два варианта:

1. По мнению проверяющих у вас необоснованно завышены расходы на корпоративную мобильную связь;

2. Налоговикам надо прослушать телефоны ключевых сотрудников и подключить для этого специалистов МВД.

Какие документы в этом случае можно подготовить?

Как показывает практика, хорошо, если в качестве документального подтверждения обоснованности и экономической направленности расходов на оплату услуг сотовой связи, у организации имеется внутренний локальный документ – Регламент (Положение) использования работниками сотовой связи.

Далее нужен приказ, из которого налоговики хотят увидеть конкретное закрепление номеров сотовых телефонов за определенными сотрудниками компании.

Но здесь есть хитрость: если вам по какой-то причине не безопасно указывать номера телефонов, закрепленных за сотрудниками - на каждой SIM-карте нанесен ее серийный номер (см. пример на фото). 

Вот его и можно указать в приказе. Форма приказа может быть следующей.

Образец приказа о закреплении за сотрудниками SIM-карт

Как не показывать налоговикам карточки счетов

Далее по списку налоговой запрошена карточка по бухгалтерскому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В этой части мне хотелось бы напомнить, что у организации есть возможность не представлять настолько подробные сведения налоговикам.

Для этого необходимо, чтобы в учетной политике в целях налогообложения прибыли был сформирован раздел под названием «Налоговый учет». А в нем примерно такая фраза: «… Закрепить, что налоговый учет в организации ведется на основании положений ст. 313 НК РФ, а именно, с применением регистров налогового учета, разрабатываемых налогоплательщиком самостоятельно».

Эта фраза дает полное основание не предоставлять налоговикам излишнюю информацию в виде карточек счетов бухгалтерского учета и лишает их права запрашивать в принципе эти карточки.

В этом случае налоговому органу необходимо составить пояснения примерно такого содержания (см. образец ниже) и форму налогового регистра (см. образец ниже).

Помните, чем меньше информации вы дадите, тем больше маневров у вас будет потом, тем проще будет вам отстаивать свои интересы.