Кассовые операции

Все про кассовые операции: справочник бухгалтера-бюджетника

Рассмотрим, какие особенности присущи учету кассовых операций в бюджетных учреждениях, какие первичные документы оформляются при работе с наличными средствами, а также порядок отражения операций на бухгалтерских счетах.
Все про кассовые операции: справочник бухгалтера-бюджетника

Рассмотрим, какие особенности присущи учету кассовых операций в бюджетных учреждениях, какие первичные документы оформляются при работе с наличными средствами, а также порядок отражения операций на бухгалтерских счетах.

Требования к ведению кассовых операций

При совершении и оформлении кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются общим для всех организаций порядком, установленным Указанием Банка России о порядке ведения кассовых операций № 3210-У от 11.03.2014, а также Федеральным законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Регламентированы действующим законодательством следующие требования: порядок определения лимита остатка наличных денег в кассе учреждения, сдача наличности при превышении утвержденного остатка, закрепление должностных обязанностей за кассиром (ответственным работником), формы документов на прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги.

Напомним, что с 01.07.2019 бюджетные учреждения наравне с коммерческими организациями должны применять ККТ при расчетах: наличными денежными средствами, с использованием банковских карт, посредством интернет-кошельков и других электронных средств платежа. Если учреждение занимается оказанием услуг населению с оформлением бланков строгой отчетности, то с 01.07.2019 бланки строгой отчетности нужно формировать с использованием специальной кассовой техники.

Самостоятельно учреждению необходимо определить:

  • размер лимита остатка наличности в кассе;
  • правила обеспечения сохранности документов и наличных денежных средств, а также перевозки денежных средств;
  • периодичность внутренних проверок ведения кассовой дисциплины.

Лимит остатка кассы — предельно допустимая сумма наличных, которая может храниться в специально оборудованных помещениях для кассовых операций после завершения смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в любой момент времени, либо оставлять без изменения, об этом сказано в пунктах 8, 9 Письма Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25. То есть, если в организации увеличивается наличный денежный оборот, то перерасчет можно произвести в любой день.

Способ расчета лимита зависит от того, осуществляет ли учреждение прием выручки от оказания платных услуг или нет. Формулы расчет лимита:

1. Исходя из объема поступлений:

Размер лимита = объем поступлений / расчетный период * период времени между сдачей выручки.

2. Исходя из объема расходов:

Размер лимита = объем выдачи / расчетный период * период между получением денег

За расчетный период принимается любой период не более 92 дней, периоды между сдачей выручки (получением средств) не более 14 дней.

Требования к документальному оформлению

Прием наличных денежных средств оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001), выдача — Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) и Ведомостью на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Приходный и расходный кассовые ордера, Ведомости (ф. 0504501) выписываются в одном экземпляре, который остается в кассе. Ведомости (ф. 0504501) применяются при оформлении выдачи денежных средств под отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу) и составляются раздельно по основаниям выплат: на заработную плату, хозяйственные расходы, командировочные расходы и другие нужды. По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) необходимо оформить Расходный кассовый ордер.

Кассир должен вести Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) и Кассовую книгу (ф. 0504514) записи в которых должны производиться сразу же после получения или выдачи денег.

Рассмотрим порядок ведения кассовой книги при наличии ККТ. Оформление и ведение регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:

  • все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
  • остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.

При использовании онлайн-оборудования кассир должен вносить денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. Кассовая книга может заполняться бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.

Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если Кассовая книга ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью. При использовании онлайн-касс электронная кассовая книга может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях.

Отражение кассовых операций в учете бюджетного учреждении

Ведение бухгалтерского учета бюджетными учреждениями, в том числе операций с наличными денежными средствами регламентированы Инструкциями, утвержденными приказами Минфина РФ:

  • № 157н от 01.12.2010 «Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений» (далее Инструкции № 157н);
  • № 174н от 16.12.2010 «Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

Операции с наличными денежными средствами необходимо отражать на балансовом счете 201 34 «Касса» Основные корреспонденции на балансовых счетах по поступлению и выбытию денежных средств приведены в таблицах 1 и 2.

