Компенсации работникам

Как заменить неиспользованный отпуск компенсацией

Ответы на частые вопросы бухгалтеров и кадровиков.
Как заменить неиспользованный отпуск компенсацией

Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией? В  какой последовательности следует предоставлять работнику не  использованные им ежегодные отпуска? Может  ли работник настаивать на  выплате ему компенсации за  неиспользованный отпуск при  условии, что  он продолжает работать в  организации? В  каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Надо  ли удерживать с  суммы компенсации за  неиспользованный отпуск НДФЛ и  начислять на  нее страховые взносы?

Станьте главбухом на УСН без удара по бюджету!
Теперь вы можете освоить налоговый учет по новым правилам и получить диплом за 3 325 ₽ в месяц. Внесем его в госреестр и отправим вам оригинал! Записывайтесь, старт 21 февраля.
Записаться на курс

О предоставлении отпуска

По  правилам ст.  122 ТК  РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в  ст.  3 Конвенции МОТ №-132 «Об  оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от  01.07.2010 №-139-ФЗ и  вступила в  силу 6 сентября 2011 года.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

В  исключительных случаях с  согласия работника допускается перенос отпуска на  следующий рабочий год, если отпуск не  был использован им в  текущем году (ч.  3 ст.  124 ТК  РФ).

Согласно ч.  4 ст.  124 ТК  РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в  течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при  составлении графика отпусков. При  этом график отпусков обязателен как  для  работодателя, так и  для  работника (ч.  2 ст.  123 ТК  РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без  его заявления, так как  отпуск предоставляется на  основании графика отпусков, а  не  на  основании заявления работника.

Работник подает заявление, касающееся отпуска, когда у  него есть право:

  • на  досрочное предоставление отпуска;

  • на  выбор времени отпуска;

  • на  продление или  перенос отпуска (например, в  случае болезни).

В  Письме от  08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что  ежегодные отпуска за  предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в  рамках графика отпусков на  очередной календарный год, либо по  соглашению между работником и  работодателем. В  течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот вопрос решается по  соглашению между работником и  работодателем или  на  основании графика отпусков. Если сотрудник не  использует все отпуска за  предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за  неиспользованные отпуска при  увольнении.

Если по  каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за  предыдущие рабочие периоды, за  ними сохраняется право на  использование всех полагающихся им ежегодных оплачиваемых отпусков (ст.  114, 122, 124 ТК  РФ).

На  практике нередко встречается ситуация, когда работник сознательно не  уходит в  очередной отпуск, а  затем требует выплатить ему денежную компенсацию. Такое требование необоснованно (при  условии, что  работник продолжает работать в  организации), и  работодатель не  вправе выплачивать компенсацию за  неиспользованный отпуск.

Может  ли работник настаивать на  выплате компенсации за  неиспользованный отпуск при  его переводе из  головной организации в  филиал? В  данном случае также отсутствуют основания для  выплаты компенсации. Дело в  том, что  филиал не  является юридическим лицом, следовательно, у  сотрудника остается прежний работодатель – головная организация.

Нужно помнить, что  нарушение законодательства о  труде 
и  об  охране труда влечет наложение административного штрафа (ч.  1 ст.  5.27 КоАП  РФ):

  • на  должностных лиц – в  размере от  1  000 до  5  000  руб.;

  • на  лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без  образования юридического лица, – от  1  000 до  5  000  руб.;

  • на  юридических лиц – от  30  000 до  50  000  руб.

В какой последовательности следует предоставлять работнику не  использованные им ежегодные отпуска? 

Трудовое законодательство не  содержит положений, предусматривающих использование отпусков за  рабочие периоды в  хронологической последовательности (Письмо Роструда от  01.03.2007 № 473-6-0).

Например, работник был принят на  работу в  организацию 10 января 2013 года. В  силу различных причин ему не  предоставлялись ежегодные отпуска до  2016 года. По  графику с  1 июля работнику предоставляется 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска за  рабочий период с  10 января 2016 года по  9 января 2017 года. По  заявлению работника к  этому отпуску присоединяется ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней за  рабочий период с  10.01.2015 по  09.01.2016. Затем в  сентябре работник планирует использовать очередной отпуск за  рабочий период с  10.01.2013 по  09.01.2014.

В  отличие от  календарного года, рабочий год исчисляется не  с  1 января, а  со  дня поступления работника на  работу (п.  1 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, действуют в  настоящее время в  части, не  противоречащей ТК  РФ (Письмо Роструда от  18.12.2012 № 1519-6-1)).

О  замене неиспользованного отпуска компенсацией

Следует отметить, что  28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в  соответствии с  ТК  РФ обязан предоставлять работнику для  отдыха в  течение каждого года работы (ст.  115 ТК  РФ). Претендовать на  компенсацию части отпуска может только тот работник, у  которого каждый ежегодный отпуск в  отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на  удлиненный основной отпуск и  (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).

