Бухгалтерия

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Можно заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

Бухгалтер с нуля – начните новую карьеру!
Освойте бухгалтерский учет, налоги и 1С даже без опыта. Актуальная программа с учетом реформы-2025. Учитесь в рассрочку – всего 2 725 ₽ в месяц! Старт 1 марта.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель. Очень часто такой вид договоров заключают либо с руководителем компании, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, у которых разъездной характер работы, и которые вынуждены передвигаться на собственном автотранспорте.

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Казалось бы, все понятно, но контролирующие органы, ссылаясь на гражданское законодательство, трактуют данный договор как смешанный вид договора аренды без экипажа и договора оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля, обосновывая это положениями п. 2 ст. 635 ГК РФ. В данном случае их логика понятна, меняется порядок начисления страховых взносов с данных выплат. А именно: с арендой платы страховые взносы не начисляются, а вот с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля начисляются страховые взносы. Причем обратите внимание, что есть риск доначисления налоговиками сумм страховых взносов с общей суммы договора, если в договоре указана общая цена за аренду. Поэтому в целях минимизации рисков очень часто компаниям советуют заключить в этом случае два разных договора — договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации.

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 ... Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

Дебет 20, 26, 44 ... Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:

  • Операции по предоставлению личного транспорта в аренду НДС не облагаются в силу положений статьи 143 НК РФ.

  • Если компания-арендатор применяет общую систему налогообложения, то при расчете налога на прибыль, расходы, связанные с арендой можно учесть в составе расходов в сумме фактических затрат.

  • Если компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу согласно положениям ст. 346.16 НК РФ можно суммы арендной платы, затраты на ГСМ и другие расходы, связанные на содержание транспорта.

  • Если же компания-арендатор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть расходы на арендные и иные платежи, связанные с содержанием и эксплуатацией автотранспорта компания не сможет в целях налогообложения.

Однако необходимо иметь в виду, что при любой системе налогообложения фактические расходы согласно действующего законодательства должны быть обоснованы и документально подтверждены, а при УСН еще и оплачены. Специалисты Минфина РФ еще раз указали на обязательность документального подтверждения расходов в своем письме от 25.03.2019 г. № 03-03-06/1/20067.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Еще одним вариантом оформления использования личного транспорта является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. В этом случае, как и при аренде с экипажем, автомобилем сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

А вот что касается учета расходов в целях налогообложения для компании, применяющей как общую, так и упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов», то в расходах можно учесть компенсацию только в пределах установленных нормативов. На это указывают специалисты Минфина в письме от 02.08.2019 г. № 03-11-11/58296. Они ссылаются на нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 ... Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

Еще один момент осталось определить, нужно ли оформлять путевой лист:

  • если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.

  • если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

Полезные документы по теме статьи

  • Все изменения-2025 для бухгалтера.pdf PDF, 3.76 Мб

📊 Бухгалтер на ОСНО: налоговая и бухгалтерская отчетность

✔ Освойте практические навыки работы с отчетностью на ОСНО

✔ Узнайте все изменения в законодательстве на 2025 год

✔ Получите экспертную поддержку

6 900 ₽ 27 600 ₽

Только сегодня! Скидка 75%!

🎯 Записаться на курс

Комментарии

4
  • Коллеги! У меня есть вопрос: смогут ли фискалы опровергнуть договор аренды а/м с сотрудником и перевести это в компенсацию? то есть тогда они доначисляют налог на прибыль на все сверхзатратные суммы по содержанию авто.

    Есть практика или ссылки на такой вариант? Хочу услышать мнение, поделитесь, пожалуйста,

    Неприятно, что Правительство не выполняет свои обязанности, как пересмотреть нормы в Постановлении о компенсации (принято в 2002 году, а цены на ГСМ растут каждый день)

    • Над. К

      Если это реальный договор аренды, то кто его оспорит? А если на машине просто ездит тот же работник, никаких актов передачи в аренду и из аренды не составляется, так это и не аренда вовсе.

  • Да, я, кажется, перепугалась)

    Ведь ГК предусматривает договор аренды,

    а значит если заключен и содержит все правила, включая акты, путевые,

    то - это аренда, а не выдуманная компенсация.

  • MEME

    Подскажите,пожалуйста, если, как рекомендовано в статье заключается 2 договора: 1) Договор аренды с экипажем и 2) Договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства. Какая минимальная цена договора на услуги по управлению может быть (сотрудник и так получает приличную зарплату).


Похожие материалы

Понятия "налоговый резидент РФ" и "не налоговый резидент РФ" не касаются самозанятых

Понятия "налоговый резидент РФ" и "не налоговый резидент РФ" - это понятия, которые нужны, чтобы определить а возникает ли НДФЛ в какой-то ситуации, а если возникает, то по какой ставке. Еще это нужно, чтобы понять можно ли использовать налоговый вычет.

Общество

Как иностранцу получить образование в России

Россия занимает одно из ведущих мест в мире по числу иностранных студентов, входя в топ–10 стран с самым высоким их количеством. Причем для многих граждан СНГ открываются возможности бесплатного обучения за счет бюджета. Но какие существуют пути поступления в российские университеты для абитуриентов из СНГ?

Как иностранцу получить образование в России

Льготы для бизнеса на Дальнем Востоке признали неэффективными

Счетная палата пришла к выводу, что преференциальные режимы для дальневосточных предпринимателей не достигают своих целей.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как получить вычет за онлайн-обучение?