Таблица 1. Операции поступления денежных средств в кассу

Корреспондирующие счета

Содержание операции

Дт

Кт

0 201 34 510

0 210 03 660

Поступление наличных денежных средств в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства

2 201 34 510

2 205 00 000

Поступление доходов от оказания платных услуг в кассу учреждения

0 201 34 510

0 206 00 000

Возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат

0 201 34 510

0 208 00 000

Возврат в кассу остатков подотчетных сумм

0 201 34 510

0 209 00 000

Поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного учреждению

3 201 34 510

3 304 01 730

Оприходование в кассу учреждения наличных денежных средств, поступивших во временное распоряжение

0 201 34 510

0 304 04 000

Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках внутриведомственных расчетов

0 201 34 510

0 304 06 730

Поступление в кассу учреждения денежных средств в рамках расчетов с прочими кредиторами

Таблица 2. Операции выбытия денежных средств из кассы

0 210 03 560

0 201 34 610

Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства

3 304 01 830

3 201 34 610

Возврат наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, при наступлении условий их передачи владельцу и по назначению в порядке, установленном законодательством Российской Федерации

0 208 00 000

0 201 34 610

Выдача наличных денежных средств из кассы учреждения в подотчет на хозяйственные или командировочные расходы

0 206 00 000

0 201 34 610

Оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов)

0 209 81 560

0 201 34 610

Отражение сумм выявленных недостач, хищений денежных средств — отнесение сумм недостач на виновное лицо

2 205 00 000

2 201 34 610

Возврат покупателю из кассы учреждения излишне полученных доходов

Обороты по дебету и кредиту счета 201 34 «Касса» не позволяют анализировать движение средств в разрезе видов поступлений и выбытий и кодов экономической классификации. Всю необходимую информацию можно почерпнуть из анализа движений на забалансовых счетах: 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

Особенности учета денежных средств на забалансовых счетах

В соответствии с пунктами 365, 367 Инструкции № 157н забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» открываются к соответствующим группировочным счетам счета 201 00 «Денежные средства учреждения», предназначенным для учета операций по движению денежных средств учреждения, а также к счету 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Соответственно, информация на забалансовых счетах 17 и 18 отражается одновременно с отражением соответствующих операций по счетам 201 00 и 210 03.

По общему правилу по КФО 2, 4, 5, 6, 7 счет 18 бюджетными учреждениями используется при отражении перечислений и восстановлений расходов. Счет 17 применяется:

  • при отражении поступлений и возвратов доходов;
  • при отражении движений между счетами, счетами и кассой (например, инкассация на банковский счет, сдача наличных из кассы на счет, зачисление наличных на счет учреждения, снятие наличных со счета и т.д.).

Отражение операций в программе

В конфигурациях «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред.1.0 и 2.0 реализована единая концепция применения забалансовых счетов 17 и 18 в операциях по движению денежных средств. К счетам 17 и 18 открыты субсчета первого порядка для раздельного учета операций со средствами на счетах и в кассе учреждения в рублях и в иностранной валюте, а также операций со средствами в пути. К счету 201.34 открываются счета 17.34 и 18.34. Аналитический учет на них ведется КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

В операциях по поступлению (выбытию) наличных денежных средств с лицевого счета, открытого в органе казначейства участвует счет 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам». Для ведения учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открываются забалансовые счета 17.30 «Поступления денежных средств на счет 40116» и 18.30 «Выбытия денежных средств со счета 40116». Аналитический учет на них также ведется по КПС (кодам поступлений и выбытий) и КЭК (КОСГУ).

Операции по движению денежных средств между лицевым счетом и счетом № 40116 не являются доходными или расходными, поэтому к забалансовому счету 17 применяются статьи 510 «Поступление на счета бюджетов» и 610 «Выбытие со счетов бюджетов» КОСГУ (письма Минфина РФ от 15.04.2015 № 02-07-07/21402, от 01.07.2015 № 02-07-07/38257).

Пример 1. С лицевого счета сняты наличные, которые в дальнейшем поступят в кассу учреждения (документ «Заявка на наличные» или «Кассовое выбытие»).