Как  известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст.  116 ТК  РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а  именно работникам:

  • занятым на  работах с  вредными и  (или) опасными условиями труда;

  • имеющим особый характер работы;

  • с  ненормированным рабочим днем;

  • работающим в  районах Крайнего Севера и  приравненных к  ним местностях.

Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в  других случаях, предусмотренных ТК  РФ и  иными федеральными законами, а  также при  самостоятельном установлении работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с  определением порядка и  условий их  предоставления в  коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.

Частью 2 ст.  116 ТК  РФ предусмотрено право работодателя с  учетом своих производственных и  финансовых возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для  работников, если иное не  определено ТК  РФ и  другими федеральными законами. Порядок и  условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или  локальными нормативными актами, которые принимаются с  учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В  случаях, не  связанных с  увольнением работника, по  его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч.  1 ст.  126 ТК  РФ).

В период работы замена отпуска денежной компенсацией возможна только в той его части, которая превышает 28 календарных дней.

Часть 2 ст.  126 ТК  РФ содержит уточнение, согласно которому при  суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или  перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на  следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или  любое количество дней из  этой части.

Формулировка «может быть заменена» в  ст.  126 ТК  РФ подразумевает, что  выплата денежной компенсации при  продолжении трудовых отношений является правом, а  не  обязанностью работодателя (Письмо Роструда от  01.03.2007 № 473-6-0). Следовательно, работодатель вправе отказать в  удовлетворении просьбы работника о  выплате ему компенсации и  настаивать на  фактическом использовании всего отпуска.

В  каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о  замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и  ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не  распространяются:

  • на  беременных женщин;

  • на  работников в  возрасте до  18 лет;

  • на  работников, занятых на  работах с  вредными и  (или) опасными условиями труда, за  работу в  соответствующих условиях.

По  общему правилу замена отпуска компенсацией для  названных категорий работников возможна при  увольнении (ч.  3 ст.  126 ТК  РФ).

Обратите внимание

Статьей 117 ТК  РФ предусмотрено, что  на  основании отраслевого (меж-отраслевого) соглашения и  коллективных договоров, а  также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к  трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч.  2 этой статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в  порядке, в  размерах и  на  условиях, которые предусмотрены отраслевым (межотраслевым) соглашением и  коллективными договорами.

Организация не  вправе выплатить компенсацию, не  связанную с  увольнением, за  неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотруднику, который ранее пострадал вследствие катастрофы на  Чернобыльской АЭС. В  Решении от  30.07.2007 № ГКПИ07-615 Верховный суд указал, что дополнительные дни отдыха для  таких работников являются мерой социальной поддержки и  предоставляются ежегодно. Они не  связаны с  выполнением трудовых обязанностей и  предоставляются независимо от  того, содержатся  ли соответствующие положения в  трудовом договоре.

Минтруд в  Письме от  26.03.2014 № 13-7/В-234 также отметил, что  компенсация за  неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск в  такой ситуации не  предусмотрена.

Следует помнить, что  компенсация за  неиспользованный отпуск выплачивается независимо от  основания для  увольнения. В  случае, когда рабочий год полностью не  отработан, дни отпуска, за  которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (Письмо Роструда от  18.12.2008 № 6966-ТЗ).

С  учетом норм п.  35 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках, а  также писем Роструда от  18.12.2008 № 6966-ТЗ, от  02.07.2009 № 1917-6-1 при  расчете компенсации за  неиспользованный отпуск излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из  подсчета, а  излишки, составляющие не  менее половины месяца, округляются до  полного месяца.

Количество не  использованных за  время работы дней отпуска определяется из  расчета 2,33 дня отпуска за  месяц (Письмо Роструда от  31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не  предусмотрено. Однако, если в  организации локальными нормативными актами установлено округление количества дней неиспользованного отпуска, округление необходимо производить не  по  правилам арифметики, а  в  пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития  РФ от  07.12.2005 № 4334-17).

Рассчитываем компенсацию за  неиспользованный отпуск

По  общему правилу компенсация за  неиспользованный отпуск определяется исходя из  среднего заработка, рассчитываемого в  соответствии с  Постановлением Правительства  РФ от  24.12.2007 № 922.

Для  расчета компенсации за  неиспользованный отпуск при  увольнении необходимо умножить количество неиспользованных дней отпуска на  средний дневной заработок.