Подробная инструкция по возврату части денег, потраченных на дистанционное обучение — за себя, ребенка, супруга, брата или сестру. Рассказываем, когда можно оформить социальный вычет НДФЛ, как это сделать и на какие суммы рассчитывать в 2025 году.

Как получить вычет за онлайн-обучение?

👌 Банк Уралсиб заявил о стабильной работе на фоне новых санкций ЕС

Новые ограничения, введенные Евросоюзом с 24.02.2025 (16-й пакет санкций) в отношении российских финансовых институтов, не влияют на работу ПАО «БАНК УРАЛСИБ». Об этом заявил сам банк.

Централизация отчетности: ФНС запретила крупнейшим компаниям подавать декларации по имуществу через регионы

Начиная с отчетности за 2024 год крупнейшие налогоплательщики обязаны направлять декларации по налогу на имущество через федеральный налоговый орган, минуя региональные отделения.

Татьяна

НДС при УСН с эквайринговых операций

Добрый день.

ИП получает деньги от физических лиц по кассе и через сайт, деньги приходят на расчетный счет за минусом комиссии за эквайринг. По физическим лицам насколько...

Читать полностью

Эксперт:

Александр Анищенко

Александр Анищенко
Эксперт

Добрый день!

НДС нужно начислять на сумму без учета эквайринга (п. 1 ст. 248, п. 2 ст. 249, п. 1 ст. 346.15 НК РФ, письмо Минфина от 19.09.2016...

Читать полностью

Онлайн-кредиты могут ограничить по сумме

Сейчас лимит кредитования не зависит от способа оформления договора, и это создает дополнительные риски мошенничества. Чтобы злоумышленники удаленно не получали крупные займы, сумму онлайн-кредитования предложили ограничить в 100 тысяч рублей.

1

💥Обзор новостей: количество банков сократится, средний долг по кредиту — 578 тыс рублей, средний возраст легковых автомобилей растет

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

❌ Госдума отклонила законопроект о новом социальном вычете

На днях отклонен законопроект, предлагающий установить социальный налоговый вычет по НДФЛ для медицинских работников, а также работников культуры и образования.

Когда доначисление НДС признали незаконным: разбор дела

Очередное дело о «должной осмотрительности», но с неожиданным поворотом. Налоговики попытались доначислить компании НДС, посчитав, что её контрагент – техническая фирма, а сама сделка фиктивная. Однако суд оказался не на стороне ФНС.

Когда доначисление НДС признали незаконным: разбор дела

ЦБ впервые опубликовал статистику по льготным кредитам компаний и ИП

Регулятор каждый месяц будет показывать, сколько льготных кредитов взяли компании и ИП, а также задолженность по ним.

Все режимы налогообложения для ИП и ООО в 2025 году

Правильно выбранный режим налогообложения сильно облегчает работу компании, снижает налоговую нагрузку, сокращает количество отчетов. Как правильно выбрать режим налогообложения, как перейти с одного режима на другой и какие нюансы нужно учесть. Собрали ответы на все вопросы.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Инвестиции

Разбор эмитента: Магнит

Магнит — одна из крупнейших российских розничных сетей, работающая с 1994 года. Компания активно расширяет присутствие на рынке и развивает четыре формата магазинов: гипермаркеты, «у дома», «Магнит Семейный» и точки с косметической продукцией.

Инвестиции

24,5% на кредитных Ладах. Свежие облигации: Авто Финанс Банк на размещении

В прошлом году россияне взяли автомобилей в кредит на рекордные 2,34 трлн рублей. Неплохо, на 60% больше, чем в 2023, а останавливаться любители ездить на работу и дачу не собираются. А тут как раз новый выпуск облигаций Авто Финанс Банка подъехал, посмотрим на него.

24,5% на кредитных Ладах. Свежие облигации: Авто Финанс Банк на размещении

Утренний бухгалтер № 5832. ИП может уменьшить налог по УСН за два года сразу, но есть условие

Если ИП в прошлом году не уменьшал налог по УСН на страховые взносы 1%, то он сможет в текущем году его уменьшить сразу за два года.

Нововведения для самозанятых в 2025

В прошлом году самозанятых напугали новой отчетностью в Росстат, но опасения оказались напрасными. Разбираем, почему самозанятым пока не грозит отчетность, какие поправки в 422-ФЗ заработали с 2025 года, какие меры поддержки, лимиты и ограничения продолжают действовать.

Иллюстрация: Anastasia Shuraeva/pexels
1
Кадры

Операционный директор, важно именно ваше мнение

Операционный директор в компании отвечает за повседневную деятельность и операционные процессы организации.

СПБ Биржа продлила время торгов

Торговая площадка по просьбе клиентов и участников рынка продлила время торгов ценными бумагами в выходные дни. Они будут идти до 23:50 мск.

ГИРБО

За несдачу отчетности в ГИРБО будет административная ответственность

Власти планируют ввести административную ответственность за неисполнение и ненадлежащее исполнение обязанности по представлению бухгалтерской (финансовой) отчетности в ГИРБО.

Интересные материалы

Санкции 2022-2025

Аксаков: санкции не имеют принципиального значения для финрынка России. «Пусть что хотят выдумывают»

Россия смогла изменить платежную систему таким образом, чтобы вести расчеты без SWIFT.