Пример 2. Далее наличные поступили в кассу (документ «Приходный кассовый ордер»).

Пример 3. Из кассы учреждения выбывают деньги на лицевой счет (документ «Расходный кассовый ордер»).

Пример 4. На лицевой счет поступают наличные, которые были сняты из кассы учреждения (документ «Кассовое поступление»).

🔍 Узнайте то, чего нет в интернете!

💼 Главбух на УСН
Экспертные лайфхаки и методы, проверенные практикой.
💰 Цена: 4 500 ₽ 15 950 ₽
Подробнее

📊 ОСНО: налоговая отчетность
Тонкости отчетности от ведущих специалистов.
💰 Цена: 4 200 ₽ 15 990 ₽
Подробнее

🎓 Профессия бухгалтер с нуля
Секреты профессионалов для старта карьеры.
💰 Цена: 4 900 ₽ 19 900 ₽
Подробнее

🚀 Знания, которые вы не "нагуглите"! Начните обучение сейчас!

Каталог курсов

Как заключить договор управления недвижимостью и не попасть на налоги? Ищем баланс между выгодами от оптимизации налогообложения и рисками

Как налоговый консультант, я помогаю клиентам в вопросах налогообложения и оптимизации, включая разнообразные сделки с недвижимостью. Эти темы всегда были мне интересны. Для успешного решения вопросов, связанных с основными средствами и имуществом, важно внимательно вникать в малейшие детали и тонкости законодательства, чем я как раз обожаю заниматься. 

Как заключить договор управления недвижимостью и не попасть на налоги? Ищем баланс между выгодами от оптимизации налогообложения и рисками
4

Начать дискуссию


Похожие материалы

Организация участвует в выставке-продаже: можно ли не применять ККТ

Если организация, производящая фермерские продукты, участвует в выставке и продает на ней товары, то непонятно: нужно ли ей применять ККТ для расчетов с физлицами. Разбираемся в нюансах применения кассы в такой ситуации.

Организация участвует в выставке-продаже: можно ли не применять ККТ
ФСБУ

Как выделить процентную часть арендного платежа по ФСБУ 25/2018

Для заполнения отчета о движении денежных средств (ОДДС) нужно выделить из арендного платежа процентную часть и сумму основного долга. Разбираемся, как это сделать по правилам ФСБУ 25/2018.

Как выделить процентную часть арендного платежа по ФСБУ 25/2018

Суд отменил доначисление налогов по сделкам с контрагентами, перед которыми была задолженность

Многолетний налоговый спор между ООО «Волжский светотехнический завод луч» и ФНС завершился в пользу предприятия. Суды признали, что инспекция не доказала фиктивность сделок завода с 12 компаниями и ИП.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Маркетинг

Ситуативный контент: как инфоповоды продвигают бизнес и где их найти

Проверенный способ привлечь максимум внимания к блогу — публикация контента на острые и актуальные для аудитории темы. О том, как инфоповоды повышают охваты и где искать идеи для ситуативного маркетинга — в нашем материале. 

Ситуативный контент: как инфоповоды продвигают бизнес и где их найти

За перевод грузовиков на газ можно получить субсидию до 1 млн рублей

Владельцы грузовых автомобилей смогут получить до 1 млн рублей на ремоторизацию транспорта.

Акт оказанных услуг или выполненных работ от самозанятого

Скептики и пофигисты, скорее всего, останутся при своем мнении, что акт от самозанятого по услугам – работам не нужен, но это не совсем так, точнее, совсем не так. Акт нужен, и вот почему…

Требование налоговой

Индивидуальный предприниматель на УСН Д-Р занимается купле-продажей недвижимого имущества и земли (далее объекты). За 2023 год ИП отчитался по УСН и включил все...

Читать полностью

Эксперты:

Надежда Камышева и еще 1

Александр Анищенко
Эксперт

Добрый день!

По срокам спорить бессмысленно. Почти все суды считают сроки проверок «резиновыми».

Спорить нужно по существу. Пишите возражения на...

Читать полностью
Трудовые отношения

Директор и бухгалтер в одном лице: как оформить. Мини-курс

В свежесозданных фирмах постоянно встает вопрос: может ли директор взять на себя обязанности главного бухгалтера. В мини-курсе расскажем, как это сделать.