Количество неиспользованных дней отпуска за  рабочие годы (за  исключением года увольнения), в  которых отпуск был использован не  полностью, можно рассчитать по  формуле:

Количество неиспользованных дней отпуска

=

Количество отработанных лет

х

Количество полагающихся работнику дней отпуска за  год

-

Количество использованных дней отпуска

Количество неиспользованных дней отпуска в  году увольнения (если работник в  последний рабочий год отработал меньше 11 месяцев) определяется следующим образом:

Количество неиспользованных дней отпуска

=

Количество дней отпуска, положенных работнику за  рабочий год

/

12 месяцев

х

Количество месяцев работы в  организации

Если в  году увольнения отпуск был частично использован, из  полученного результата необходимо вычесть количество использованных дней отпуска за  этот период.

Если в  последний рабочий год работник отработал 11 месяцев, но  меньше года (без  учета округления в  большую сторону), он имеет право на  компенсацию за  полный ежегодный оплачиваемый отпуск за  вычетом компенсации за  использованные за  этот год дни отпуска (п.  28 Правил об  очередных и  дополнительных отпусках).

Пример.

Работник устроился на  работу в  организацию 10.01.2013, а  уволился 11.06.2016.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. За  время работы в  организации работник использовал:

  • 14 календарных дней отпуска – в  сентябре 2013 года;

  • 28 календарных дней отпуска – в  июле 2014 года.

Средний дневной заработок – 2  750  руб.

Рассчитаем сумму компенсации за  неиспользованный отпуск.

Сначала определим количество неиспользованных дней отпуска:

  • за  рабочий год с  10.01.2013 по  09.01.2014 – 14 дней (28 - 14);

  • за  рабочий год с  10.01.2014 по  09.01.2015 – отпуск использован полностью;

  • за  рабочий год с  10.01.2015 по  09.01.2016 – 28 дней (отпуск за  рабочий год не  использован);

  • за  период с  10.01.2016 по  11.06.2016 – 12 дней (после округления) 

  • (28 дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,67 дн.).

Общее число дней неиспользованного отпуска – 54 (14 + 28 + 12).

Сумма компенсации за  не  использованный работником отпуск при  увольнении – 148  500  руб. (2  750  руб. х 54 дн.).

Надо  ли удерживать с  суммы компенсации за  неиспользованный отпуск НДФЛ и  начислять на  нее страховые взносы? Независимо от  того, выплачивается  ли компенсация при  увольнении работника или  производится выплата по  его письменному заявлению за  часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, данная компенсация облагается НДФЛ и  страховыми взносами в  ПФР, ФСС и  ФФОМС по  общему правилу (п.  3 ст.  217 НК  РФ, пп.  «д» п.  2 ч.  1 ст.  9 Федерального закона № 212-ФЗ1, пп.  2 п.  1 ст.  20.2 Федерального закона № 125-ФЗ2).

В  справке 2-НДФЛ сумма компенсации за  неиспользованный отпуск отражается с  кодом дохода «4800» (Письмо ФНС  РФ от  08.08.2008 № 3-5-04/380@).

Итак, в  заключение перечислим основные моменты:

  • работодатель обязан учитывать неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при  составлении графика отпусков;

  • если работнику ежегодно положено по  ТК  РФ только 28 дней отпуска, независимо от  продолжительности не  использованных им отпусков денежную компенсацию он может получить лишь при  увольнении (ст.  127 ТК  РФ);

  • в  некоторых случаях замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков) не  допускается;

  • нарушение законодательства о  труде и  об  охране труда влечет привлечение работодателя к  административной ответственности.

1 Федеральный закон от 24.07.2009 №?212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

2 Федеральный закон от 24.07.1998 №?125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 500 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 900 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Комментарии

1
  • НатальяС

    Всё-таки можно компенсацию при доп отпуске за ненормированный рабочий день?


Похожие материалы

Налог на прибыль

ФНС: налог на прибыль по облигациям вырос с 15% до 20%

Налоговики напомнили, что компании, которые получают проценты по государственным облигациям, должны правильно указывать ставку налога и КБК в декларации.

ЭДО

Утвержденный ФНС формат позволяет сформировать просто счет или счет-оферту

С 20 марта 2025 года счет на оплату можно оформить в электронном виде.

Обучение для бухгалтеров

Сладкие скидки к Масленице! Успейте купить курсы по вкусным ценам

Прямиком с пылу с жару! Новая акция в честь самого сытного праздника февраля. Выбирайте курсы повышения квалификации и профпереподготовки «Клерка» на любой вкус и скорее записывайтесь — пока предложение еще горячее. Обучение начнется 1 марта.

Сладкие скидки к Масленице! Успейте купить курсы по вкусным ценам

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
НДФЛ

Минфин уточнил нюансы с наличием НДФЛ при перекредитовании жилья

Физические лица, рефинансировавшие ипотечные кредиты через банки или кредитные организации, не платят НДФЛ с материальной выгоды.