Директор и бухгалтер в одном лице: как оформить. Мини-курс

Кто может получить льготу по НДС для общепита

Организации и ИП, занимающиеся услугами общепита, вправе получить освобождение от НДС. Рассказываем, какие условия нужно для этого соблюсти.

Кто может получить льготу по НДС для общепита

Мосбиржа запустит полноценные торги по выходным с 5 июля

Торговая площадка определяет правила торгов в выходные дни. Сначала будет можно проводить сделки с акциями, а затем с другими инструментами срочного рынка.

Мигранты смогут работать по патенту в соседних регионах

Чтобы не оформлять два патента, иностранцы смогут работать по одному документу в регионах с общей границей: в Москве и в Московской области, а также в Санкт-Петербурге и в Ленинградской области.

Организации с обособками при делении налога на прибыль не учитывают капвложения в арендованную недвижимость

Если у организации есть обособленные подразделения, то при расчете налога на прибыль она высчитывает долю прибыли, приходящейся на эти обособленные подразделения. В расчете, в том числе, участвует остаточная стоимость ОС, но не всех.

При переквалификации НПД нельзя зачесть в счет НДФЛ: поворотное дело Верховного суда 2025

Если договор с самозанятым переквалифицировали в трудовой, то уплаченный налог на профдоход не получится зачесть в счет НДФЛ и снизить сумму доначислений. Это разъяснил Верховный суд. Подробнее о резонансном деле.

При переквалификации НПД нельзя зачесть в счет НДФЛ: поворотное дело Верховного суда 2025
НДФЛ

Переоформление собственности на квартиру с совместной на долевую не прерывает срок владения для НДФЛ

Если квартира была в собственности не менее минимального срока владения (в общем случае 5 лет, в отдельных случаях – 3 года), то доход от ее продажи не облагается НДФЛ. В общем случае срок владения считают от даты госрегистрации права собственности.

Если самозанятый — иностранец 

С 5 февраля миграционный учет для иностранцев стал жестче: теперь срок регистрации — не более года, даже если договор аренды длиннее. Такие изменения — еще один сигнал, что работать в России нужно только легально.

Если самозанятый — иностранец 

Зима закончится уже завтра: встречайте бухгалтерскую весну вместе с «Клерком»!

13 марта состоится конференция «БухВесна – 2025». Вместе с экспертами создадим дорожную карту по работе в новых условиях и погрузимся в новую реальность для бухгалтеров.

Как проводить компенсацию от Яндекс.Маркета в 1С

Если организация на ОСНО работает с Яндекс Маркетом, то ей нужно отражать в учете все поступления от продажи на маркетплейсе. Разбираемся, как проводить компенсации в 1С и как отражать возвраты.

Как проводить компенсацию от Яндекс.Маркета в 1С
Мотивация персонала

10 недорогих способов удержать сотрудников без поднятия зарплаты

Требования работников к работодателям выросли. Одинаково сложно сейчас и найти сотрудника, и удержать его. Бизнес в ситуации кадрового голода наращивает HR-департаменты, увеличивает бюджет на фонд оплаты труда и борется за каждого соискателя. Но далеко не каждая компания может себе позволить предлагать большие зарплаты для привлечения лучших кандидатов. Равно как и далеко не всех людей одинаково мотивируют деньги.

10 недорогих способов удержать сотрудников без поднятия зарплаты

Взносы по поручителю, налоговые льготы по карте, НДФЛ при расторжении ДДУ в обзоре

Анализ событий в налоговой сфере.

Как я избежал просадки в акциях в 2024 году, но участвовал в росте в 2025-м

В своем портфеле «Стратегический резерв» я использую трендовую стратегию, чтобы сочетать высокую доходность с небольшими просадками. И 2024 год оказался очень показательным.

Интересные материалы

Что делать, если вашу компанию пригласили на комиссию по поводу недобросовестного партнера

Получение уведомления о комиссии из-за недобросовестного партнера может вызвать беспокойство, но есть определенные шаги, которые можно предпринять для защиты своих интересов.