Выход на пенсию

На Госуслугах появился сервис, чтобы оформить выход на пенсию

Пенсионеры смогут в личном кабинете получить нужные документы для выхода на пенсию.

Что нужно знать про УСН в 2025 году бухгалтеру. 💡«Ночной бухгалтер» № 1878

Свели вместе важные нюансы работы с УСН в 2025 году. Проверяйте, все ли делаете правильно, а то скоро уже отчетность за первый квартал.

Что нужно знать про УСН в 2025 году бухгалтеру. 💡«Ночной бухгалтер» № 1878
Марина
УСН

Ип на усн с ндс д-р

Здравствуйте, ип на усн д-р ндс 5%, торгует на Вайлдберриз. Как отражать доходы и расходы в кудир? Доход от продажи без ндс? При этом все комиссии и логистики...

Читать полностью

Эксперт:

Надежда Камышева

Надежда Камышева
Эксперт

Добрый день.

В доходы по УСН выручка идет без НДС. В декларации по НДС указывается налогооблагаемая база и НДС.

доход по кудир будет равен выручке...

Читать полностью
3-НДФЛ

3-НДФЛ нужно заполнять с учетом новой ставки 15%

Продолжается Декларационная кампания-2025. Представить декларацию о доходах, полученных в 2024 году, необходимо до 30 апреля 2025.

Налог на прибыль

На 2025 год сохраняются льготы даже при разрыве налоговых соглашений с недружественными странами

Российские компании смогут применять пониженные ставки или не удерживать налог на прибыль при выплате процентов иностранным банкам и экспортно-кредитным агентствам до конца 2025 года, даже если действие налоговых договоров с их странами приостановлено.

Дробление бизнеса

Дробление бизнеса: ФНС списывает миллионы штрафов за отказ от схем

Ведомство дает предпринимателям уникальный шанс избавиться от многомиллионных штрафов за использование налоговых схем. Те, кто добровольно откажется от дробления бизнеса до конца 2026 года, смогут списать долги за 2022-2024 годы.

Банки

Банк берет повышенную комиссию? Это незаконно

Судебная практика по вопросам банковских комиссий в последнее время складывается не в пользу банков.

Банк берет повышенную комиссию? Это незаконно
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: за заброшенные участки начнут штрафовать, Google откажется от аутентификации по СМС, а через стрим ВК можно продавать товары

Подготовили обзор главных событий дня — 25 февраля 2025 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Владельцы Telegram-каналов, которые находятся за границей, могут размещать рекламу без обязательной маркировки

Это значит, что можно легально заказывать рекламу своих Telegram-каналов в зарубежных ТГ-пабликах без всяких рекламных токенов и обязательной регистрации в российской системе операторов рекламных данных (ОРД).

Ипотека

Для Курской области утвердили ипотеку в 2 процента

Жители Курской области смогут оформить льготную ипотеку под 2%.

Маркетплейсы

Минэкономразвития может обязать маркировать товары от иностранцев на маркетплейсах

Чтобы защитить покупателей от опасных и несертифицированных товаров, власти хотят указывать в карточках товаров иностранных продавцов, а также вносить их в систему «Честный ЗНАК».

Пять определений ВС РФ 2024 года по налогам на имущество, которые применяют налоговики

ФНС опубликовала обзор судебной практики за 2024 год, который содержит позицию Верховного суда по отдельным спорам, связанным с налогообложением имущества.

КИК

ФНС РФ выпустила официальное письмо по вопросу применения своих «черных списков»

ФНС официально разъяснила, с какого момента учитывать новые перечни государств, не обеспечивающих обмен налоговой информацией.

Обзоры для бухгалтера

⚡️Главное в феврале – изменения законодательства для бизнеса. Не упустите 23 важных событий месяца

В обзоре изменения законодательства, свежая судебная практика, новые разъяснения чиновников и полезные советы. Обязательно прочтите, чтобы знать, как эти изменения могут повлиять на вашу компанию или личные финансы!

⚡️Главное в феврале – изменения законодательства для бизнеса. Не упустите 23 важных событий месяца
ВЭД

🌴 Российские компании могут подключиться к экономическим и инвестпроектам в ЦАР

Сенаторы готовы содействовать их реализации, отметил председатель комитета Совета Федерации по международным делам Григорий Карасин.

Как проверить данные на утечки и взломы

Как узнать, утекли ли данные в сеть: сервисы для проверки, причины утечек и взломов, как себя обезопасить. Что делать, если данные уже скомпрометированы.

Как проверить данные на утечки и взломы

Интересные материалы

Микропредприятиям и ИП разрешат вести бухучет без двойной записи

Минфин подготовит важные изменения и новшества в бухучет и отчетность. Это следует из Плана мероприятий по реализации основных направлений государственной политики в сфере бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности до 2030 года.

1